العوامل التي تؤثر على وضوح الرساله
ما هي الرسالة
الرسالة هي إحدى العوامل التي تؤثر على كفاءة الاتصال الفعال وهى ضمن عدة عوامل منها (الحصر ، المتصل ، قناة الاتصال ، الجمهور) ، جميع هذه العوامل تتحد مع بعضها لتشكل اتصالات فعالا ، عندما يتحدث المرء عن متواصل للرسالة ، مطلوب منه الكثير قبل أن تتمكن رسالته من تحقيق النتائج المرجوة ، من بينها : المهارة ، وطرق التوصيل ، ورسالة ، ولغة الجسد .
ويجب إدراك الفرق بين الاتصال والتواصل ، ويجب أن تتوفر في الرسالة عدة شروط هي :
- أن تكون واضحة .
- يجب أن تكون موجزة وبسيطة ومباشرة .
- مقنعة: يجب أن تكون الرسالة مقنعة، ولكن لا يجب أن تكون بالضرورة عاطفية، بل يجب أن تجعل الجمهور أو المتلقي يفهم السبب وراء الرسالة وما هو متوقع منه .
- فضولي : يجب أن تكون الرسالة ممتعة وجذابة بحيث يشعر الجمهور أو المتلقي بالرغبة في معرفتها أو الاستماع إليها بشكل أكبر .
- الرحمة: يجب أن تكون الرسالة حنونة جدا .
- الثقة : يجب على كاتب الرسالة أن يكون واثقًا من نفسه، ولكن لا يكون متعجرفًا، بل يظهر فقط شخصيته التي تجعل الجمهور يحبه ويثق في رسالته، ويرغب في التحدث عن الرسالة حتى بعد رحيله .
- التحكم : يجب على الشخص السيطرة على رسالته والحدِّ من حديثه، والحفاظ على التواصل من خلال لغة الجسد، وإدارة جميع المعدات أو الأدوات المستخدمة للرسالة بشكل سليم .
- ينبغي تجنب سقوط الأشياء من فوق الطاولة وتجنب الأوراق المتطايرة .
- المصداقية : يجب أن تكون الرسالة موثوقة ومدعومة بالبيانات أو الاقتباسات أو الإشارة إلى السلطات والعلماء المعروفين، ويجب تجنب تقديم حقائق بلا أساس. وفي حالة تقديم أدلة علمية، يجب شرحها للجمهور .
- اليقين : يجب التأكد من المعلومات والرسائل، وأن يكون المرسل مستعدًا لتقديم إجابات للأسئلة وشرح المفاهيم الغير مفهومة. وإذا كانت الرسالة تتعلق بفكرة أو كائن جديد، فيجب أخذ الوقت الكافي لشرحه للجمهور وخلق انطباع دائم في ذهن المتلقي .
العوامل التي تؤثر على وضوح الرسالة
تستمد الاتصالات الفعالة قوتها من الرسائل الواضحة، وتلعب الرسالة دورا مناسبا في عملية الاتصال. إذا تم إرسال رسالة خاطئة، بغض النظر عن جودة الاتصال، فلن تحقق النتيجة المطلوبة. على سبيل المثال، إذا تم توجيه الرسالة للمزارعين وتم تسليمها للأطباء، فسوف تفشل .
أيضا إذا تم تقديمها إلى الصحفيين والممرضات والسائقين والمحامين والمحاسبين والإداريين، فإن الرسالة الموجهة للمعلمين ستفشل بالتأكيد، على الرغم من أن معظم هؤلاء الأفراد قد يكونون آباء لديهم أطفال في المدرسة، ويعلمون أهمية الاتصال في حياتنا، ومن أهم العوامل المؤثرة على وضوح الرسالة:
- الوضوح المفاهيمي : الفكرة أو المفهوم هي نقطة البداية لجميع أنواع الاتصال، حيث يتم ترجمة هذا المفهوم إلى رسالة ونقله إلى المتلقي، وبالتالي يؤثر الوضوح المفاهيمي بشكل كبير على الاتصال .
يتعين على المرسلين أن يتحدثوا بوضوح حول ما يرغبون في نقله، بغض النظر عن الطريقة المستخدمة، ويجب عليهم توضيح أفكارهم بشكل جيد وتطويرها بشكل هادف .
إذا لم يكن لديكم وضوح في الأفكار، فإن صياغة الرسالة ستتأثر أيضًا. فالاتصال هو كل شيء عن نقل المعلومات والأفكار التي تريدون تحويلها إلى أفعال، وإذا كانت الأفكار التي تقدمونها غير واضحة، فقد تترجم إلى رسائل سيئة .
تشكل الأفكار ذات التصميم والتنظيم الجيد بداية جيدة لعملية الاتصال، ويفسر ذلك أيضا سببا لأهمية مهارات الاتصال والتواصل المفاهيمية في الأعمال التجارية الحديثة .
- اللغة : يتم التواصل بين الناس عن طريق الكلام والكتابة، لكن يجب أن تكون اللغة وسيلة للتفكير، لأن الناس يستخدمون اللغة في التفكير والتواصل. لذلك، يجب على المرسل التأكد من أن الرسالة وصلت إلى المتلقي بلغة يمكنه فهمها. وإذا كان المرسل والمتلقي يتحدثان ويكتبان ويقرأان ويفهمان نفس اللغة، فإن هناك تواصلا مباشرا .
إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتعين على المتصل اللجوء إلى الترجمة من خلال وسيط ، قد يكون الوسيط مترجما ، إذا لم تتم الترجمة أو التفسير بشكل صحيح ، فستكون الرسالة المستلمة مختلفة عما قصده المتصل ، في الاتصال الكتابي ، يفترض مستوى معرفة القراءة والكتابة لدى المتلقي أهمية ، في التواصل اللفظي أيضًا، يسبب ذلك عمق فهم اللغة المنطوقة فرقا .
إذا كانت هناك اختلافات شاسعة بين المرسل والمستقبل من حيث إتقان اللغة وإذا لم يتعرف المرسل عليها أثناء إرسال الرسالة ، فإن الاتصال يتأثر ، كل لغة لها مفرداتها الخاصة وتتأثر جودة الاتصال بقوة الكلمة لكلا الطرفين ، عندما تختلف معرفة ومستوى فهم المتحدث ، المتصل والمستمع ، المتلقي بشكل كبير ، فإنه ينتج عنه اختلاف في الطول الموجي ، هذا يؤدي إلى الإرسال العلوي ، أي أن الرسالة تتجاوز مستوى فهم المستقبل ، مثال على ذلك هو استخدام المصطلحات التقنية والكلمات أو العبارات المتخصصة في مخاطبة الأشخاص الذين ليسوا على دراية بالموضوع .
- الحالة المزاجية والتقبل : يصبح الاتصال ذو طابع هادف عندما يظهر المتصل حماسا ويظهر المستقبل استعدادا. كلاهما يتأثر بالحالة المزاجية، وبالتالي فإن مزاج المتصل ومزاج المستقبل يؤثران على عملية الاتصال .
يُشير مزاج الشخص إلى الحالة النفسية للفرد أو رغبته في إجراء اتصال، وإذا كان أي من الطرفين غير مهتم بالاتصال، فلن يتم تحقيق الهدف المرجو من الاتصال .
كيف تكون الرسالة الفعالة
- يطور المرسل فكرة : تبدأ جميع الرسائل بوضع تصور للفكرة. فإذا لم يكن لديك سبب منطقي، فلن يكون لديك سبب للتواصل، بعد كل شيء .
- المرسل يصوغ الرسالة : بعد ذلك، يجب وضع الفكرة في كلمات، ويتعين عليك اختيار كيفية التعبير عن نفسك، ويسمى هذا “الترميز” من قبل خبراء الاتصالات، وقد تكون هذه الخطوة الأصعب وتحتاج إلى عدة مراجعات حتى تشعر بالرضا عنها .
- يقوم المرسل بتحديد وسيط للرسالة ، بصفتك صاحب عمل صغير ، فإنك تواجه اختيارات لم تكن تحت تصرف أسلافك ، وذلك بفضل التكنولوجيا ، هذا جزئيًا سبب أن هذه الخطوة تستحق دراسة متأنية ، غالبًا ما يمنع الاتصال وجهاً لوجه نوع الاتصال الخاطئ الذي يمكن أن يحدث في رسائل البريد الإلكتروني وخاصة الرسائل النصية ، ينقل المرسل الرسالة ، بحيث يمكنه الانتقال عبر الوسيط المختار ، بهذه الخطوة ، يكتمل دور المرسل .
- عند تلقي المستلم الرسالة، يتعين عليه فك تشفيرها، وهذه الخطوة قد تواجه تحديات مختلفة، حيث يمكن أن تظهر عقبات وحواجز وعوامل أخرى تؤدي إلى فشل الاتصال، إلا إذا اتفق المرسل والمستقبل على نفس معنى الرسالة .
- يقدم المستلم ملاحظات ؛ تنهي التعليقات عملية الاتصال، ولكن ليس دائمًا بشكل ودي ، بينما يتوق كل مرسل إلى ردود الفعل الإيجابية ، فإن الحقيقة هي أن الملاحظات المشوشة أو المثيرة للجدل أو الغاضبة توفر فرصة للتغلب على اختلافات الاتصال، بشرط أن يظل الاتصال ثنائي الاتجاه بين المرسل والمتلقي صادقًا وصادقًا .