مهام الكاتبه في الدليل الاجرائي

العملية التعليمية في المدارس في المملكة تعتمد على عدد من المهام، والتي تندرج تحت مهام الدليل الإجرائي والدليل التنظيمي في المدارس. يتم استخدام الدليلين لتنظيم وتحديد جميع الإجراءات المتعلقة بالخطط المدرسية. ومن بين المهام المهمة في المدرسة هي وظيفة الكاتب أو الكاتبة، حيث يتولى مجموعة من المهام الكتابية التي تشمل ترتيب البيانات وتنظيمها. وبالتالي، فإنها تعتبر واحدة من الوظائف الأساسية في المدارس.

ما هي وظيفة الكاتبة

هي المسؤولة عن الأعمال الإدارية والكتابية في المدرسة؛ حيث تكون مسؤولة عن الوارد والصادر وملفات الطالبات، وتقوم باستقبال المستجدات منهن، بما في ذلك الترحيل وغيره، ومن الضروري أن تكون قادرة على أداء جميع المهام المكلفة بها في العمل، حيث تتحمل مجموعة من المسؤوليات التي تنظم العمل بشكل جيد دون أي عثرة.

مهام وظيفة الكاتبة

تشمل المسؤوليات المسندة إلى الكاتبة ما يلي :

– “يقوم السكرتير بأعمال السكرتارية، واستلام المراسلات والمعاملات الواردة إليه في العمل، وعرضها على المدير لاتخاذ الإجراءات اللازمة وفقًا لتعليماته

يتضمن العمل الإعداد للمراسلات الصادرة، ثم طباعتها ومتابعة إصدارها

يجب العمل على تنظيم السجلات والملفات، وتدوين المعلومات والبيانات في الوقت المحدد دون تأخير

يجب تنظيم المستودع الموجود في المدرسة وجرد محتوياته وفقًا للتعليمات المحددة لذلك

تقوم بتسجيل الفواتير المتعلقة بالمصروفات المالية وتنظيمها وحفظها

يجب على الشخص القيام بأي عمل آخر يسنده المدير إليه تبعًا لمتطلبات العمل

يجب طباعة جميع المكاتبات التي تحتاجها المدرسة

يمكن التقاط الصور التي تحتاجها المدرسة إذا توفر جهاز التصوير في المدرسة

يجب إلمامنا بكافة التعليمات والنشرات والعمل على تنفيذها.

الصفات التي يجب توافرها في الكاتبة

من الضروري أن يلتزم المؤلف بأحكام وتعاليم الدين الإسلامي الحنيف

يجب عليها اتباع الأنظمة والتعليمات والقواعد المفروضة فيما يتعلق بالآداب العامة والابتعاد عن كل ما يؤدي إلى إهانة المهنة

تلعب الكاتبة دور أمين السر في المدرسة، وعليها الحفاظ على سرية الأعمال التي تُكلف بها

يجب الالتزام بالتزامات العهدة المسندة إليها والحفاظ عليها

القيام بالإشراف على النظافة والنظام بالمدرسة

من مسؤوليات المشرفين التأكد من انتظام الطالبات في الطابور الصباحي أثناء الاصطفاف.

الفرق بين وظيفة الكاتب والمساعد الإداري

هناك فرق في المهام التي تُسند إلى كل من الكاتب والمساعد الإداري ؛ حيث أن مهام الكاتب تنحصر داخل المدرسة فقط وليس له أي صلة بعمل يتم خارج نطاق المدرسة ، بينما المساعد الإداري يكون مسؤولًا عن الأعمال التي تتم خارج المدرسة ، بمعنى أنه المسؤول عن كل ما يرد من خارج المدرسة ، وكذلك كل ما يصدر إلى داخل المدرسة ، وتنحصر مهامه في توليه للأعمال الإدارية التي تتطلب النواحي التنظيمية إيجادها بالمدارس.

تشمل مهام المساعد الإداري مجموعة متنوعة من الأعمال، مثل العلاقات العامة والإجراءات المالية والإدارية والعمل السكرتاري والنسخ والاستعلامات. يقوم المساعد الإداري أيضا بمهام أخرى ذات صلة بالعلاقات الخارجية للمدرسة، حيث يعمل كوصلة بين المدرسة والمؤسسات الخارجية المختلفة. بالإضافة إلى ذلك، يساهم في عملية التنظيم داخل المدرسة، من خلال متابعة جدول المواعيد للمدير والإشراف على عمل موظف الاستقبال، وتجهيز وطباعة الخطابات الرسمية وإدارة البريد اليومي مثل المذكرات.