مراحل التغيير التنظيمي وأنواعة
تعريف التغيير التنظيمي
هو إحداث تغيرات كاملة أو جزئية في الهيكل التنظيمي التابع لشركة ما أو هيئة معينة وقد يشمل ذلك التغير توسعات في الهيكل الوظيفي أو في الخطط المتبعة واللازمة لسير العمل والتنفيذ الناجح للتغييرات التحويلية في جميع أنحاء الشركة سواء كان ذلك في شكل تغيير مخطط أو تغيير ثقافي أو تغيير في العملية أو تغيير تحولي أو تغييرات في الهيكل التنظيمي ، فإن كل شركة ستتحمل في النهاية التغيير التنظيمي حيث أنها موجودة لإنشاء الهيكل والمبادئ التوجيهية لكل نوع من التغيير واسع النطاق في الشركة.
يمكن أن يحدث تغيير تنظيمي عندما تقرر الشركة زيادة العمالة أو عدد الموظفين فيها، أو عندما تحتاج إلى مساحة مكتبية أكبر للمديرين والمشرفين. أما عندما يكون هناك احتمال ضئيل لكفاءة العمل في الشركة، فيتم إجراء تلك التغييرات ما لم تكن مكلفة بشكل كبير يتحمله الشركة بنفقات مالية ضخمة.
تتم عملية التغيير التنظيمي في الشركات عندما لا تعد ثقافة العمل تلبي أهدافها التجارية، ويقرر كبار المديرين أن الشركة بحاجة إلى تحديث مهمتها ورؤيتها وقيمها، وبأي حال سيتم توجيه فريق إدارة التغيير لتنفيذ خطوات مثبتة لضمان نجاح عملية التحول.
مراحل التغيير التنظيمي
- معرفة الجدوى من التغيير
حيث أنها من أولى الخطوات عند إحداث التغيير التنظيمي وتجمع كافة الآراء من الأعضاء ، والقادة حول الموافقة على ذلك التغيير وأن جانباً من جوانب الشركة بحاجة إلى التغيير من أجل تحقيق أهداف ، ونجاح الشركة كما أن تسهيل التواصل المفتوح والصادق مع الموظفين ثم قم بتوصيل ما يحدث في السوق ، وما يمكن أن تفعله المنظمة لضمان النمو المستدام ، وحيث تقصر الشركة ، وما قد يعنيه ذلك بالنسبة لمستقبل الشركة.
- تحديد نوع التغيير التنظيمي وتناسبه مع أهداف العمل
يجب في هذه المرحلة تحديد التهديدات التي تواجه المنظمة، وتوقع العقبات المحتملة التي يمكن أن تنشأ في المستقبل ومعرفة كيف يؤثر هذا التغيير الجديد على تخفيف التهديدات والعقبات والقيود
يجب على جميع المسؤولين في الشركة المشاركة في هذا التغيير وإجراء دراسة تشخيصية للوضع الحالي، مع وجود متابعة تصحيحية وتحديد كيفية معالجة المشكلات وإحداث تغيير ملموس في النمط السلوكي للعاملين.
- توصيل الرؤية والبدء في التغيير
لابد من توضيح الرؤية لجميع العاملين في المنظمة حول هدف تلك التغييرات ، وماهي توقعاتهم ويكون في إتجاه واضح ومحدد للمنظمة ، والأنشطة ، والمهام الإشرافية التي يتم إجرائها في الحدود التنظيمية كما أن إتحاد تلك الهيئات تعمل على إحداث تغيير فعال ومثمر للغاية كما لابد أن يكون هناك تطابق تام ، وفعال بين ما تفعله الإدارة وما يتم سماعه من المشرفين وما يقوم بتنفيذه الموظفين.
لتحقيق مشاركة فعالة من العاملين في عملية التغيير التنظيمي، يجب تحديد العوامل التي تؤثر على اتجاهاتهم نحو التغيير، والتي تزيد من تفاعلهم وحماسهم، حيث يكون الموظفون هم من ينفذون التغييرات الجديدة ويضعون القواعد الجديدة. كما يجب أن يفهم الموظفون قيمة هذه التغييرات والآثار التي ستنجم عنها، وما يمكن أن يتوقعوه في محيطهم
- تم جمع مجموعة من قادة التغيير من بين الإدارات
عندما يقوم القادة بفهم الحاجة الملحة للتغيير ، فسيشارك القادة الآخرون نفس التصور والدافع لتنفيذ مبادرة التغيير كما أنه بمجرد أن تضمن المنظمات المشاركة من خلال الاستراتيجيات في الخطوتين الأولى والثانية ، لا ينبغي أن يكون تجميع مجموعة من قادة التغيير بين الإدارات أمرًا صعبًا للغاية.
يمكن طلب من قادة الإدارات المختلفة الانضمام إلى عملية إدارة التغيير والمساعدة في دفع مبادرات التغيير، حيث سيؤدي الاستماع إلى أفكار وآراء القادة من الإدارات الأخرى إلى توسيع نطاق الرؤية لتشمل جميع أقسام الشركة، مما يسمح للفريق برؤية الإلحاح الحقيقي وراء الحاجة إلى التغيير والآثار المحتملة للتحول.
سيسمح الاتصال المفتوح بين الإدارات أيضًا بظهور أفكار جديدة حيث يتم جمع الأشخاص ذوي الخلفيات ، والمهارات ، والخبرات المختلفة معًا للتعاون في صنع القرار وحل المشكلات كما سيشعر الزملاء القادة وأعضاء الفريق بالتقدير ، والاحترام عندما يتم أخذ ملاحظاتهم وآرائهم ووجهات نظرهم في الاعتبار.
- يجب وضع أهداف قصيرة المدى ومعالم لتحقيقها
يجب وضع أهداف وإجراءات قصيرة المدى لتنفيذها من قبل أعضاء الفريق الذين يقودون التغيير، ومن ثم تحديد أهداف صغيرة يومية وتعيين مهام يومية للتأكد من تنفيذ الإجراءات والحفاظ على تقدم مبادرات التغيير بشكل منسق ومخطط له.
سيقوم فريق إدارة التغيير الناجح بإنشاء خريطة طريق للمعالم والأهداف لتسهيل إدارة المشروع بفعالية، والاستراتيجية، ولكن من الأهمية بمكان إعادة تحديد التوقعات، وتوصيل المسؤوليات من خلال الأهداف والمعالم.
يتطلب التغيير التنظيمي وضع استراتيجية اتصال فعالة لتشجيع التواصل المستمر طوال عملية التغيير. إذا لم يتم الإبلاغ عن المشكلات ولم يشارك الموظفون ملاحظاتهم طوال العملية، فلن يتمكنوا من معالجة المشكلات، مما يعني عدم توفر الحلول.
- توفير التغذية السليمة لجميع المستفيدين
من الأهمية بمكان أن يكون لدى أعضاء الفريق فهم حول كيفية أدائهم والتكيف مع التغييرات الجديدة أما إذا كان بعض الموظفين لا يتأقلمون تمامًا مع الوضع الراهن الجديد ، فعليهم أن يكونوا على دراية بأدائهم من أجل تصحيحه كما أن التعليقات الإيجابية هي أيضًا واحدة من أكثر الاستراتيجيات فعالية لتحفيز الموظفين
تمكن عملية إدارة التغيير التنظيمي الفعالة وكلاء التغيير من تحديد الأهداف ، والأدوار ، والمسؤوليات ، ومقاييس النجاح وإعداد التقارير ، وعمليات المساءلة ثم قم بإنشاء تقارير وتقييم البيانات بانتظام لاكتساب فهم واضح لكيفية تأثير هذه التغييرات على نجاح الشركة وكيفية إدارة الموظفين للعمليات ، والتقنيات الجديدة.
أنواع التغييرات التنظيمية
تختلف التغييرات التنظيمية في أي مؤسسة بناءً على الأنماط والاتجاهات والميول ونوع النشاط، وتشمل الآتي:
- تغيير جزئي: يتضمن ذلك تغييرا في قطاع واحد فقط مثل قطاع الإنتاج أو المعدات والآلات، ومن عيوب هذا التغيير أنه يخلق نوعا من عدم التوازن في المنظمة بحيث يحدث تقدم وتطور في بعض الأقسام ولا يحدث أي تغيير في الأقسام الأخرى.
- تغيير شامل: ويشمل ذلك التغيير في جميع القطاعات في المنظمة أو معظمها، مما يحقق التوازن بين جميع القطاعات.
- تغيير سريع: ويحدث ذلك نتيجة للتطور المستمر والتغير في احتياجات المستهلكين ورغباتهم.
- تغيير مادي: ويشمل ذلك التغيير التكنولوجي والهيكلي، بالإضافة إلى جميع الأعمال والأنشطة التي يقوم بها العاملون في المؤسسة.
- التغيير المعنوي: هو تغيير السلوك المتعلق بالوظائف من خلال برامج التدريب والتنمية.
- التغيير التدريجي : يكون التغيير البطيء أكثر استقرارا من التغيير السريع المفاجئ، ولكن اختيار السرعة المناسبة لإحداث التغيير يعتمد على طبيعة الظروف.