مراحل إعداد الخطة
المقصود بـ إعداد الخطط
إعداد الخطط يشكل عنصرًا أساسيًا لتحقيق النجاح، سواء كانت الخطة كبيرة مثل التخطيط للمشروعات الكبيرة أو صغيرة مثل التخطيط لكيفية استغلال الوقت وتوزيع المهام اليومية على عدد الساعات المتاحة أو بدء مشروع صغير.
التخطيط الجيد قبل البدء في أي شيء هو الأفضل، حتى يتم تجنب إهدار الوقت وإضاعة المجهود والفشل والإحباط، بسبب عدم الإنجاز بالشكل المطلوب، وهناك العديد من أنواع الخطط التي يجب علينا التعرف عليها وكذلك يجب التعرف على كيفية وضع خطة استراتيجية
مراحل إعداد الخطط
هناك عدة مراحل يجب أن تمر بها أي خطة، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، لكي تضمن نجاحها وتحقيق الهدف المطلوب، وتتكون من 8 خطوات على النحو التالي:
- صياغة الإطار العام :يتضمن إعداد الخطة تحديد الإطار العام للشيء الذي ستوضع الخطة لتنفيذه، من خلال جمع جميع المعلومات المحيطة وتحديد الهدف العام الذي تريد تحقيقه، بغض النظر عن أي عوامل من عوامل البيئة المحيطة، وتعد هذه الخطوة خطوة أساسية في إعداد أي خطة.
مثلاً إذا كان لديك مشروع ما وتريد أن تضع خطة للوصول لنسبة أرباح معينة في السنة، لابد أن تحدد النسبة التي تريد الوصول إليها في السنة لتبدأ في الخطوات التالية قياس هذه الهدف العام، الذي لا يخضع لأي معايير و التحقيق فيما إذا كان ممكن تحقيقه أم سيتم تعديله قبل الدخول في مرحلة التنفيذ.
وليس من الضرورة أن تطبق هذا الأسلوب على المشروعات فقط، يمكنك تطبيقه أيضا على حياتك اليومية، على سبيل المثال، إذا كان لديك هدف عام لفقدان عدد معين من الكيلوجرامات في الشهر، يجب عليك تحديد هدفك العام، مثلا 10 كيلوجرام في الشهر، ثم تقوم بقياس تحقيق هذا الهدف وفقا للعوامل المتعددة مثل البيئة المحيطة بك وطبيعة جسمك وحالتك الصحية وغيرها، أو يمكن تعديل الهدف لجعله قابلا للتحقيق.
- دراسة العوامل الخارجية المؤثرة على الخطة :يعتبر تحليل الظروف والعوامل الخارجية التي قد تؤثر على أداء تنفيذ الخطة قبل البدء في تنفيذها خطوة هامة جدًا، حيث أنها تعتبر واحدة من أهم المصادر التي يمكن أن تؤدي إلى فشل الخطة إذا لم يتم دراستها بشكل جيد.
– يتم دراسة الظروف المحيطة عن طريق قياس النقاط السلبية والإيجابية، التي تؤثر بشكل كبير في تنفيذ الخطة وقد تعرقل نجاحها.
مثلاً إذا حددت نسبة الأرباح التي تريد الوصول إليها سنوياً،وليكن عشرين ألف جنية والظروف المحيطة بمشروعك يوجد بها قلة في طاقم الموظفين وعدم وجود خطة تسويق فعالة ومصروفات كثيرة للتعويضات بسبب قلة الخبرة، هذا يعني أن الوصول لهذا الهدف مستحيل بناءاً على الظروف الخارجية، ويجب عليك وضع خطة لإصلاح الظروف المحيطة أولاً ثم وضع خطة لتحقيق الأرباح.
ونفس الشيء عند خسارة الوزن إذا أردت خسارة 10 كيلو جرامات في الشهر، والبيئة المحيطة وهي بيتك يحتوي على العديد من المغريات ويقوم أصدقائك دائماً بدعوتك لتناول الطعام الغير صحي، هذا يعني أنه لابد لك من التخلص من المغريات الموجودة في المنزل، وطلب المساعدة من أصدقائك للبعد عن الوجبات الدسمة ثم البدء في وضع الخطة الخاصة بالوصول للهدف العام.
- تحديد الأهداف ووضع الخطط البديلة :في هذه الخطوة يتم تحديد الأهداف، ولكن ليس بشكل عام دون أخذ أي شيء في الاعتبار، بل يتم تحديد الأهداف بطريقة واقعية ومنطقية بناءاً على الظروف المحيطة التي تم قياسها في الخطوة السابقة، وإذا وجدت أن الهدف العام الذي حددته لا يمكن تنفيذه يمكنك وضع الخطط البديلة لتتناسب مع الوضع الحالي لحين تغييره.
في حالة المشروع، يمكن خفض المبلغ المطلوب للوصول إليه في نهاية السنة إلى الربع، مع العمل على حل المشكلات التي تسببت في قلة الأرباح.
في حالة فقدان الوزن، يمكن تخفيض عدد الكيلوجرامات التي تهدف لخسارتها في الشهر بحسب الظروف الحالية والعمل على تغييرها.
- طرح الأسئلة حول الأشياء المطلوبة لبلوغ الأهداف :إجراء عملية طرح الأسئلة يُعتبر الخطوة الأساسية لأنها تساهم في تفصيل الخطة بشكل أفضل وتساعد على حل المشكلات التي قد تعترض تنفيذ الخطة.
- تحديد الوقت :يجب وضع جدول زمني محدد لقياس أداء العمل والقدرة على تقييم النتائج، وإذا ترك الزمن مفتوحًا فسيتسبب ذلك في تفسد أحد أهم عناصر الخطة، لأن الخطة الناجحة يجب أن تشمل زمنًا محددًا.
- وضع الخطة :بعد تحديد الهدف العام في الخطوة الأولى وتعديله وفقًا للوضع الحالي، يأتي الدور الآن لوضع خطة التنفيذ ورصد الوضع بحيث يمكن قياس الأداء بدقة في الخطوة التالية.
- تقييم الأداء :يتم تقييم الأداء عن طريق قياس النتيجة التي تم الوصول إليها في الوقت المحدد، ومن خلال قياس الأداء العام طوال فترة تنفيذ الخطة.
من المهم البدء في كتابة الملاحظات عندما تنجح الخطة في تحقيق جزء من الأهداف أو حتى عندما تفشل، وذلك بتدوين الأسباب التي أدت إلى هذه النتائج
- القيام بالتعديلات المطلوبة :في هذه الخطوة الأخيرة، يتم وضع التعديلات والأهداف الجدية للوصول إلى الهدف المطلوب، استنادًا إلى الملاحظات التي تم تدوينها في الخطوة السابقة وتطبيقها على جميع مراحل إعداد الخطة السابقة.
اساليب التخطيط الاستراتيجي
- أسلوب التحليل الرباعي
يعتمد هذا النهج على دراسة وتحليل الواقع من خلال اعتماد أربعة عناصر: نقاط القوة والضعف والفرص والعوامل الخارجية المحيطة.
- أسلوب تحليل مجالات العمل
يتم الاعتماد على هذا الأسلوب في المنافسة على الحصص السوقية، من خلال دراسة الوضع التنافسي ووضع الخطط التي تساعد على زيادة المنافسة بشكل أكبر والدخول إلى مجالات جديدة، بهدف زيادة حصص الشركة في السوق.
- أسلوب تحليل الأسئلة
يعتمد هذا الأسلوب على طرح الأسئلة والإجابة عليها لتحديد الاستراتيجية المناسبة.
- أسلوب كتابة السيناريو
يعتبر هذا الأسلوب من أكثر النماذج الفعالة في وضع الاستراتيجيات، حيث يعتمد على توقع عدة سيناريوهات للشركة في المستقبل، وذلك بناءً على وضعها المالي الحالي ووضعها في السوق.
يتضمن هذا الأسلوب سيناريو للطوارئ وحلول فعالة وسهلة التنفيذ لتوفير الوقت عند حدوث مشكلات خلال العمل.
أهمية إعداد الخطة
يوجد العديد من الفوائد في وضع الخطط بشكل عام، أهمها:
- تمنع إهدار الوقت والجهد.
- تمكن من الوصول السريع للأهداف.
- تساعد في عملية التطوير والوصول إلى الأشياء الرئيسية المسببة للمشكلات.
- تُعد هذه الطريقة أسلوبًا هامًا وفعالًا في حالة المشروعات الكبيرة والصغيرة.
- أصبحت طريقة العمل بالخطة مشهورة في الحياة العامة في الآونة الأخيرة، حيث يتم التخطيط لأداء المهام اليومية ووضع خطة لتطوير الذات وتحديد الأهداف التي يرغب الفرد بالوصول إليها في العمل.
عوامل نجاح الخطة
- التقيد بالوقت المحدد للخطة
- يجب أن يتم التأقلم مع الظروف الخارجية وتحليلها بشكل جيد لتحقيق الهدف العام.
- يجب وضع أهداف منطقية وواقعية وقابلة للقياس.
- يجب قياس الأداء طوال فترة تنفيذ الخطة.
- عدم تحقيق الهدف بالضبط المحدد لا يعني فشل الخطة طالما تم اتباع الخطوات الأساسية لضمان نجاح الخطة، ويمكن إعادة دراسة الأخطاء وإجراء التعديلات اللازمة والبدء في العمل مرة أخرى مع تكرار العمليات لتحقيق الهدف المرجو.