عناصر الرسالة بالترتيب

تعريف الرسالة الرسمية

الرسالة الرسمية، المعروفة أيضا بـ `الخطاب الرسمي`، هي وثيقة مكتوبة بشكل احترافي تصدر عن شركة أو فرد متخصص في مجال الأعمال. يمكن استخدام الرسالة الرسمية عند التقدم للوظائف، أو تقديم شكوى، أو التعبير عن الاهتمام بوظيفة، أو توجيه الشكر لشخص ما. عادة ما يتم كتابة الرسائل الرسمية باستخدام جمل بسيطة ومباشرة، وتتضمن التحية والتوقيع الرسمي. إن كتابة رسالة رسمية تتطلب اتباع تنسيق منظم ومحدد للغاية.

ترتيب عناصر الرسالة

العنوان

يتم وضع العنوان في الزاوية اليسرى العلوية للرسالة، ويجب أن يحتوي العنوان على اسم المرسل وعنوانه ومعلومات الاتصال (مثل رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني أو رقم الفاكس) وتاريخ الرسالة.

يجب تجاوز الخط الفاصل بين معلومات الاتصال والتاريخ، ولا يجب تضمين عنوان المرسل إذا تمت طباعة الخطاب على ورقة ذات رأسية تحتوي على العنوان، حيث يتم وضع شعار الشركة عادة في المنتصف العلوي للوثائق التجارية المتعلقة بالشركة أو الوكالة الحكومية أو المؤسسة الأخرى.

عنوان المستلم

اترك سطرًا إضافيًا بين التاريخ وعنوان المستلم ، ويجب أن يكون على الهامش الأيسر ، يجب عليك تضمين اسم الشخص الذي ترسل إليه خطاب العمل ، بما في ذلك بادئة اسمه ، تأكد من كتابة أسمائهم بشكل صحيح وأن العنوان مكتمل بقدر الإمكان للتأكد من استلامهم الرسالة ، يجب أن يظهر العنوان في نافذة مغلف قياسية عند طي الورق إلى أثلاث.

الموضوع

يجب أن يكون الموضوع قصيرًا ومباشرًا ، ويجب أن يخبر الشخص الذي تكتب له الرسالة بموضوع الرسالة ، إذا كان لديك رقم مرجعي مثل رقم مطالبة أو رقم حالة أو رقم مرجعي فيجب عليك تضمينه في هذا السطر ، ليس من الضروري كتابة الموضوع جملة كاملة ، غالبًا ما يبدأ الموضوع بـ “RE:” لإظهار أنك تكتب ردًا على محادثة أو طلب سابق. على سبيل المثال ، قد يقرأ سطر الموضوع “RE: رقم المطالبة 129523 ، تقديم المستندات ومعلومات السياسة ، يتيح ذلك للقارئ العثور على مطالبتك ويتيح لهم معرفة ما يمكن توقعه في بقية رسالة العمل.

التحية

يجب أن تكون التحية رسمية ومهذبة. يجب أن تبدأ بتحية مثل `عزيزي`. يجب استخدام وظيفة الشخص إذا كنت تعرفها. المرة الوحيدة التي يجب فيها استخدام الاسم الأول للمستلم هي إذا لم تعرف جنس الشخص ولا تعرف الوظيفة الخاصة به. على سبيل المثال، لن تكتب `عزيزي محمد` إذا كنت تعلم أنه طبيب. في هذه الحالة، ستكتب `عزيزي دكتور محمد`.

إذا لم تكن تعرف من سيتلقى رسالتك مباشرة، يمكنك استخدام التحية “إلى من يهمه الأمر”، ويجب دائمًا استخدام نقطتين بعد التحية.

هيكل الرسالة

يمثِّل الهيكل أو الجسم المكان الذي تكتب فيه تفاصيل رسالة عملك، يبدأ الهيكل بمقدمة قصيرة تشرح سبب كتابتك لها، ويجب أن تتألف المقدمة من جملة أو جملتين تحتوي على أهم التفاصيل، وتتضمن باقي الهيكل تفاصيل رسالتك.

يجب أن يركز النص على سبب الكتابة، ويجب أن يكون واضحا ومهذبا قدر الإمكان. من الأفضل تفصيل الفقرات وتحاذيها إلى اليسار بترك مسافة بينها. يجب إنهاء النص بفقرة ختامية تحتوي على جملتين، توضح سبب الكتابة وتعبر عن الشكر للآخرين على اهتمامهم. تأكد من أن الفقرة الختامية تتناسب مع نبرة الخطاب، ومن الممكن أن تكون فقرة ختامية جيدة مثل: “شكرا لك على تحديث المعلومات والنظر في الظروف، نتطلع إلى الاستماع إليك قريبا

التحية

ينبغي دائمًا إنهاء رسالتك بإغلاقاف احترافي، مثل “مع خالص التقدير”، “مع أطيب التحيات”، و”شكرًا لك”، ويجب أن يكون لديك خط إغلاق خاص بك يبدأ بحرف كبير وينتهي بفاصلة.

التوقيع

اترك فراغا من سطرين إلى أربعة أسطر بين سطر الإغلاق واسمك، حتى تستطيع توقيع خطاب العمل. يجب أن يكون اسمك مكونا من الحرف الأول والحرف الأوسط (إن وجد) واسمك الأخير. يمكنك إضافة اللاحقات المناسبة لاسمك. إذا كنت تكتب نيابة عن شركة أو مؤسسة، يجب عليك ذكر منصبك مباشرة تحت اسمك المكتوب. بمجرد طباعة رسالة العمل، قم بتوقيع اسمك مباشرة فوق اسمك المكتوب بحبر أزرق أو أسود.

أضافة المرفقات

المرفقات عبارة عن مواد إضافية تضاف إلى رسالتك لدعم المستند الخاص بك ، على غرار ما يحدث عند إرفاق ملف برسالة بريد إلكتروني ،  إذا كنت تقوم بإرفاق مستند لاستكمال رسالتك ، فيجب أن تذكره بالقرب من نهاية رسالتك ، لإبلاغ القارئ بأن مستندًا إضافيًا مرفقًا ، يمكنك تضمين كلمة ” الضميمة ” في نهاية الرسالة بعد اسمك ، يمكنك أيضًا تقصير الكلمة عن طريق كتابة “أرفق”.

تدقيق الخطاب وإرساله

بعد أن تنتهي من الكتابة ، يمكنك قراءة الرسالة للوقوف على أي أخطاء نحوية أو إملائية ، يمكنك أيضًا مراجعتها للتأكد من أنها منطقية وواضحة بما يكفي ليفهمها المستلم ، بمجرد التدقيق ، يمكنك إرسال الرسالة إلى المستلم ، اختر مظروفًا أبيض عاديًا أو مربعًا أو مستطيلًا ، قم بطي الحرف بشكل صحيح بحيث يناسب الظرف.

أنواع الرسائل الرسمية

قد يكتب الأشخاص رسائل رسمية لأسباب مختلفة تشمل التعبير عن اهتماماتهم أو مخاوفهم أو خلافاتهم بشكل مهني، بما في ذلك الرسالة الوظيفية. وتشمل أنواع الرسائل الرسمية الشائعة ما يلي:

رسائل  الاستقالة

عندما يترك الموظف وظيفته الحالية، يمكنه إرسال خطاب استقالة مختصر إلى صاحب العمل أو مدير التوظيف، يشرح فيه سبب مغادرته ويضع خطة لعملية انتقاله.

إرسال خطاب

يعتبر كتابة خطاب الغلاف أحد أشكال الرسائل الرسمية الأكثر شيوعًا، ويمكن للمتقدمين كتابة خطابات تغطية عند التقدم لوظيفة جديدة أو للتقدم لبرامج منح أو برامج تعليمية.

رسائل شكوى

يمكن للأفراد أو الشركات استخدام هيكل خطاب رسمي للتعبير عن شكوى بشأن منتج أو خدمة، ويسمى هذا الخطاب أحيانا بالرسالة الإدارية، ويمكن أن يطلب من الموظف كتابة خطاب شكوى نيابة عن شركة غير راضية عن منتج يستخدمه موظفوها

رسائل الاهتمام

إذا كان المرشح مهتمًا بالعمل في شركة معينة ولكنه لا يرى وظائف شاغرة للوظيفة المطلوبة، فيمكنه كتابة خطاب اهتمام يوضح رغبته في العمل مع الشركة في حال توفرت فرصة متاحة.

رسائل توصية

عندما يتقدم المتقدم لوظيفة أو برنامج تعليمي، يُطلب غالبًا من المؤسسة كتابة خطاب توصية، ويكون الشخص الذي يكتب الخطاب عادةً شخصًا عمل مع المتقدم للوظيفة بشكل وثيق ويستطيع التأكيد على مؤهلاته لهذا المنصب.

إعلان عمل

تكتب الشركات التي تتوقع تغييرًا كبيرًا إعلانًا تجاريًا للجمهور، ويمكن أن يكون الإعلان عن منتججديد، أو شرح لحدث قادم يستضيفونه أو يحضرونه، أو ملء دور قيادي.