ما هي مكونات بروفايل الشركات
مكونات بروفايل الشركات
- الغلاف
يتعين على الغلاف كواجهة لملف الشركة أن يتم تصميمه بشكل احترافي يناسب هدف الشركة، ويمكن تصميمه باستخدام برنامج الفوتوشوب أو برامج الأوفيس كما هو الحال في بعض مجلات وكتب الغلاف.
- الفهرس
يحتوي فهرس الملف الشخصي على العناوين الرئيسية لصفحاته، ويشمل أرقام صفحاتها في حالة عدم وجود ترقيم.
- المقدمة الخاصة بالشركة
يعتبر ملف البروفايل وسيلة تعريفية مهمة للشركة، ويجب أن يشمل مقدمة جيدة عن الشركة ليعطي القراء معلومات جيدة عن نشاطات الشركة وإنجازاتها، ولذلك يجب أن تختار الكلمات المميزة بعناية.
- كلمة الرئيس
يجب أن يكون هناك صفحة لكلمة رئيس الشركة موضحاً فيها أهم المعايير التي تتضمنها الشركة في منظومة عملها وما هي الاهداف التي تتطرق الشركة لعملها ذاكراً كذلك أهم الأساليب التي تؤهل القارئ للتعامل مع الشركة، وعلى رأس تلك المعايير لابد من ارفاق صورة للمدير العام أو رئيس مجلس الادارة وذلك لضمان المصداقية لدى القارئ.
- الاهداف المهمة و الرؤية
على كل شركة أن يكون لديها رؤية مستقبيله موضوعة بشكل واضح لتصور مستقبل الشركة في ادارتها وفي طريقة تعامل موظفيها، في تعبير مبسط لمدى الجهود المبذولة لدى الشكرة لتحقيق رؤيتها. ومن الافضل أن ترفق تلك الرؤية برسالة سامية توضح ما تؤمن به الشركة وتسعى الى تحقيقه، فالرسالة يكون لديها قابلية للوصول بشكل اسرع الى القارئ وذلك بما يتماشى مع رؤية الشركة. ولكي تصل أي شركة للنجاح الحقيقي لابد أن يكون لديها هدف أو مجموعة أهداف تعمل على تحقيقها وبذلك يرتفع مستوى التحدي والطموح لديها، مع التنبية بوجوب جعل تلك الاهداف حقيقية وليست خيالية.
- الخدمات التي تقدمها الشركة
هي صفحة يتم فيها ذكر جميع الخدمات التي قامت بها الشركة والتي لديها القدرة على تنفيذها مرارا وتكرارا. يجب أيضا ذكر المنتجات المهمة التي أنجزتها الشركة لجميع عملائها. وفي قسم المشاريع، يجب ذكر أسماء المشاريع التي قامت بها الشركة في وقت سابق، مع التركيز على ذكر الأرقام والنقاط الهامة التي قد تعكس صورة مميزة ومبهرة عن الشركة، مع إدراج صور توضح بعض هذه المشاريع في نهاية النص.
- الانجازات و العملاء وألبوم الصور
هذه الصفحة هي الأكثر فائدة في ملف الشركة، حيث تحتوي على أهم إنجازاتها على مدار السنوات. ويتم فيها شرح محطة البداية لتأسيس الشركة والعقبات التي واجهتها وكيف تم التغلب عليها والمضي قدما في تأسيسها. ويجب أن تضم الصفحة أسماء بعض الإنجازات السابقة لتحفيز العملاء على التعامل مع الشركة. فذكر تاريخ الإنجازات وشرح مدى سرعة إنجازها وكيفية الاحتفاظ بالعملاء يعتبر عاملا محفزا للقارئ للتعامل مع الشركة. كما يجب ذكر آخر الإنجازات والتغييرات الرئيسية، ويفضل ذلك مع إضافة صورا.
لذلك، تعد تلك الصفحة واحدة من وسائل الدعاية والإعلان للشركة، وتعمل على الترويج لمنتجاتها ومساعدة العملاء في تقييم الشركة وجودة خدماتها. يساهم تقييم العملاء في تحسين جودة المنتجات لدى جميع الشركات وتحسين الخدمات التي تقدمها الشركة التجارية، وهو ما يسعى إليه معظم الشركات. ويتم ذلك عن طريق دعوة المستخدمين لكتابة تقييم حول استخدامهم للمنتج أو التواصل مع خدمة العملاء. تقوم بعض الشركات بإبلاغ العملاء عن كيفية عملها والنظام الذي تتبعه في آلية عملها وسبب احتمال استغراق وقت طويل في إنجاز المهام.
يتم إضافة ألبوم الصور إلى ملف التعرف للشركة وهو يعتبر دليلا واضحا على قيام الشركة بنفس نوع المشاريع ، وقد تستخدمه بعض شركات المقاولات والديكور الداخلي والخارجي لعرض صور تحتوي على لوحات إعلانية خاصة بمقاول المشروع وهذا سيكون نموذجا جيدا لمحفظة شركة المقاولات لجذب العملاء.
- المستندات والشهادات وعناوين الاتصال
يعتبر هذا الجزء اختياري في ملف التعريف بالشركة، ويأتي ذلك لأنه بالطبع لا يمكن أن تكون هناك شركة بدون وجود المستندات الخاصة بها. على صفحة الاتصال يتم ذكر جميع المعلومات والبيانات اللازمة للتواصل مع الشركة، وفي حالة وجود مواقع إلكترونية للشركة، يجب ذكرها بالإضافة إلى البريد الإلكتروني للشركة وعنوان الشركة وجميع فروعها بالتفصيل، بدءا من ذكر اسم المدينة وصولا إلى رقم المبنى. يجب أن تكون المعلومات مكتوبة باللغة العربية والإنجليزية أيضا.
- الملكية الفكرية
يجب ذكر الملكية الفكرية في ملف التعريف الخاص بالشركة، وهي عامل مهم لرفع شأن الشركة أمام القارئين والعملاء.
- المسؤولية الاجتماعية
هي صفحة تذكر بعض النقاط الهامة التي توضح اهتمام الشركة بمبدأ حماية البيئة ومساهمتها في تطويرها لقضايا اجتماعية، ورسالتها العادلة.
- البيانات المالية
بعض نظم التجارة تتطلب الإفصاح عن البيانات المالية، مثل تفاصيل الإيرادات والنفقات والمعلومات الضريبية، ويعد ذلك نوعاً من أنواع المصداقية والشفافية.
بعض الملاحظات التي يجب مراعاتها في تصميم البروفايل
- عمل الفواصل وتبويبات الخاصة بالبروفايل
- يمكن الاطلاع على بعض الشركات الأخرى للاستفادة من أفكارها.
- يجب الحرص على تقديم عرض البروفايل لإدارة الشركة بمواصفات وجودة عالية، وتوفير ميزانية جيدة للبروفايل
بعض الأخطاء الشائعة في ملف البروفايل
- تتواجد عناوين الاتصال الرئيسية والهاتف السريعة في الصفحة الأولى من ملف الحساب الشخصي وليست في ذيل الصفحة.
- عادةً، تظهر صفحة الشركة قبل إضافة أرقام هواتف الاتصال السريعة.
- لا يجوز كتابة المختصر المفيد عن الشركة إلا في نهاية الموضوع، ويمكن الاستعاضة عن ذلك بوضع فهرس.
- الرؤية والأهداف والقيم هي عبارة عن أسطر بسيطة، ولا يجوز للعملاء الإعلان عن كيفية تحقيق هذه النوايا أو جعلها طويلة دون داعٍ
- من غير المسموح أن يحتوي ملف البروفايل على اسم الموظف أو الجنسية، إلا إذا طلب العميل معلومات حول الموظفين. عمومًا، يتم طلب السيرة الذاتية للعامل المراد تنفيذ أعماله.
- يتعين على المنظمات إضافة معلومات حول الهيكل التنظيمي ومصاحبتها بالصور كما هو موضح في المثال أعلاه في قسم إدارة الجودة
- تأتي الخدمات التي تقدمها الشركة في نهاية الملف، وهذا يتعارض تمامًا مع القواعد المعتمدة، حيث يجب أن تكون بداية الملف بعد تعريف المؤسسة.
- لا تضمن قائمة المشاريع اسم العقد وسنة التعاقد أورقمه ومدة تنفيذه.
- تتضمن الصفحات المتكررة على الموقع، على سبيل المثال، صفحة لعرض الخدمات وأخرى لعرض كل الخدمات وصفحة لعرض مختصر عن الخدمات، بالإضافة إلى البوم صور غير محدد الهوية بينهما.
- يدل الأمر على أن سياسة الأمن والسلامة والبيئة هي آخر صفحة في الملف وليست في المقام الأول.
- لا يُسمح بكتابة عبارة “إلخ إلخ” مع نقاط في صفحة ما.
- يستخدم التعريف التعريفي للشركة لسرد قصة حياتها، ويجب وضعه في مقدمة أي تقرير عن الشركة، أما تعريف الأعمال فيجب أن يكون مرتبطًا بصفحة الأعمال.
- قائمة المعدات موجودة في ملف البروفايل ولكن يجب أن يكون المرء حذرًا من استخدامها في المشاريع الكبيرة التي قد تتطلب معدات أكثر من ذلك.