مفهوم التخطيط الاداري وأنواعه
ماهو التخطيط الاداري
يُعَدُ التخطيط الإداري من الأنشطة الأساسية التي لا يمكن الاستغناء عنها في أي منشأة، حيث يهدف إلى تحقيق الأهداف المرجوة لها، فقد يكون من الصعب الوصول إليها بدون التخطيط الإداري، وذلك عن طريق تسخير الأعمال والتوجه نحو النتائج المرغوبة.
نظرًا لأهمية هذا النشاط الذي يساهم بشكل كبير في تسهيل الأعمال المتعلقة بالمنظمة، سنتحدث في هذا المقال عن مفهوم التخطيط الإداري وأنواعه، بالإضافة إلى أهميته وخصائصه وخطواته.
يوجد العديد من مفاهيم التخطيط الإداري وأنواعه، ومن بين هذه المفاهيم ما قدمه جورج آر تيري حول أن التخطيط يتضمن “اختيار الحقائق وربطها وإنشاء واستخدام الافتراضات، وصياغة الأنشطة المقترحة التي تعتبر ضرورية لتحقيق النتائج المرجوة”، ويعد التخطيط الإداري واحدا من أهم الأنشطة في المنظمات لتيسير العمليات الإدارية، ولا يوجد فرق كبير بين مفهوم التخطيط ومفهوم التنظيم، ويجب معرفة أساليب التنظيم الإداري .
يتم التخطيط الإداري بتحديد الأهداف وتنظيمها لتحقيق نتائج إيجابية، ويعد التخطيط الإداري واحدًا من الوظائف الخمس داخل المنظمة الإدارية والتي تستخدم كل الموارد البشرية والاقتصادية في العملية التجارية، ويساعد على التنبؤ بالمستقبل.
أنواع التخطيط الإداري
- التخطيط العلمي: هذا يتعلق بالأنشطة اليومية داخل المنظمة، ويمكن استخدامه مرة واحدة لأغراض مثل الحملات التسويقية، ويمكن استخدامه أيضًا لحل المشكلات التي تواجه الشركة.
- التخطيط الاستراتيجي: يتعلق ذلك بالقرارات ذات المدد الطويل التي يمكن أن تمتد من عامين إلى عشر سنوات، حيث يتم وصف الأسباب الضرورية لحدوث الأحداث وفقًا لنظرة عامة شاملة، ويهدف إلى تحقيق الرؤية والرسالة والقيم.
- التخطيط للطوارىء: هدف هذا النوع من التخطيط إلى وضع خطط طارئة يمكن من خلالها حل المشاكل والأحداث الطارئة والغير متوقعة في العمل، وذلك لضمان استمرارية العمل دون انقطاع.
- التخطيط التكتيكي: يتعلق هذا النوع من التخطيط بالتخطيط الاستراتيجي الذي يعتمد بدوره على وضع خطط مستقبلية تسهل الأعمال التجارية، ومع ذلك، يمكن تقسيم الخطط الاستراتيجية إلى عدة أجزاء، حيث يمكن أن تكون هناك خطة لمدة عام واحد فقط وهكذا.
أهميه التخطيط الاداري
يمكن للتخطيط الإداري أن يساهم في تحسين التعاون والعمل داخل الشركة، بالإضافة إلى إدارة الوقت والجهد بشكل فعال، فالتنظيم يسهل الأمور، وبالتالي فإن للتخطيط الإداري أهمية كبيرة في الشركات
- يساعد وضوح خطة العمل التي يتبعها المديرون على تحقيق أهداف المؤسسة بشكل منظم وسريع.
- يمكن للمديرين والموظفين تنفيذ العمل بشكل أوضح، نظرًا لأن كلاً منهما يعمل على تنفيذ الخطة التي وضعتها الإدارة العليا.
- التخطيط الادارى وانواعة التي تساهم بشكل كبير في إدارة العملية الإدارية فيمكن من خلال انواعه اللجوء للخطط البديلة وكذلك استخدام خطط الطوارىء ما إذا واجه المنظمة أمر طارئ، مما يساهم في سير العمل دون انقطاعه في حالات الطوارئ الأمر الذي يجعل المديرين أكثر اطمئناً على العملية الإدارية.
- يجب أن يكون هناك وضوح للأمور لجميع العاملين في المؤسسة من الأكبر إلى الأصغر، ويجب التعاون بينهم لإنجاز العمل بشكل واضح.
خصائص التخطيط الاداري
تتعدد خصائص التخطيط الإداري التي يمكن تطبيقها لتحقيق الأهداف المحددة للمنظمة، والتي يمكن تحقيقها من خلال تحقيق الرؤية والرسالة الكاملة للمنظمة، وفيما يلي بعض من هذه الخصائص:
- أساس النجاح: يُعَد التخطيط الوظيفة الأساسية للإدارة، حيث يشكل أساس الإدارة الناجحة، إذ يقيس الكفاءة الإدارية للموظفين خلال فترة زمنية محددة.
- الأهداف الواضحة: يعتمد التخطيط بشكل كبير على وضع أهداف واضحة ومحددة، والتي يمكن الاعتماد عليها في سير العمل داخل المنظومة، ويتم التزام جميع موظفي المؤسسة بهذه الأهداف، وتساعدهم على تجنب الارتباك والتباس الأمور، وتضمن تحقيق الأهداف بسهولة ويسر.
- تنفيذ الخطط بشكل صحيح: يتوقف تنفيذ الخطط بشكل صحيح على فهم الخطة بشكل جيد، لذلك من المهم نقل هذه الخطط بشكل صحيح إلى الأفراد العاملين في المنظمة والتأكد من وصولها كما هي دون تغييرات، لتسهيل تنفيذها والحد من الأخطاء التي قد تؤثر على سير العمل.
- المرونة والتكيف: المرونة هي سمة أساسية في التخطيط الإداري وأنواعه. ترتبط بنوع التخطيط الطارئ، حيث يتم التكيف مع الأمور الطارئة لضمان استمرارية العمل وعدم انقطاع العمليات الإدارية. يمكن استخدام هذه الخاصية لوضع خطط للتعامل مع ما سيحدث في المستقبل، وعلى الرغم من صعوبة التنبؤ بما سيحدث في المستقبل، يمكن فرض ما يمكن أن يحدث من خلال التخطيط.
- الإلمام بكافة الجوانب: إن التخطيط الإداري وأنواعه يشمل جميع الجوانب المتعلقة بالعملية الإدارية، ويتم ذلك من خلال تطبيق أنواع مختلفة من التخطيط، وذلك لتحقيق الأهداف والوصول إلى أفضل النتائج الإيجابية.
- تحديد القيمة الاقتصادية: تتضمن الخطط خطة اقتصادية يشارك في وضعها التخطيط الإداري، ويمكن من خلالها حساب الأموال الاقتصادية التي يتم استخدامها لتنفيذ الأعمال، وهذا يجعل العملية التجارية واضحة ومفهومة.
التخطيط الإداري الناجح وخطواته.
يستند التنظيم الإداري على سلسلة من الخطوات التي يتم اتباعها لضمان النجاح وتوفير الوقت والجهد، وتتضمن هذه الخطوات ما يلي:
- تحديد الهدف: يعتمد التخطيط بشكل أولى على وضع الأهداف المطلوب تحقيها والتي بتحقيقها تتحقق كافة النتائج المرجوة، كما أن وضع الأهداف يساهم بشكل كبير في توفير الوقت والجهد ورأس المال، بالإضافة إلى تيسير العملية الإدارية دون عوائق وارتباكات وجعل العاملي بالمؤسسة كاليد الواحدة وعدم انحرافهم عن الهدف الأساسي والمطلوب.
- وضع رؤية التخطيط: تتمثل رؤية التخطيط في وضع كل ما يتعلق بالعملية الإدارية، مثل طرح المشاكل والتحذيرات التي يمكن أن تواجه العملية أثناء تنفيذها.
- وضع الخطط البديلة: في هذا الجزء من التخطيط يتم وضع الخطط الإدارية البديلة لتكيف المنظمة مع الأوضاع الطارئة بمرونة ويسر لضمان استمرارية العملية الإدارية.
- انشاء خطط ثانوية: يمكن تطبيق العديد من الخطط الفرعية لتسهيل تنفيذ الخطط الرئيسية، بالإضافة إلى خلق بيئة تعاونية بين العاملين لإنجاز العمل بشكل أسرع وتوفير الوقت.
- التقييم: يجب متابعة الخطط الموضوعة والتأكد من تنفيذها بالشكل المطلوب، وذلك من خلال تقييم العاملين ومراقبة أدائهم بانتظام لتحديد الأخطاء وتنفيذ الخطة بشكل صحيح.
لماذا يلجأ المديرون لتنفيذ التخطيط الإداري
يعتمد المديرون على تنفيذ التخطيط الإداري لتسهيل أعمالهم بدقة وبدون أخطاء. يعمل التنوع في الأهداف على زيادة الأخطاء أثناء العمل. وعلى العكس من ذلك، إذا كان هناك هدف واحد داخل المنظمة، يعمل الجميع معا لتحقيقه بشكل صحيح، مما يوحد الرؤى الفكرية داخل المنظمة. يساهم التخطيط الإداري بشكل كبير في توفير الموارد البشرية والاقتصادية، مما يساعد في التغلب على أزمة الموارد داخل الشركة.
معوقات تنفيذ التخطيط الإداري
يواجه تنفيذ التخطيط الإداري عدد من المعوقات أبرزها:
- يتعلق عدم الكفاءة في الموارد البشرية والاقتصادية بعدم قدرة العاملين في المؤسسة على تنفيذ خططهم المطروحة وارتكاب أخطاء في تنفيذها.