مفهوم الاتصالات الادارية

عندما لا يتم مشاركة المعلومات، فإنها لا تكون ذات فائدة، حيث يلعب الاتصال دورا أساسيا في مشاركة المعلومات. يحتاج الأفراد العاملون في نفس المنظمة إلى التواصل مع بعضهم البعض لمتابعة آخر التطورات في المنظمة. من الصعب على الفرد أن يقوم بكل شيء بمفرده، فهو بحاجة إلى وسيط يساعده في مناقشة الأفكار المختلفة وتقييم الإيجابيات والسلبيات المتعلقة بالاستراتيجيات المقترحة مع الأشخاص المحيطين به. وهنا يأتي دور الاتصال .

ما هو الاتصال الإداري

الاتصال الإداري هو وظيفة تساعد المديرين على التواصل مع بعضهم البعض ومع الموظفين داخل المنظمة، وهو أحد أهم أنواع مهارات الاتصال، ويساعد الاتصال في نقل المعلومات من المرسل إلى المتلقي، ويساعد الاتصال الإداري في تدفق المعلومات بشكل سلس بين المديرين الذين يعملون معا لتحقيق هدف مشترك، ويجب أن تكون الرسالة واضحة ومفهومة جيدا في التواصل الفعال .

أنواع الاتصال الإداري

يجب أن يعرف أعضاء الفريق ما ينوي مديرهم أو قائد الفريق توصيله ، ويتيح الاتصال الإداري الفعال تدفق المعلومات بالشكل المطلوب بين المديرين وقادة الفريق وفرقهم الخاصة ، والاتصال الإداري هو من النوعين التاليين التواصل بين الأشخاص حيث يتم التواصل بين الأفراد بشكل عام بين شخصين أو أكثر في مكان العمل ، والاتصال التنظيمي ويشير الاتصال الذي يحدث على جميع المستويات في المنظمة إلى الاتصال التنظيمي .

طرق الاتصال الإداري

المدير الناجح هو الشخص الذي يتواصل بفعالية مع مرؤوسيه، ومن الضروري للمديرين التعبير عن آرائهم بوضوح حتى يفهم أعضاء الفريق بدقة ما هو متوقع منهم. وعادة ما يتواصل المديرون مع بعضهم البعض ومع مرؤوسيهم عن طريق اثنتين من الطرق المتاحة .

التواصل اللفظي

الاتصال الذي يتم بمساعدة الكلمات يسمى الاتصال اللفظي، وفي التواصل الشفهي لا تتوفر سجلات مكتوبة. يتطلب التواصل اللفظي من الأفراد أن يكونوا حذرين جدا فيما يتحدثون وكيف يتحدثون، وهذا مهم للغاية. يجب على المديرين اختيار الكلمات المناسبة عند التواصل مع أعضاء فريقهم والتأكد من عدم إثارة الارتباك بينهم. يجب أن يكون صوت الشخص مسموعا وواضحا أثناء التفاعل مع الموظفين في مكان العمل، لذا يجب أن تكون الرسالة واضحة ودقيقة جدا .

التواصل الكتابي

يتم الاتصال أيضا بواسطة رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والكتيبات والإشعارات وغيرها من أنواع الخطابات الإدارية. يجب على المديرين غرس ممارسة التواصل عبر رسائل البريد الإلكتروني لدى الصغار لأنها واحدة من أكثر طرق الاتصال موثوقية، ومن الضروري للمديرين إتقان فن كتابة رسائل البريد الإلكتروني وتجنب استخدام الحروف الكبيرة والألوان الزاهية وأنماط خطوط المصمم في الرسائل الرسمية، والتأكد من صحة التوقيعات الخاصة بهم .

لغة الجسد

يجب على المديرين أن يولوا اهتمامًا خاصًا للغة جسدهم وتعبيرات وجوههم وإيماءاتهم لتحقيق التواصل الفعال، والمدير الذي يتجاهل دائمًا النظر إلى وجوه الآخرين لا يحظى بمحبة واحترام الناس. كونك رئيسًا لا يعني أن عليك الصراخ على الناس، لذلك يجب عليك أن تكون دافئًا وودودًا مع أعضاء فريقك .

الاتصال التنظيمي

يتم تصنيف الاتصال التنظيمي إلى نوعين، الاتصال الرسمي الذي يتبع التسلسل الهرمي في مكان العمل، ويتم تواصل الموظفون رسميًا مع بعضهم البعض لإنجاز العمل ضمن الإطار الزمني المطلوب .

الاتصالات غير الرسمية

يتواصل الموظفون أحيانًا مع بعضهم البعض فقط لمعرفة ما يدور حولهم، ويطلق على هذا النوع من التواصل اسم التواصل غير الرسمي، ولا يرتبط بتعيين الأفراد أو مستوياتهم في التسلسل الهرمي وما إلى ذلك .

الاتصالات التصاعدية والتنازلية

يُطلق على تدفق المعلومات من الموظفين إلى المديرين اسم الاتصال التصاعدي، ويحدث الاتصال التصاعدي عندما يشارك الموظفون وجهات نظرهم مع مديريهم حول طبيعة عملهم ومسؤولياتهم الوظيفية وكيفية شعورهم بشأن المنظمة بشكل عام .

يحدث الاتصال التنازلي عندما يتدفق الاتصال من المديرين إلى المرؤوسين، وعادة ما يعطي المديرون الأوامر والتوجيهات لمرؤوسيهم بشأن ما يجب عليهم القيام به وكيفية تنفيذ المهام المختلفة، ويُعرف هذا النوع من الاتصال بالاتصال التنازلي .

أهمية الاتصال الإداري في مكان العمل

قبل فهم أهمية الاتصال الإداري في مكان العمل ، دعونا أولاً نمر بموقف حقيقي من الحياة ، حيث عمل كل من تيم وجاك مع منظمة ذات سمعة طيبة ، مثل تيم قطاع التسويق بينما كان جاك يترأس قسم الإعلان ، وفضل تيم وجاك القيام بالأشياء بمفردهما ، وبالكاد تفاعل المديران مع بعضهما البعض ولم يكلفا عناء مناقشة الأمور والتوصل إلى استنتاجات أفضل ، وخسر التنظيم صفقة مهمة بسبب عدم التواصل بين الفريقين ، وهذه هي أهمية التواصل داخل المنظمة .

يتعين على المديرين التواصل بينهم ومع أعضاء فريقهم، والتواصل الفعال ليس مجرد أمر مهم، بل هو مفتاح النجاح في عالمنا الحديث. يعد التواصل ضروريا لتبادل الأفكار بين الموظفين داخل المنظمة، ويجب تعزيز المناقشات البناءة في مكان العمل لتحقيق نتائج أفضل وأسرع. إذا لم يتم مشاركة الأفكار، فلن تكون هناك أي فائدة منها. يجب على المديرين التواصل بينهم للوصول إلى الأفكار التي لن تعود بالنفع على فرقهم فحسب، بل ستكون مفيدة أيضا للمنظمة بأكملها .

الاتصال الإداري ضروري في مكان العمل لتحقيق الأهداف ضمن الإطار الزمني المطلوب، ويحتاج الفرد الذي يعمل بمفرده بالتأكيد إلى مزيد من الوقت مقارنة بالموظفين الذين يعملون كفريق واحد. يجب على المديرين التواصل بشكل فعال مع أعضاء فريقهم لجعلهم يفهمون مجالات مسؤوليتهم الرئيسية وما يتوقع منهم. يضمن الاتصال الفعال تفويض العمل المناسب بين أعضاء الفريق .

يُقلِّل التواصل الفعَّال من تكرار العمل، ويجب على المدير أن يعرف ما ينوي الفريق الآخر القيام به، ويجب على الموظف البقاء على اطلاعٍ بآخر التطورات في المنظمة، وهذا لا يمكن إلا عندما يتواصل الموظف بشكل فعَّال مع الأشخاص الآخرين في المنظمة .

يجب على المديرين التواصل مع أعضاء فريقهم لفهم ومعالجة شكاواهم ومشاكلهم، ويتعين حل الاستفسارات في مراحلها الأولى فقط لتجنب المشاكل الحرجة في وقت لاحق. ويتعين على أعضاء الفريق أن يتمتعوا بحرية التحدث مع مديري الفريق، ويمكن الاتصال بهم عن طريق الاتصال اللفظي أو الكتابي، ويمكن للمديرين التواصل مع مرؤوسيهم والعكس بالعكس عن طريق رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات والتعاميم وما إلى ذلك .

تُعَدُ رسائل البريد الإلكتروني أحد أكثر مصادر الاتصال موثوقية، حيث يمكن للشخص الرجوع إلى الرسائل السابقة في أي وقت في المستقبل .

يساعد الاتصال الإداري المديرين أيضًا على تحديد الأهداف والأغراض لأنفسهم وللمنظمة، ولا يمكن لأي موظف تحديد أهداف الفريق بمفرده. يحتاج الشخص إلى التفاعل مع جميع الموظفين ذوي الصلة لتحديد أهداف لأعضاء الفريق وتعيين أهداف للمنظمة .

يلعب الاتصال الإداري دورًا مهمًا في أوقات الأزمات ، وخلال الحلول الحاسمة ، يجب أن يأتي كل موظف بغض النظر عن مستواه في التسلسل الهرمي والتعيين على منصة مشتركة ، والتواصل مع بعضهم البعض بشكل فعال ومساعدة المنظمة على الخروج من الأوقات الصعبة بسهولة ، ويعمل التواصل الفعال بكلمات أبسط كخط نجاة أثناء حالات الطوارئ ويربط الموظفين معًا .