مهارات كتابة الرسالة الوظيفية

ماهي الرسالة الوظيفية

مع التطور التكنولوجي الحديث، زاد احتياجنا إلى إرسال الرسائل الوظيفية أو الإدارية، خاصة مع استخدام وسائل التواصل الحديثة في المراسلات مثل البريد الإلكتروني، ويجب أن تتضمن الرسالة الوظيفية بعض المعالم الواضحة والخاصة بها.

يجب على كاتب الرسالة الوظيفية أن يراعي هذه النقاط، حيث تمنح الرسالة فرصة ممتازة لمشاركة جميع المهارات المتاحة لديه، ويمكن من خلالها تسليط الضوء على المهارات المختلفة التي يمكن نقلها إلى العمل الجديد باستخدام الخبرات السابقة، ومن خلال هذه الرسالة يمكن لصاحب الشركة أو المؤسسة التعرف على المهارات وتحديد هوية الكاتب.

كيف تكتب الرسالة الوظيفية

من ميزات الرسالة الوظيفية التي يجب مراعاتها عند الكتابة

1. الإيجاز: يعتبر الاختصار والإيجاز أحد العناصر الأساسية في كتابة الرسالة الوظيفية، حيث يتعامل مستلمو الرسائل الوظيفية يوميًا مع عدد كبير من هذه الرسائل، وبالتالي لا ينبغي إضافة الكلمات والجمل والعبارات الزائدة التي لا حاجة لها، ويجب التركيز فقط على الأمور الرسمية والمهمة وشرحها بشكل موجز ومختصر.
2. تنقية الألفاظ: عند كتابة رسالة وظيفية، يجب الانتباه بدقة شديدة إلى قوة الألفاظ والكلمات والعبارات والجمل المستخدمة في الرسالة، ويجب مراجعتها بدقة للتأكد من عدم وجود أخطاء لغوية قبل إرسالها، ويجب تجنب أي أخطاء إملائية.
3. توضيح الأفكار الأساسية المكتوبة بالرسالة الوظيفية: يجب أن يتم شرح جميع الأفكار بشكل واضح لجذب الاهتمام بالرسالة والنظر إليها، لذلك يجب أن يكون الأسلوب بسيطًا وواضحًا لتوضيح هدف هذه الرسالة.
4. تنسيق الرسالة: يجب الانتباه إلى التنسيق السليم بعد كتابة الرسالة، ومعرفة ما إذا كانت الرسالة تحتاج إلى نموذج معين في الكتابة أم لا.

10 مهارات كتابية للرسالة الوظيفية

1. التواصل: تعتبر مهارات التواصل مثل الاستماع،والتواصل الكتابي من أهم الأمور عند صاحب العمل، لذلك فإن امتلاك هذه المهارات من المهارات القوية والتي تجعل العمل سهل، خصوصا لو كان مطالب منك التحدث مع العملاء أو مع الزملاء أو حتى مع الادارة في الشركة، لذلك يجب عند كتابة الرسالة الوظيفية توضيح مهارات الاتصال الخاصة، وكذلك ذكر جميع الوظائف السابقة.
2. خدمة العملاء: وتشمل هذه الخدمة مجموعة من المهارات الشخصية مثل الاستماع الفعال، والتعاطف، وحل المشكلات، ويجب عند كتابة الرسالة الوظيفية كتابة تفاصيل موجزة عن تجربة خدمة العملاء،وكيفية استخدامها في الوظيفة الجديدة، مثل ذكر أن الوظائف السابقة كان يتم التعامل مع العملاء، ومثلا كان يطلب مني التحدث مع 100 عميل في اليوم.
3. العمل بروح الفريق الواحد: وهذه المهارة من المهارات القوية التي يحتاجها أصحاب العمل بشكل كبير، وهي القدرة على العمل مع أفراد آخرين، وذلك لأن العمل الجماعي من الامور المهمة لتعزيز التقدم، وإكمال المهام، لذلك عند التقدم لوظيفة تكون مطالب بها بالعمل في فريق يجب وصف تجربة سابقة قمت بها لاكمال مهمة ما أو للوصول لهدف مشترك.
4. القيادة: وتعد مهارة قوية داخل بيئة العمل، سواء كنت مديرا ام لا، القيادة أكثر من مجرد إدارة، وتشمل القدرة على إدارة الوقت والأفعال الأخرى عند العمل، حيث يقوم الشخص القيادي بأمي مشكلة تواجهه ويتواصل بوضوح،كذلك يعرف كيفية اتخاذ القرار، وكذلك توضيح أن القيادة بالقدوة هي أفضل وسيلة، عند تنظيم وادارة الفريق لإكمال أي مهمات.
5. حل المشكلات: مهارة حل المشكلات من المهارات القيادية المفيدة لأي موظف، لذا يجب تسليط الضوء عليها في الرسالة الوظيفية. عندما يكون لديك الثقة في قدرتك على إدارة النفس وحل المشكلات بدون إشراف، يعتبر مديرك أحد الأصول القيمة في العمل. لذا، يفضل أن يختار المدير الموظفين الذين يتمتعون بهذه المهارة نظرا لأن مشاكلهم أقل.
6. إدارة الوقت : يقدر المديرون الموظفين الذين يتمتعون بهذه المهارة، وذلك لأن مهارة إدارة الوقت تعني لهم القدرة على إتمام المهام الوظيفية الضرورية في نهاية يوم العمل أو حتى قبل الموعد النهائي المحدد، ويدل ذلك على قدرتهم على إتمام المهام بسرعة وفورية. ولذلك، يجب عند كتابة الرسالة الوظيفية تقديم مثال يوضح قدرتك على إدارة الوقت بشكل فعال، سواء كان ذلك في إدارة وقتك الشخصي أو وقت الآخرين، من خلال فهم ديناميكيات المهمة وكذلك الفريق لإنجاز أي مهمة تتطلب القيام بها.
7. القدرة على التكيف : تعد مهارة القدرة على التكيف من الأمور المهمة، خصوصا داخل بيئة العمل المعرضة دائماً للعديد من التغيرات، فعند حدوث أي تغير أو تحول داخل الشركة،سوف يبدأ الموظف القادر على التكيف بتعديل أي مهمات وأهداف سواء لمصلحته الشخصية أو لمصلحة الشركة، وكذلك القدرة على تعلم مهارات جديدة وبسرعة وكفاءة عالية من الأمور المهمة للشركة .
8. الاعتمادية: من الأمور المهمة عند أصحاب الشركات أن يكون الموظف شخص موثوق فيه،ويمكن الاعتماد عليه، وتنشأ هذه المهارة نتيجة الخبرة الناتجة من الانتقال من وظيفة الى اخرى، لذلك يجب إبراز هذه المهارة عند كتابة الرسالة الوظيفية،والحديث عن الانجازات التي قمت بها أو انجازك لأي مهمة وتحمل مسئولية إجراء كل شئ فيها حتى إتمامها.
9. التكنولوجيا: مع التقدم التكنولوجي الهائل الذي يحدث في بيئة العمل وزيادة استخدام التكنولوجيا داخل الشركات والمصانع، أصبح امتلاك المهارات التقنية والكفاءة التكنولوجية أمرا هاما يأخذه في الاعتبار صاحب العمل عندما يقوم بتوظيف موظفين. فالقدرة على التعامل مع التكنولوجيا والمهارات العامة تعتبر جزءا أساسيا يؤهلهم للحصول على الوظيفة. لذا، يجب شرح المهارات التقنية وقدرتك على التكيف مع مجموعة متنوعة من المهارات المطلوبة بإيجاز. كما يجب التركيز على نقاط القوة الخاصة بك، من خلال شرح البرامج التي تعرفها وسرعتك في الكتابة ومهارتك في اللغة.
10. أخلاقيات العمل: يولي أصحاب العمل اهتماما بالقدرة على متابعة الواجبات والحفاظ على العلاقات الإيجابية والناجحة مع زملاء العمل وإدارة الشركة، وهذه المهارة تمنح ميزة مهمة عند التقدم للحصول على وظيفة، بالإضافة إلى النظرة الإيجابية للشركة وتأثيرها على تحفيز الموظفين الآخرين، وهذه الأمور الهامة يجب التركيز عليها عند كتابة رسالة تقدم للحصول على وظيفة.

مكونات الرسائل الوظيفية

• يجب كتابة العنوان وتاريخ إرسال الرسالة في أعلى يسار الصفحة، وفي بعض الأحيان يتم إدراج البريد الإلكتروني ورقم الجوال.
• يتعين ترك فراغ بسيط وكتابة تحية مختصرة لا تتجاوز سطر واحد عند إرسال الرسالة، ويجب تحية وذكر اسم الجهة المختصة التي نريد التواصل معها سواء كانت شركة أو مؤسسة أو فردًا.
• يتضمن جزء كتابة نص الرسالة موضوع الرسالة، ويجب أن يتم الحفاظ على ثبات حجم ولون ونوع الخط المستخدم، ويجب محاذاة الفقرات والتأكد من اتساق المسافات والتباعد بين الأسطر، وكذلك ضبط نهايات الفقرات.
• يجب أن تكون خاتمة الرسالة الوظيفية قصيرة ومختصرة، ويتعين كتابة جملة تعبر عن الاحترام والتقدير، ويترك مسافة لكتابة الاسم والتوقيع أسفل الصفحة.