أنواع الخدمات الأرشيفية

ما هي أنواع الخدمات الأرشيفية

الأرشيف هو مجموعة من الوثائق المتعلقة بعمل أي جهة إدارية، سواء كانت جهة حكومية، مؤسسة، أو فرد، حيث يتم الانتهاء من العمل بها ويتم حفظها بوسائل خاصة لحمايتها، ويمكن الرجوع إليها بسهولة عند الحاجة. أما الأرشفة فهي كلمة تستخدم للإشارة إلى المخطوطات الأصلية التي كتبها عظماء الماضي، بالإضافة إلى المكان الذي يتم فيه حفظ هذه الأعمال حتى يتسنى للجمهور الوصول إليها للإطلاع عليها.

وهذه الكتب ذات أهمية كبيرة بسبب قيمتها الثقافية والتاريخية، ولا يأمل المرء في العثور على كتب ومجلات غالبًا ما توجد في المكتبات العامة والخاصة وهو ما يوضح الفرق بين الارشيف والمكتبه، ونظرًا لأن المواد المخزنة في الأرشيف لها أهمية كبيرة، يجب حفظها باستخدام تقنيات الحفظ الحديثة، ومن أنواع الخدمات الأرشيفية ما يلي:

الأرشيف العام

هي أرشيفات تم إنشاؤها بواسطة أي نوع من الهيئات العامة، سواء كانت وزارات، أو وكالات حكومية، أو هيئات عامة، أو مجموعات محلية “مجتمع، دولة”، إلخ، ويتألف الأرشيف العام من وثائق تاريخية تم إنشاؤها أو استلامها من قبل وكالات الحزب والدولة والجماعات المحلية والمؤسسات والهيئات العامة.

لا يمكن مصادرة أو التصرف في المحفوظات العامة بسبب التقادم، وإذا ثبت أن الأرشيف ينتمي إلى أفراد طبيعيين أو اعتباريين لديهم مصادر عامة، يحق للدولة سحبه في أي وقت.

الأرشيف الخاص

يتكون الأرشيف الخاص من وثائق يحتفظ بها الأفراد أو العائلات أو المؤسسات أو المنظمات الخاصة، وهذا يعني أنها ملكية خاصة لأشخاص معينين أو مؤسسات خاصة، ويجب على أي حامل أو مالك لوثائق خاصة ذات أهمية تاريخية أو اقتصادية أو اجتماعية أو ثقافية دائمة أن يبلغ عنها إلى المؤسسة المسؤولة عن الأرشيف الوطني.

ويتم تصنيف أنواع الوثائق الأرشيفية بناءً على اقتراح المؤسسة المسؤولة عن الأرشيف بعد التحقق من صحتها، وتعمل الدولة على دعم وحماية وحفظ الوثائق المذكورة أعلاه، والتي تظل ملكية خاصة، ويمكنها عمل نسخة.

ويكون لمالك أو حامل الأرشيف الذي يحتفظ به بشكل مؤقت أو دائم لدى المؤسسة المسؤولة عن الأرشيف الوطني الحق في عمل نسخة مجانية أثناء الإيداع والحصول عليها مجانًا إذا لزم الأمر، وإذا كان الأرشيف معلق مؤقتًا، يمكن للمالك التقدم بطلب لاستعادته، وفتح الأرشيف الخاص للآخرين لعرضه يتم بإذن المالك.

أرشيفات الحوكمة

عادة ما تكون أرشفة الحوكمة مدفوعة بالامتثال التنظيمي أو الرغبة في الاستعداد للاكتشاف الإلكتروني، مع متطلبات صارمة واتفاقيات مستوى الخدمة، ونتيجة لذلك، يكون التسعير أعلى من سعره العاظي، وتميل عقود البائعين إلى أن تكون معقدة، وغالبًا ما تكون نماذج التسعير / الترخيص معقدة للغاية، ووغالبًا ما تكون تجربة المستخدم فكرة متأخرة.

الرسائل (البريد الإلكتروني والرسائل الفورية) هي المحتوى الأساسي المستهدف في أرشيفات الحوكمة، على الرغم من طلب البائعين دعم أنواع مختلفة من المحتوى، مثل المواقع الإلكترونية ووسائل التواصل الاجتماعي والملفات.

أرشيف التخزين البارد

ينصِبُ التركيزُ الرئيسيُّ لأرشيفِ التخزينِ الباردِ على تخزينِ البياناتِ التي لا يمكنُ لمسها بأرخصِ سعرٍ ممكنٍ، وهذا كلُّ شيءٍ حقًّا، لكن احذر من أوقاتِالاسترجاعِ، حيثُ قد يستغرِقُ جلبُ البياناتِ من أرشيفِ التخزينِ الباردِ أيامًا.

وبالرغم من أن التكلفة المنخفضة تبدو جاذبة، فإنه قد يكون من الصعب على المؤسسة تحديد البيانات المناسبة لهذا النوع من الأرشفة، لذلك فإن المرشحين الواضحين مثل النسخ الاحتياطية والبيانات من التطبيقات المتوقفة يميلون إلى أنيكونوا الأكثر توقفًا عند هذه النقطة.

ونظرًا لعدم وجود أي وصول متكامل للمستخدم أو إدارة البيانات أو الميزات التي من شأنها مساعدتك في حالة الاكتشاف الإلكتروني أو تدقيق الأرشيفات الباردة، غالبًا ما يُنظر إليها على أنها خطيرة من قِبل قادة تكنولوجيا المعلومات ذوي الخبرة، مما يتطلب الاستثمار في التطوير أو برامج الجهات الخارجية.

الأرشفة النشطة

ظهر مفهوم “الأرشفة النشطة” في السنوات الأخيرة، وتركز هذه الحلول بشكل أكبر على المستخدم، وتهدف إلى المساعدة في إدارة نمو البيانات وتقليل تكاليف التخزين، ولذلك فهي ميسورة التكلفة أكثر من أرشيفات الحوكمة.

مفهوم الأرشفة النشطة رائع وهناك مجال للابتكار. ومع ذلك، فإنه ليس محصنا ضد التزامات الامتثال والتقاضي. لذا، سيكون من المثير للاهتمام معرفة إلى أي مدى تلبي المحفوظات النشطة احتياجات الميزات في هذه المجالات، وإذا تسربت المحفوظات النشطة إلى مجال الحوكمة، سيكون من المثير للاهتمام معرفة كيفية التعامل مع هذا الأمر من قبل البائعين ونوع الاضطراب الذي يسببه.

مراحل الأرشيف

يمر الأرشيف بمراحل مختلفة خلال دورة حياته منذ إنشائه حتى تحديد مصيره النهائي، سواء كان ذلك بالحذف أو الاحتفاظ الدائم، ويمكن تمييز ثلاث مراحل أساسية في عمر الأرشيف، وهي:

أرشيف العمر الأول

يشار أيضا إلى هذا بأنه أرشيف حي أو أرشيف حالي أو أرشيف من الجيل الأول. وهذه هي المستندات التي يتم إنشاؤها يوميا أو يتم إعادة صياغتها في لجان ومؤسسات مختلفة، وتستمر في الاستخدام والقراءة اليومية إذا لزم الأمر. على سبيل المثال، هناك قضايا في عملية البحث أو ملفات لم يتم التحقيق فيها ولا تزال معلقة، أو الملفات التي تصنف على مستوى الموظف، وتستمر هذه الملفات في التحليل أو في مستوى الأمانات وملفات الموظفين.

وهذه الوثائق محفوظة في دكاكين الإدارات التي يتم إنتاجها فيها ويتم الاحتفاظ بها لمدة أقصاها أربع سنوات، وفي حالات استثنائية أخرى يمكن تخزين هذه المستندات لأكثر من 5 سنوات، على سبيل المثال: الملفات الإدارية للموظفين، يمكن تخزينها لمدة 40 سنة على مستوى المصالح المعنية، وهذا هو أكبر حد لمهنة أو مسار احترافي.

أرشيف العمر الثاني

يعرف نوع الأرشيف الذي يطلق عليه “الأرشيف الوسيط” أو “أرشيف الجيل الثاني” بأنه مجموعة من الوثائق التي تم إعدادها أو استلامها أو الاحتفاظ بها من قبل منظمات النشاط الوطنية المختلفة، أو الوثائق التي يتم الاحتفاظ بها لمدة تزيد عن 5 سنوات ويمكن الاطلاع عليها بشكل دوري. ونظرا لحجم هذه الوثائق الكبير، فإنها تشكل مشكلة للمديرين بسبب مشاكل الصيانة والتصنيف والاحتفاظ بها بسبب التراكم الشديد.

يمكن تخزين الأرشيف بطرق مختلفة في موقع مخصص خصيصًا لهذا الغرض، أو يمكن إرساله إلى قسم الأرشيف في المنشأة وتخزينه هناك لمدة 10 إلى 15 عامًا.

أرشيف العمر الثالث

يُشار إلى الأرشيف التاريخي أو أرشيف الجيل الثالث الذي يتألف من الوثائق التي كانت موجودة لأكثر من خمسة عشر عامًا وأصبحت غير ضرورية لإدارة المصالح، وتتم إجبارية إيداعها في مكتب الأرشيف الوطني أو مكتب أرشيف الدولة.

تتميز هذه المرحلة بانتهاء القيمة الإدارية لبعض الوثائق، حيث تصبح بلا قيمة بغض النظر عن طبيعتها التاريخية أو السياسية أو الثقافية أو الاقتصادية أو العلمية. يتم استبعاد هذه الوثائق من الهيئات، بينما تظهر قيمة التاريخية للوثائق الأخرى. يتم اتخاذ قرار بالاحتفاظ بها بشكل دائم في ظروف مناسبة، لتسهيل استخدامها مرة أخرى بعد إجراء المعالجة العلمية، حيث تعتبر تراثا ثقافيا وذاكرة للأم.