ما هي أنواع الخطط وعناصرها
ما هي الخطط
تتنوع الخطط المهمة التي تضمن استقرار أي مؤسسة، حيث تعمل المؤسسات الكبرى تحت هذه الخطط لتحقيق الإنتاجية العالية من الأفراد المختلفين. يجب وضع خطط توضح مهام كل فرد لتحقيق إنتاجية عالية. يهدف ذلك إلى خلق تصور إيجابي للمؤسسات في أعين عملائها المحتملين. تحتاج المؤسسة إلى خطة لكل خطوة تقوم بها، على الرغم من أن هذه الخطط تختلف في نوعها حسب المهام المطلوبة.
يجب على المديرين القيام بعملية التخطيط اللازمة لمواءمة العمل داخل المؤسسة، وأيضا معرفة كيفية وضع خطة استراتيجية للمؤسسة الشاملة التي تنقسم إلى إدارات مختلفة، حيث تتوجب على كل إدارة وضع خطط مختلفة تتناسب مع الأنشطة التي تقوم بها تلك الإدارة، ويتوجب على المدير إشراف على إنتاج تلك الإدارة ومعرفة القدرة التنفيذية لكل فرد.
ما هي أنواع الخطط
ما هي أنواع الخطط وعناصرها التي تجعل المؤسسات أكثر انضباطًا، والإجابة علي هذا السؤال ، تتعدد أنواع الخطط اللازمة لعمل التعليمات و الإرشادات التي تتبعها كل إدارة من إدارات المؤسسات المختلفة والتي على أساسها يتم تقويم مجهودات كل فرد ومعرفة القدرة الإنتاجية لتلك الإدارة وهذه هي أبرز أنواع الخطط:
- الخطط الاستراتيجية: يتبنى أي مؤسسة نظام استراتيجي يعمل على تماسك المؤسسة واستمرارها لفترات طويلة، فالخطط الاستراتيجية هي الأساس التي تضع فيها المؤسسة قيمها وأسلوبها ورسالتها وهدفها وجميع التوجيهات الأساسية التي توضح سياسة المؤسسة، وتشرح لكل فرد داخل المؤسسة مجالات عمله الخاصة، وكيفية تعامل المؤسسة مع المجتمعات الخارجية.
- الخطط الإدارية: تعتبر المؤسسة الكيان الكبير الذي ينقسم إلى وحدات داخلية مختلفة، حيث تتولى كل وحدة إدارة مهمة محددة ولها مدير مسؤول عنها. وتهدف الخطط الإدارية إلى تحقيق التماسك والربط والوصل بين هذه الوحدات الإدارية حتى يتم العمل جماعيا وبنجاح. فالعمل الجماعي يعد أساس نجاح أي مؤسسة، وتمكن الخطط الإدارية من بناء علاقات تواصل فعالة بين الإدارات المختلفة والمديرين، وتعمل هذه الخطط على تحديد كيفية صياغة الرؤية وتنفيذها.
- الخطط التشغيلية: تتمثل الخطط التشغيلية في المهام المطلوب تنفيذها من كل فرد داخل المؤسسة، حتى يحدث النظام اللازم لعدم خلق مشاكل من نوعية تعدى أي فرد على عمل الآخر أو تتدخل أي فرد في عمل الآخر، فلابد أن يشعر كل فرد بتحقيق الذات داخل المؤسسة التي يعمل بها حتى يقدم أفضل ما لديه من قدرة إنتاجية خلال اليوم.
- الخطط الدائمة: تتمثل الخطط الدائمة في الأساليب المستخدمة باستمرار لتنفيذ المهام والأنشطة في الشركة، وتشمل ما يلي:
- السياسات: هي مجموعة من الخطوط العريضة التي تتبعها المؤسسة لضمان الاستقرار وعدم حدوث فوضى داخلها، وتظل ثابتة ولا تتغير، مثل رفض الموظفين قبول رشاوى أو هدايا غير قانونية مقابل أداء المهام. يجب أن يكون الموظف محايدا وموضوعيا وألا يتأثر بأي عوامل تغير مثل العوامل السياسية.
- القواعد: يجب على الأفراد الالتزام بمجموعة من القواعد التي يجب أن يراعيها عند العمل في أي مؤسسة، وعدم الانحراف عنها، وتلك القواعد تحدد الأساليب المتاحة وغير المتاحة للعمل داخل المؤسسة.
- الإجراءات: تعتبر هذه الخطوة فرعًا من القواعد التي تهدف إلى توجيه الفرد إلى المسار الصحيح لتنفيذ المهام، وتوضيح ما يجب فعله لأداء عمل محدد بشكل صحيح.
5. الخطط فريدة الاستعمال: تشير مصطلح الخطط إلى الوظيفة التي يؤديها الخطط، وتشمل خطط المواقف الخاصة والمحددة التالية
- البرامج: تتمثل البرامج في عدة طرق وأساليب معينة تم التفكير فيها واعتبارها من المؤسسة بشكل خاص لإنجاز موقف معين أو إتمام عمل محدد.
- المشاريع : تشير مصطلحات العمل المؤقت إلى إجراءات محددة تستخدم لأداء عمل معين بشكل مؤقت وليس طويل الأمد، ويتم استخدامها فقط لتنفيذ برنامج معين.
- الموازنات: هذه الخطط تعتمد على الأرقام .
تتأثر الخطط السابقة بمجموعة من العوامل بناءً على الزمن أو مدة الخطط المتبعة في المستقبل، كما يلي:
- الخطط قصيرة المدى: يحدد الوقت المناسب للخطط القصيرة المدى من عدة ساعات إلى سنة، فالمؤسسات التي تتبع الخطط القصيرة المدى لا تحقق نسبة استقرار عالية ونجاح منتشر مثل تلك التي تتبع الخطط الطويلة المدى.
- الخطط متوسطة المدى: المؤسسات التي تعتمد خططا متوسطة المدى تكون أكثر استقرارا ونجاحا من تلك التي تعتمد على خطط قصيرة المدى، لأنها تبقى نشطة لفترة طويلة تتراوح من سنة إلى خمس سنوات.
- الخطط طويلة المدى: تعد هذه الخطط الأفضل لأنها تعكس مستويات عالية من التفكير والفرادة الإنتاجية التي تتمتع بها المؤسسة، وتترتب على ذلك القدرة الإنتاجية وتوفر بيئة عمل مناسبة للأفراد، وتستمر هذه الخطط لأكثر من خمس سنوات.
- الخطط على المستوى القطاعي: تعني هذه الخطط جزءا محددا وليس الكل، وتوجه لأحد الأقسام في المؤسسة أو الإدارات للاطلاع على الأعمال.
- الخطط على المستوى الوظيفي: تستهدف هذه الخطط الأعمال اليومية التي تتم في المؤسسة على مدار اليوم في مستوياتها الأدنى، وتشمل وحدات التسويق والموارد البشرية والمحاسبة والإنتاج.
- الخطط التكتيكية: تحمل هذه الخطط الاستراتيجية في طياتها المستوى القطاعي والوظيفي، حيث تقوم بدور هام في تنفيذ الخطط الاستراتيجية الأساسية، وجميع الخطط تأتي بعدها. فهي في قمة الهرم الإداري، ومن ثم فإن الخطط التكتيكية تتدخل للتعامل مع الأزمات المفاجئة مثل الكوارث الطبيعية والبشرية، وتلعب دورا هاما في تخطيط العمل البديل.
- الخطط حسب تكرار الاستعمال :توجد خطط تستخدمها المؤسسة عند الحاجة، بما في ذلك خطط متكررة الاستخدام التي تساعد في حل المشاكل التي يواجهها المديرون، وبعض هذه المشاكل تشمل خروج العاملين عن النص أو التأخر في الحضور، ولذلك تستخدم المؤسسة خططا متكررة الاستخدام تحدد كيفية معاقبة المتأخرين لتجنب أي خلافات في هذا الصدد.
- خطط الطوارىء :تساعد الخطط الاحتياطية على إنقاذ المؤسسات من الانهيار في حالات الأزمات أو المواقف غير المتوقعة، وتسمح لها بالتصرف بسرعة وفعالية في هذه الحالات كما لو كانت في المواقف العادية، وهذا يعد جزءا من ثقافة المؤسسات الكبيرة التي تخطط بعناية لجميع الأحداث المتوقعة والغير متوقعة، وهذا ما يميز المؤسسات ويحدد نجاحها في التعامل مع الأزمات.
عناصر الخطة
تم تحديد أنواع الخطط، وتعتمد عناصرها على الاستراتيجيات التي تحدد الأهداف المطلوبة للمنظمة أو المؤسسة، بالإضافة إلى كيفية التحقق من تلك الأهداف وتنفيذها، وتشمل أيضا عنصر المراقبة الذي يتم به مراقبة القدرة الإنتاجية والجودة ومدى التطور بناء على تنفيذ الخطط المختلفة في المواقف المتغيرة.
ما هي عوامل نجاح الخطط
من الضروري معرفة مراحل إعداد الخطة ومؤشرات نجاح الخطط المختلفة، وتتمثل في
- توفر الموارد البشرية المؤهلة لتنفيذ الخطط بشكل سليم، بالإضافة إلى توفّر المواد الخام التي تُسهّل عملية تنفيذ الخطط.
- أن تكون الخطط قابلة للتنفيذ على أرض الواقع من الأساس، ليست مجرد كلام على الورق.
- يجب على جميع القوى العاملة أن تفهم بوضوح الخطط التي تنتهجها المؤسسة أو المنظمة.
- يجب الحرص على تكامل وترابط أهداف الخطط المختلفة لتحقيق الغرض المرجو منها.
- الحرص على تحفيز التنافس بين القوى العاملة بدلاً من الصراع.
- أن يحتفظ العاملون بالرغبة المستمرة في العمل والإنتاج بأفضل جودة وسرعة.
- الحرص على العمل الجماعي والتعاون.
ما هي أنواع الخطط وعناصرها التي تجعل المؤسسة تسلك الطريق الصحيح؟ في المؤسسات الكبرى، يتطلب الأمر وجود عقل مدبر وواع قادر على السيطرة والتحكم البناء في الموارد البشرية التي تعمل تحت راية المؤسسة، وذلك لإنجاز المهام المطلوبة يوميا بسرعة وجودة عالية.