شهدت السنوات العشر الماضية ظهور موجة من البرامج المتقدمة للبيانات الضخمة، التي تم تصميمها لتحليل ومعالجة وتصور البيانات. ومع ذلك، للخبراء في مجال المعرفة، يظل برنامج Microsoft Excel بعد 30 عاما هو المفضل لفهم البيانات. يؤكد ساتيا ناديلا، الرئيس التنفيذي لشركة Microsoft، أن Excel لا يزال المنتج الوحيد الذي يتفوق على البقية ويعد أحد مميزات ويندوز 10، ويستخدمه 750 مليون محترف في مجال المعرفة حول العالم يوميا.
تعريف برنامج Excel
- توفر برامج إكسل عددا كبيرا من الوظائف المضمنة التي يمكن استخدامها لإجراء عمليات حسابية محددة أو لاسترجاع معلومات حول بيانات الجدول. يتم تنظيم هذه الوظائف في فئات مختلفة مثل النصوص والمنطقية والرياضية وغيرها، لمساعدتك في تحديد الوظيفة التي تحتاجها من قائمة إكسل.
- كيف يمكنني تعلم استخدام الإكسل؟ يمكن الاستعانة بصفحة تحتوي على قائمة كاملة بوظائف Excel، مصنَّفة حسب الفئات المختلفة. يقود كل رابط من هذه الوظائف إلى صفحة مخصصة، تحتوي على وصف للعملية المطلوبة، وأمثلة على الاستخدام، وتفاصيل حول الأخطاء الشائعة.
- بدلاً من ذلك، إذا كنت تعرف اسم العملية التي تهتم بها، فقد تفضل اختيارها من قائمة العمليات المرتبة أبجديًا.
أساسيات برنامج Excel
- يجب دائمًا فصل المراحل الثلاثة، وهي الحصول على البيانات، وتحليل البيانات، وتقديم البيانات (OAP)، حيث يُسهم هذا الفصل في جعل جدول البيانات الخاص بك أكثر مرونة وسهولة في المتابعة.
- يجب تجنب استخدام الأرقام في الصيغ، وينبغي أن يتم إدخال المتغيرات في خلية واستخدام روابط الخلايا في الصيغة بدلاً منها. هذا يساعد في تسهيل مراقبة الجدول وتحديثه عند تغيير المتغيرات.
- يجب عدم التلاعب بالبيانات، وعند استخدام بيانات من مصدر آخر لا يجب تعديلها أو إعادة تقديمها في أي ورقة أخرى، لأن ذلك يقلل من الأخطاء ويزيد من الكفاءة.
- يجب استخدام التحقق من صحة البيانات في أي مكان ممكن لتقليل أخطاء إدخال البيانات وتسهيل تحليل البيانات وإعداد التقارير اللاحقة.
- يجب التفكير دائمًا في “هل هناك طريقة يمكنني من خلالها توفير الوقت في المستقبل” عند القيام بأي مهمة.
- ينبغي وضع البيانات لتناسب Excel، وليس لتناسب راحتك، فكل عنوان أو إجمالي فرعي أو عمود فارغ تضعه بين البيانات يجعلها أقل قابلية للاستخدام.
- عند العودة إلى الخلايا ، يجب أن تستخدم علامات الدولار بانتظام. يمكنك كتابة الصيغة مرة واحدة ونسخها في أي مكان ، وبذلك ستوفر الوقت وتقلل الأخطاء إذا تم استخدامها بشكل صحيح.
- حماية الخلايا التي تحتوي على الصيغ، قد يكون من الصعب جدا إيجاد صيغة غير صحيحة أو مفقودة ناتجة عن الكتابة العشوائية.
- يمكن استخدام اللون والتنسيق (بالإضافة إلى الوصف) لتوضيح المكان الذي يتم إدخال البيانات فيه.
- تجنب دمج الخلايا إلا إذا كان ذلك ضروريًا للغاية، فالخلايا المدمجة تجعل تحرير جدول البيانات أكثر صعوبة.
استخدامات برنامج Excel
- يتم تحديد الجداول المحورية لفهم والتعرف على البيانات.
- أضف أكثر من صف أو عمود.
- استخدم المرشحات لتبسيط بياناتك.
- احذف النقاط أو مجموعات البيانات المتكررة.
- نقل الصفوف إلى أعمدة.
- تقسيم معلومات النص بين الأعمدة.
- يمكن استخدام هذه الصيغ لإجراء العمليات الحسابية البسيطة.
- احصل على المتوسط الحسابي للأرقام داخل الخلايا.
- يتم استخدام التنسيق الشرطي لجعل الخلايا تتغير لونها تلقائيًا استنادًا إلى البيانات.
- استخدم صيغة IF في Excel لتلقين بعض وظائف Excel.
- استخدم علامات الدولار للحفاظ على صيغة الخلية واحدة كما هي، بغض النظر عن المكان الذي تتحرك فيه.
- يمكن استخدام وظيفة VLOOKUP لاسترداد البيانات من منطقة واحدة في ورقة العمل إلى منطقةأخرى.
- يمكن استخدام صيغة INDEX MATCH لاستخراج البيانات من الأعمدة الأفقية.
- يمكن استخدام وظيفة COUNTIF في Excel لحساب عدد الكلمات أو الأرقام في أي نطاق من الخلايا.
- اجمع الخلايا باستخدام andpersand.
- أضف مربعات اختيار.
- الارتباط التشعبي لخلية بموقع ويب.
- أضف القوائم المنسدلة.
أهمية وظائف برنامج Excel
من بين برامج الكمبيوتر الموجودة ، يعد Microsoft Excel أحد أهم برامج الكمبيوتر نظرًا للدور الرئيسي الذي يلعبه في العديد من القطاعات. إنه برنامج جداول البيانات الأكثر استخدامًا في العديد من أنشطة الأعمال والفصول الدراسية وحتى تنظيم البيانات الشخصية. تم إصدار Excel لأول مرة في عام 1985. ومنذ ذلك الحين ، لعب دورًا حيويًا في إجراء العمليات الحسابية والحسابات القائمة على المعادلات ، والأنشطة الأخرى التي قد تتطلب حسابات رياضية. تبنت العديد من الشركات والمؤسسات الشخصية والمؤسسية استخدام برنامج Excel بسبب فائدته وقدرته على العمل كأساس مرئي للتطبيقات المختلفة. يمكن ملاحظة أهمية MS Excel في وحدات الأقسام المختلفة ، حيث يتم استخدامه على النحو التالي.
الرسوم البيانية
يلعب هذا البرنامج دورًا مهمًا للغاية في الرسوم البيانية حيث إنها تتمتع بالقدرة على إنتاج مجموعة متنوعة من الرسوم البيانية المختلفة ، والتي يمكن استخدامها من قبل الإدارات المختلفة لتمثيل البيانات الإحصائية بطريقة أكثر وضوحًا. نظرًا لأن الصيغ والإجراءات مدمجة في الحزمة ، فمن السهل دائمًا توفير الوقت لإنشاء الرسوم البيانية. بخلاف برامج الرسوم البيانية الأخرى ، يعد Excel أكثر فعالية من حيث التكلفة لأنه يلعب العديد من الأدوار المختلفة ، ويمكن استخدامه للعديد من الأشياء المختلفة.
تنظيم البيانات
البيانات هي معلومات أولية وغير معالجة ، وتحتاج إلى تخزينها بطريقة منهجية ومنظمة. يمنح Excel المستخدمين القدرة على إعداد الجداول ، حيث يمكنهم تنظيم بياناتهم وتوفير مفاتيح التحديث أيضًا. يشعر المسؤولون الذين لديهم دائمًا الكثير من المعلومات التي يجب تحديثها بانتظام بفوائد تنظيم البيانات باستخدام برنامج Excel. تساعد جداول Excel المسؤولين في مراقبة تقدم الإحصائيات الفردية والمجمعة مثل اتجاهات التقرير وتعقيدات المنتج.
البرمجة
عندما يتعلق الأمر بالبرمجة، ستكتشف أن برنامج MS Excel يدعم تقريبا جميع لغات البرمجة المستخدمة في إنشاء وحدات الماكرو. وهذا يجعل من السهل حل المهام البرمجية المعقدة وبالتالي زيادة الكفاءة في البرمجة. وفي النهاية، فإن معرفة Microsoft Excel أمر ضروري في معظم المؤسسات الحديثة لتحقيق الكفاءة. فكثير من المنظمات ترغب في الحفاظ على سجلات منتظمة ومحدثة لمنتجاتها وبرامجها وأنشطتها. وبالتالي، يعتبر الأشخاص الذين يجيدون إنشاء وحدات الماكرو في Excel أو ابتكارها أصولا للمؤسسة.
كيفية استخدام برنامج Excel
- كيفية تعلم استخدام Excel: يجب تثبيت Microsoft Office إذا لم يكن موجودا. لا يتوفر Excel كبرنامج منفصل ، ولكنه متضمن في حزمة Microsoft Office .
- إذا كنت ترغب في فتح مستند Excel الموجود في أي وقت، فما عليك سوى النقر المزدوج على المستند المطلوب، وسيتم عرض المستند في نافذة Excel.
- إذا كنت ترغب في فتح مستند جديد في Excel، فتخطى هذه الخطوة.
- يتم فتح برنامج Excel والنقر نقرًا مزدوجًا على رمز التطبيق Excel، والذي يشبه “X” الأبيض على خلفية خضراء داكنة.
- إذا لزم الأمر، يمكنك تحديد نموذج. على سبيل المثال، إذا كنت تريد استخدام نموذج Excel، مثل نموذج الميزانية، فقم بالتمرير لأسفل حتى تصل إلى النموذج الذي تريد استخدامه، ثم انقر فوقه مرة واحدة لفتحه.
- إذا كنت ترغب فقط في فتح مستند Excel جديد فارغ، يمكن النقر على الخيار فارغ في الجانب الأيسر العلوي من الصفحة وتخطي الخطوة التالية.
- انقر فوق إنشاء، إنها على يمين اسم النموذج.
- انتظر حتى يتم فتح ملف Excel، وستستغرق هذه العملية بضع ثوانٍ. وبمجرد ظهور قالب Excel أو صفحة فارغة، يمكنك إدخال بيانات الورقة.