ما هو قانون ” باريتو ” لإدارة الوقت

ما هو قانون باريتو

بالفعل أثناء دراستك ولاحقا في وظيفتك، هناك شيء واحد مهم قبل كل شيء: الإدارة الجيدة للوقت، هذه الكفاءة مهمة أيضا لـ 45% من خريجي متخصصي الموارد البشرية، يمكن لمبدأ باريتو المساعدة هنا، لم أكن هنا؟ هنا يمكنك معرفة ما يعنيه مبدأ باريتو، المعروف أيضا بقاعدة 80/20، وكيف يمكنك استخدامها كوسيلة لإدارة وقتك أثناء الدراسة والعمل.

هذا ما يقوله مبدأ باريتو: يعود مبدأ باريتو إلى مخترعه ، فيلفريدو باريتو، في بداية القرن العشرين ، درس توزيع ملكية الأراضي في إيطاليا واكتشف أن 20 بالمائة من المواطنين الإيطاليين يمتلكون 80 بالمائة من ممتلكات الدولة، ثم خلص إلى أن البنوك الإيطالية ، على سبيل المثال ، تعتني بـ 80 في المائة من عملائها لخمس الوقت الذي يقضونه.

ينص مبدأ باريتو، المعروف أيضًا باسم تأثير باريتو أو قاعدة 80/20، على أنه يمكن تحقيق 80٪ من النتائج بنسبة 20٪ من الجهد الإجمالي، وأن النتائج المتبقية 20٪ تتطلب معظم العمل (80٪).

أمثلة على مبدأ باريتو

التوزيع وفقًا لمبدأ باريتو واضح في مناطق أخرى أيضًا، بعض الأمثلة:

• في العديد من الشركات، يتم إجراء ٨٠٪ من المبيعات باستخدام ٢٠٪ من المنتجات أو العملاء.
• في المستودعات،تشغل 20% من المنتجات عادة 80% من المساحة.
• 20 في المائة من مواقع الويب على الإنترنت تمثل 80 في المائة من حجم البيانات.
• يعيش 80 في المائة من سكان المدن في بلد ما، و20 في المائة فقط يعيشون في المناطق الريفية.
• 20% من الطرق تشهد 80% من حركة المرور.
• يقضي الأطفال 20 في المائة فقط من وقتهم في لعب ألعابهم الـ 80 في المائة الأخرى.
• يمكن استخدام 20 بالمائة من جهات الاتصال المحفوظة لإجراء 80 بالمائة من المكالمات.
• ترتدي 20 في المائة فقط من ملابسك في خزانتك 80 في المائة من الوقت.
• بتخصيص الأولويات بشكل صحيح، يمكن لـ 20٪ من الجهد إنجاز 80٪ من العمل بشكل عام.
• المثال الأخير مهم عندما يتعلق الأمر بالعلاقة بين مبدأ باريتو وإدارة الوقت.

مبدأ باريتو وإدارة الوقت

يمكن أيضًا استخدام قاعدة 80/20 لإدارة الوقت في الحياة الخاصة ، أثناء الدراسة أو في العمل، وفقًا لذلك ، يعد مبدأ باريتو طريقة لإدارة الوقت يتم فيها إعطاء الأولوية للأجزاء المهمة من المشروع، وفقًا لقاعدة باريتو ، تحقق 20 بالمائة من المهام (أو 20 بالمائة من الوقت) 80 بالمائة من النتائج، إذا كان لديك مهام متعددة للقيام بها في نفس الوقت ، فمن المهم إنشاء قائمة أولويات.

تعد إدارة الوقت ميزة أساسية، وخاصة بالنسبة للخريجين والمهنيين الشباب، حيث من المتوقع أن يكون نصف المسؤولين عن الموارد البشرية حاصلين على درجة البكالوريوس، بالإضافة إلى قدرتهم على العمل بشكل مستقل وإدارة الوقت بشكل جيد، ويعد ذلك من أهم أهداف استثمار الوقت .

طبق مبدأ باريتو: إدارة الوقت الجيدة

تعني إدارة الوقت في دراستك أو في حياتك المهنية أنه يمكنك الوفاء بالمواعيد النهائية من خلال العمل في مشروع، و مع ذلك ، لا سيما مع المهام التي تعمل بالتوازي ، فمن الأهمية بمكان أن تعرف المهام الأكثر أهمية و أيها يجب القيام به أولاً،  و هنا يأتي دور مبدأ باريتو: من خلال معرفة ما هو مطلوب حقًا و ما هو ، بالمعنى الحقيقي للكلمة ، “مضيعة للوقت” ، يمكنك هيكلة عملك، أي أنك تحاول القيام بـ 80 بالمائة من العمل بنسبة 20 بالمائة من الوقت ، لأن هذه هي المهام الحاسمة.

مثال ملموس للحياة اليومية

• يتصل بك والداك صباح الأحد ويُفاجِئانك بحقيقة أنهما سيتوقفان لتناول الغداء.
• لتجديد الشقة، ستحتاج بالفعل إلى حوالي أربع ساعات للترتيب والتنظيف وغسل الأطباق وتنظيف الحمام، وما إلى ذلك، ولكن لديك فقط ساعة واحدة متبقية حتى الظهر.
• في هذه اللحظة، ستقوم بالشيء الأكثر أهمية في مبدأ باريتو.
• يشمل ذلك ترتيب السرير وتنظيف الملابس ووضعها في سلة الغسيل أو تحت السرير، ووضع الأطباق المتسخة في غسالة الأطباق.
• تحدث الأمور السيئة بسرعة ويبدو أن الشقة نظيفة في النظرة الأولى.

مثال ملموس للدراسة

• ستجري اجتماعًا آخر مع فريق المشروع خلال ثلاثة أيام لمناقشة المشروع الذي لديك.
• يجب عليك البحث في موضوعٍ محددٍ وإعداده خلال هذه الفترة.
• قبل بدء البحث بساعات، يجب التفكير في المعلومات التي يحتاجها فريقك للاستمرار في العمل خلال الاجتماع التالي.
• تبحث الآن فقط عن هذه المعلومات الأساسية وتضع نتائجك على الفور في عرض تقديمي.
• ينطبق ما يلي على العرض التقديمي الخاص بك: يتمتع المحتوى والمظهر التقريبي بأهمية خاصة.
• يمكن إنجازه في 20 في المائة من الوقت الإجمالي.
• على الرغم من أن التنسيق والعناصر المرئية والموسيقى الخلفية يمكن أن تضيف شيئًا رائعًا إلى العرض التقديمي، إلا أنها ليست أمورًا حاسمة جدًا عندما يكون الوقت محدودًا.

مثال ملموس لمهنة

• عليك تدريب موظف جديد في الصباح وفي نفس الوقت إنهاء مجموعة من الفواتير بحلول الظهيرة.
• عند تدريب الموظف ، ينطبق ما يلي: لا يجب عليك أن تظهر كل جزء صغير من مكتبك، ولكن يجب عليك شرح الاتصالات الأكثر أهمية في البداية حتى يتمكن الآخرون من بدء عملهم.
• يتم إيلاء الأولوية للأنشطة الأساسية هنا أيضًا.
• بعد الانتهاء من العمليات الضرورية، يمكن الجلوس مع الفواتير وإعطاء الأولوية للفواتير الهامة لأن الأقسام الأخرى قد تضطر إلى الاستمرار في العمل معها.
• يساعد مبدأ باريتو في تنظيم الوقت بحيث يمكنك القيام بكل المهام المهمة، ولكن يمكنك أيضًا قضاء الوقت الزائد في التفاصيل أو القيام بأنشطة أخرى.

مشاكل مبدأ باريتو

غالبًا ما يتم تضمين ثلاثة أخطاء رئيسية في مبدأ باريتو:

• على الرغم من أنه يمكن جمع العددين، إلا أن هذا خاطئ، حيث ينص مبدأ باريتو على أنه يمكن تحقيق 80 في المائة من النتائج بجهد 20 في المائة فقط، وإذا أردت تحقيق 100 في المائة، فيجب عليك الاستثمار بنسبة 100 في المائة.
• قسّم جميع المهام إلى 20 بالمائة: يدور مبدأ القاعدة 80/20 حول استخدام 20% من الأمور بكفاءة، بينما يوجد مهام أخرى يجب القيام بها وليست الاستخدام الأكثر فاعلية، مثل الرد على الرسائل البريدية والكتابة.
• بالإضافة إلى ذلك، لا ينبغي استخدام مبدأ باريتو كذريعة للاستغلال، فلتحقيق 20% من العمل يجب أن تكون منظمًا ومركزًا في هذا الوقت.
• يتمثل مبدأ باريتو في تعلم عدم الحاجة إلى التمسك بالكمال وتأجيل بعض المهام الصغيرة، بالإضافة إلى عدم الذعر عندما يكون الوقت محدودًا.

يتعلق الأمر أيضًا بترتيب الأشياء حسب الأولوية والتي لا تتطلب الكثير من الاهتمام.