تعريف الفعالية ومعاييرها

ما هو تعريف الفعالية

يمكن تعريف الفعالية التنظيمية على أنها صحة المنظمة وقدرتها على التفاعل مع القوى والعوامل المؤثرة في البيئة، واستخدام طاقة أعضائها لتحقيق هدفها النهائي، وهو استمرارية وتطور المنظمة وارتياحها بمنتجاتها وخدماتها، ولذلك فإن هناك فرقا بين الفعالية والفاعلية.

كما يمكن تعريفها على أنها مدى جودة أداء الشركة وموظفيها لمهمة خلق القيمة ، وأهمية الوظيفة التعاونية ، ويمكن تطبيق الفعالية على أجزاء كثيرة من المؤسسة ، فمن منظور إداري إذا كان موظفو الشركة يؤدون المهام المطلوبة ، فإن الشركة تكون فعالة ، وكلما كان الموظفون الأكثر اتساقًا في أداء المهام زادت كفاءتهم.

وهذا يشمل الاستخدام السليم للاتصالات والتكنولوجيا والمعرفة التنظيمية والشخصية والموارد ، يمكن أيضًا استخدام مقاييس الفعالية لوصف الإنتاج في بيئة التصنيع ، في هذه الحالة ، إذا كانت النتيجة مطابقة للمواصفات المطلوبة ، تعتبر العملية صالحة ، وبمعنى آخر ، هل يحقق المنتج الغرض المقصود من المنظمة؟

كلما زاد عدد المنتجات التي تفي بالمعايير المحددة على مدى فترة زمنية، زادت فعالية العملية. والنقطة المهمة هي أن الفعالية لا تقيس الكفاءة، وبمعنى آخر، لا يمكن للكفاءة قياس كمية الوقت أو المدخلات المستخدمة في الإنتاج.،

والفعالية هي مستوى النتائج المحققة، فالأشخاص الكفوءين في مكان العمل سيحققون مخرجات عالية الجودة، على سبيل المثال، لا يمكن أن يكون الموظفون الذين يشاركون في أعمال المبيعات فعالين إلا إذا استمروا في جذب العملاء المتوقعين ومتابعتهم. أما إذا كان الموظف غير فعال، فسيكون من الصعب عليه إقناع العملاء بشراء أي شيء. إن كفاءة العمل لها تأثير كبير على جودة المنتجات أو الخدمات، وهذا يحدد سمعة الشركة ورضا العملاء.

تحديد معايير الفعالية

يوجد أكثر من 30 مقياسًا مختلفًا للفعالية، يمكن استخدامها لقياس الإنتاجية والدخل والنمو والدوران والاستقرار والتماسك، ويمكن للنظريات المختلفة تفسير التنوع في تدابير الفعالية.

وتؤكد النظرة العقلانية على تحقيق الأهداف ، وتركز على متغيرات المخرجات مثل الجودة والإنتاجية والكفاءة ، تركز وجهة نظر النظام الطبيعي على أهداف دعم المنظمة ، مثل رضا المشاركين والمعنويات ومهارات التعامل مع الآخرين ، تركز وجهة نظر الأنظمة المفتوحة على التبادل مع البيئة ، والتي تشمل معالجة المعلومات والربحية والمرونة والقدرة على التكيف.

أسباب التفاوت في معايير فعالية المنظمات

تشير الإدخالات السابقة إلى وجود اختلافات دفعت المؤلفين والباحثين إلى تحديد معايير لقياس الفاعلية التنظيمية، وتشمل هذه الفروق إلى الأسباب التالية التي دفعت الباحثين لإجراء الأبحاث:

• – الحجم والتعقيد والتركيز والتقنية التي تستخدمها المنظمات معايير فعالة لتقييم فعالية المؤسسات التعليمية مثل الجامعات، ولكنها قد لا تكون مناسبة للمؤسسات الصحية أو المنظمات الصناعية.
• يوجد تباين في مجالات تركيز البحث بين الباحثين والاهتمامات والقيم والمواقف، حيث يحاول العلماء التقليديون في إدارة المدرسة العثور على أتباع مختلفين عن المعيار الذي يستخدمه أتباع نظرية النظام.
• تختلف المنظمات التي يتم دراستها في هذا البحث في مراحل النمو والتطور، فقد تتمتع المنظمات التي لها نشاطات مشابهة بمراحل نمو وتطور مختلفة وغيرها، وبالتالي تختلف فعالية كل مرحلة من مراحل وضع المعايير عن فعالية المراحل الأخرى.
• سعي المنظمة الواحدة لتحقيق أهداف متعددة  بما في ذلك ؛ الإنتاجية ، والتسويق ، والتمويل ، فكل من هذه الأهداف يتطلب معايير خاصة ، وقد لا تكون هذه المعايير مناسبة لقياس تحقيق هدف آخر ، وتنوع المصالح ، و يتأثر الاختلاف بشكل مباشر أو غير مباشر بالمؤسس ، والمالك ، العميل ، المدير ، الموظف ، المورد.
• تختلف اهتمامات وأهداف هذه المجموعات، مما يتطلب تطبيق العديد من المعايير التي تأخذ في الاعتبار جميع احتياجات هذه المجموعات.

وتجدر الإشارة إلى أن المؤلفين والباحثين ليس لديهم معايير محددة لقياس فعالية المنظمة ، ولكن تم استخدام بعض المعايير ، ولا تزال هذه المعايير تعتمد بشكل أكبر على معايير أخرى أكثر من غيرها ، مثل : الإنتاجية ، والربحية ، ودرجة الرضا لجميع الأطراف ، والإبداع ،و القدرة على التكيف ، والنمو.

كيفية تحسين الفعالية التنظيمية

تتضمن الخطوات المستخدمة لتحسين الفعالية التنظيمية عدة مراحل، بما في ذلك:

اللامركزية والترخيص

هذه هي الطرق الاثنتان لتحرير العاملين من الرقابة الصارمة للمؤسسات التقليدية، ومنحهم درجة معينة من الحرية في توجيه عملهم والأنشطة الخاصة بهم وتحمل المسؤولية عنها.

تقييم الأداء

تميل إجراءات تقييم الأداء التقليدية إلى معاملة الأفراد على أنهم منتجات يجب فحصها ورصدها، بينما تعتمد الإجراءات الحديثة على طرق تحديد الأهداف الفردية للأفرادوتحديد دور كل موظف في تقييم دوره، وتوفير دورات تدريبية تركز على تحقيق الذات وتطوير المهارات الشخصية.

الإدارة من خلال التشاور والمشاركة

توفر الإدارة الظروف المناسبة لتشجيع الموظفين على تكريس جهودهم لتحقيق أهداف المنظمة، من خلال التشاور والمشاركة.

تحسين كفاءة الاتصال

يمكن اتخاذ عدة إجراءات لتحسين الاتصال داخل المنظمة، بما في ذلك:

• إنشاء قنوات إضافية لتعزيز تدفق المعلومات في جميع الاتجاهات والمستويات.
• يتم إنشاء لجنة مشتركة تتألف من ممثلين للأفكار والعناصر، ويتم عقد اجتماعات دورية، وعقد اجتماعات عند الضرورة.
• من المهم مناقشة الغموض الموجود في اللوائح وتقديم الإيضاحات حتى يتسنى الحصول على التعليقات، والاهتمام بشواغل العاملين والمنفذين وجذب انتباه المشرفين والمسؤولين، ومحاولة فهمها والاستجابة لها.

على الرغم من توقع نجاح فكرة تحسين الفعالية التنظيمية، إلا أنها لا تزال تواجه العديد من الصعوبات والمشاكل، وتؤثر بشكل سلبي على فعالية المنظمة، حيث يتم التحكم بممثلي النقابات من خلال إغراءات مختلفة في الإدارة والإسكان لجعلهم يتواطؤون مع الإدارة .

خصائص المنظمة الفعالة

تتعدد خصائص الفعالية وهي كالآتي :

• تنوع أشكال اللغة
• تقنية تتخطى حدود الإدراك الطبيعي والقواعد
• هذه الطريقة تستخدم لتخزين واسترداد المعلومات التي يتم تلقيها في نفس الوقت، ويمكن لوحدةالهيكل المفصلي المفكوكة الحفاظ على الحساسية البيئية وتحقيق تنوع الاستجابة
• المنظور الزمني (القصير أو الطويل الأجل) ومستوى التحليل مهمان أيضًا.

 في مراحل مختلفة من دورة حياتها ، قد تختلف قيمة الشركة ، يشير علماء البيئة الديموغرافية إلى أن الشركات المتخصصة قد تتفوق في الأداء على الشركات المتخصصة في أعمال الأداء على المدى القصير ، لكنها لن تفعل ذلك على المدى الطويل، على الرغم من أن بعض الأشخاص يقيسون الفعالية من المستوى النفسي والاجتماعي ، إلا أن معظم الناس لا يزالون يقيسونها من المستوى التنظيمي.

دور المشاركون والتكوين والمعايير في المنظمة الفعالة

يمكن أن تكون المنظمة تشكلت من مجموعة من المجموعات الفرعية التي تتألف من المشاركين ذوي المهارات والاهتمامات والأهداف الفرعية المختلفة، ويمكن أيضاً عرض الفئات الخارجية التي توفر أهدافًاللمؤسسة.

وغالبًا ما يستخدم أولئك الذين يقومون بتعيين المهام وأولئك الذين يقومون بتقييم الأداء معايير تقييم مختلفة ، هناك مشكلة شائعة تتمثل في أنه عند استخدام معايير غامضة لتوجيه الأنشطة واستخدام معايير واضحة جدًا لتقييم الأنشطة، فقد يؤدي ذلك إلى تضييق نطاق الهدف أو استبدال الهدف حيث يركز المشاركون على معايير نجاح أضيق.

عادةً ما تكون هناك أهداف متعددة داخل المنظمة، وهناك تفسيرات متعددة لهذه الأهداف، والمنظمات الخارجية قد تقترح أيضًا أهدافًا ومعايير للفعالية، وعادةً ما تتبع هذه المنظمات أكثر من توجه في أنشطتها.

عادةً ما يتميز المعيار بثلاث خصائص، بغض النظر عن المعيار المستخدم، وعادةً ما يتم وضع المعيار لتحقيق مكاسب شخصية عامة ومتعلقة بالموضوع، ويستخدمون المنطق لتفسير سبب كون معاييرهم هي الأفضل، وأخيرًا، من المتوقع حدوث تغييرات وتعارض في الأهداف.