الفرق بين الكفاءة والفعالية في بيئة العمل
غالبا ما تكون المهام المهنية والشخصية للمدراء متشابهة. في كلا الحالتين، يقوم المدراء بالتنظيم والتوجيه والتدريب والإشراف، وأحيانا حتى بالانضباط. من بين المهام الشائعة الأخرى للمدراء هي إعداد الميزانية والمقاييس. فمن الضروري أن يفهم المدراء ما يحتاجون إلى إدارته ولماذا يعتبر ذلك مهما وكيفية تنفيذه. هنا يأتي دور الكفاءة والفعالية، حيث يمكن للمدراء تحقيق النجاح عن طريق فهم الفروق بين هاتين الفكرتين.
الفرق بين الكفاءة والفعالية
الفعالية والكفاءة ليستا شيئين متطابقين، فالكفاءة تعني القدرة على إنجاز شيء ما بأقل قدر من الوقت والمال والجهد المبذولين، أو الكفاءة في الأداء، في حين أن الفعالية تشير إلى درجة نجاح شيء ما في تحقيق النتيجة المرجوة؛ لذلك يحتاج المديرون إلى تقدير كيفية تأثير كل فرد في المؤسسة.
لتوضيح الاختلافات بين الكفاءة والفعالية والتدابير الأخرى، سنتعرف على المقاييس الخاصة بكل منها
مقاييس الكفاءة
تشير معايير الكفاءة إلى القدرة على تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية باستخدام الموارد المحددة وتقليل الضياع في الوقت والجهد والمال والطاقة والمواد الخام. يمكن قياس الكفاءة كمية من خلال تحليل وتقييم نسب المدخلات والمخرجات لموارد الشركة مثل المال والطاقة والمواد والعمالة، وما إلى ذلك. تعد الكفاءة أيضا معيارا لحساب الأداء والإنتاجية من خلال مقارنة المخرجات المخططة في الميزانية مع المخرجات الفعلية التي تم إنتاجها باستخدام نفس عدد المدخلات. يعني ذلك القدرة على القيام بالأعمال بشكل لائق لتحقيق الإنتاجية المعيارية. تعد الكفاءة عنصرا أساسيا لاستغلال الموارد بشكل فعال، حيث تتطلب وجود أقل عدد ممكن من الموارد ولديها استخدامات بديلة. وبالتالي، يجب استخدامها بأفضل طريقة ممكنة.
لتحقيق الكفاءة، يجب اتخاذ إجراءات مثل تحديد نوع المحطة العمل التي تناسب احتياجاتك بشكل أفضل، حيث تكمن الكفاءة في تبسيط الطريق نحو الفعالية، ويمكن طرح بعض الأسئلة المتعلقة بالكفاءة، مثل:
- أين تذهب معظم ميزانيتي؟
- ما هي المهام الأكثر أهمية؟
- هل هناك شيء يمكنني إنفاق أقل مبلغ مالي عليه؟
- هل هناك أي أدوات أو استراتيجيات يمكن استخدامها للقيام بالأمور بشكل أسرع؟
- هل يمكنني القيام بمهام متعددة في نفس الوقت؟
مقاييس الفعالية
تشير مقاييس الفعالية إلى مدى تحقيق شيء ما للنتيجة المستهدفة، أي درجة التقارب بين الهدف المحقق والهدف المحدد مسبقا لقياس فعالية الكيان بأكمله. فالفعالية تعكس العلاقة بين منظمة الأعمال والبيئة الشاملة للأعمال، وتركز على بلوغ المركز التنافسي في السوق. تهدف الفعالية إلى التأكد من تنفيذ نشاط ما بشكل ممتاز يؤدي إلى تحقيق النتيجة المطلوبة، سواء كانت دقيقة أو تقترب من الهدف المحدد.
الفعالية هي العامل الأهم في إنشاء عمل تجاري ناجح، فلا يمكن لأي شركة في أي قطاع أن تنجح بدون أن تكون فعالة إلى حد ما. ومن ناحية أخرى، لا يمكن اعتبار الشركة فعالة إذا لم تحقق النجاح المنشود.
تركز الفعالية في العمل على تحقيق هدف محدد، وتتخذ الخطوات اللازمة لإكمال المهمة. إذا حققت الأهداف التي تخدم غرضك العام، فأنت فعال، وإذا لم تحقق هذه الأهداف، فأنت غير فعال، وهذا هو الفرق بين الفاعلية والفعالية
يمكن تصور الفعالية على أنها قائمة مهام، حيث يمثل كل عنصر في القائمة هدفًا ملموسًا يتم إضافته جميعًا إلى يوم عملك، ويهدف هدفك العام إلى الحصول على يوم منتج. لتحديد مدى فعالية عملياتك، يمكنك طرح الأسئلة التالية:
- ما هو هدفي النهائي؟
- ما هي الخطوات التي يجب اتخاذها لتحقيق هذا الهدف؟
- كيف تخدم جميع مهامي هذا الهدف؟
- هل أقوم بأي شيء يشتت الانتباه عن الهدف الأساسي؟
- هل هناك مهام أخرى يمكن أن تساعدني في تحقيق هدفي؟
في النهاية، تتعلق فعالية العمل بوضع المعايير والالتزام بها، ويتم قياس فعاليتك بمدى تحقيقك لهذه المعايير.
الاختلافات الرئيسية بين الكفاءة والفعالية
توضح النقاط التالية الاختلافات الأساسية بين الكفاءة والفعالية في بيئة العمل
- تعني القدرة على إنتاج أقصى إنتاجية بموارد محدودة بكفاءة، ويتم قياس مدى اقتراب النتيجة الفعلية من النتيجة المخططة بالفعالية.
- الكفاءة تعني “القيام بالأشياء بشكل مثالي” بينما الفعالية تعني “القيام بالأشياء بطريقة مثالية.
- تتميز الكفاءة بمنظور قصير المدى، بينما المدى الطويل هو منظور الفعالية.
- تتمحور الكفاءة حول العائد، بينما تتمحور الفعالية حول النتيجة.
- يجب الحفاظ على الكفاءة أثناء تنفيذ الاستراتيجية، بينما يتطلب صياغة الاستراتيجية الفعالية.
- يتم قياس الكفاءة في عمليات المنظمة ، ولكن يتم قياس فعالية الاستراتيجيات التي تنفذها المنظمة.
- الكفاءة هي النتيجة الفعلية التي تتحقق عندما يتم إعطاء عدد معين من المدخلات، بينما الفعالية ترتبط بالوسائل والأهداف.
- بمعنى آخر، الكفاءة هي فعل الأشياء الصحيحة، والفعالية هي فعل الأشياء بشكل صحيح، وهذا يشبه الفرق بين النجاح والفعالية.
- المدير الفعال هو الشخص الذي يستخدم الموارد المحدودة بشكل أكثر احترافية لإنجاز المهمة بطريقة سريعة. تتجنب الكفاءة الأخطاء وتتخذ خطوات متكررة لتحقيق الهدف.
على الرغم من أن كلا “العدستين” يشتملان على عقلية مختلفة، ولكن تلك التي تتوافق مع كونها فعالة هي موجهة نحو التأثير والاستراتيجية، حيث يركز القائد الفعال على الإنتاجية في طبقات مختلفة مثل التحفيز والعمل الجماعي والتواصل والأهداف، كما يشجعون الابتكار والإبداع للوصول إلى الهدف المنشود، اما أولئك الذين يتسمون بالكفاءة هم موجهون للمهام ، ومندفعون ، ويركزون على المشروع.
الفعالية والكفاءة في بيئة العمل
تحظى الكفاءة والفعالية بمكانة هامة في بيئة العمل التي يجب على المؤسسة المحافظة عليها، فنجاح المؤسسة يعتمد عليهما. الكفاءة تعتمد على منهجية قياسية تقيس أداء العمليات والخطوات والموظفين والتكاليف والوقت وغيرها داخل المؤسسة، وتركز بشكل واضح على تقليل النفقات والهدر والتكاليف غير الضرورية لتحقيق الإنتاج بأقل عدد من المدخلات. أما الفعالية، فلها منهجية مفتوحة تسلط الضوء على علاقة المؤسسة التجارية مع بقية العالم لتحقيق مركز تنافسي في السوق. فهي تساعد المؤسسة في تقييم كفاءتها بأكملها من خلال تحسين الاستراتيجيات واختيار أفضل الوسائل لتحقيق النتائج.
في النهاية، فإن الكفاءة لا تعني نفس المعنى الذي يتضمنه مصطلح الفعالية، ولكنها تدعمه وتحسن من جودته. يمكن اعتبارها الخطوة التالية بعد تحقيق الفعالية، حيث تركز الفعالية على ما إذا كنت قد حققت هدفًا معينًا أم لا، أما الكفاءة فتركز على كيفية تحقيق هذا الهدف.