مهام إدارة المشتريات الحكومية وأقسامها

مفهوم إدارة المشتريات

تساعد أقسام المشتريات في الحفاظ على صحة المؤسسات ماليا، حيث تقوم بشراء سلع وخدمات مصممة لتلبية الاحتياجات التشغيلية وتوفير أقصى قيمة ممكنة، وقد وضعت سياسات وإجراءات للشراء لضمان نزاهة عمل المنظمة، بالإضافة إلى الاهتمام بسلاسة سير العمليات من خلال مراقبة سلاسل التوريد والتعامل مع المهام المملة مثل التفاوض على العقود مع البائعين، مما يتيح للإدارة التركيز على أمور أخرى.

يعتمد دور قسم الشراء داخل الشركة على حجم المؤسسة، وقد أثرت الاستعانة بمصادر خارجية والتقدم التكنولوجي على توقعات الوظائف في مهنة الشراء بشكل سلبي، وهذا الاتجاه يمكن توقع استمراره.

إدارة المشتريات والمخازن

يعرف قسم الشراء أيضا بقسم المشتريات، وهو الجزء الذي يقوم بدعم عمليات الشركة والتعامل مع الموردين الرئيسيين للسلع والخدمات في الشركات الخاصة والحكومية والمؤسسات التعليمية وغيرها من المنظمات، ويخدم قسم المشتريات عملائه الداخليين من خلال شراء السلع والخدمات التي يحتاجون إليها في الوقت المناسب وبأفضل الأسعار والقيم الممكنة، مع الحفاظ على الصحة المالية للشركة.

لتحقيق أهدافها، يجب على إدارة المشتريات فهم تعقيدات العملية التي تدعمها، وأيضا الأسواق التي توفر السلع أو الخدمات اللازمة. وإن واجبات ومسؤوليات موظف المشتريات تتجاوز شراء أثاث المكاتب ولوازمها، فعلى موظفي المشتريات أن يفهموا معدات تكنولوجيا الشبكة المعقدة واحتياجات السفر الدولية والحصول على مساحات العمل. وإدارة المشتريات تضع سياسات وإجراءات الشراء الخاصة بالشركة وتحدد القواعد التي تحدد حدود الإنفاق وتوفر قائمة بالبائعين الذين يمكن للموظفين شراء الأشياء منهم، مثل اللوازم المكتبية الضرورية أو خدمات تقديم الطعام

على سبيل المثال، قد يكون لدى قسم تكنولوجيا المعلومات الحرية في شراء محركات الأقراص الصلبة الخارجية التي تكلف أقل من 200 دولار من أي بائع. ومع ذلك، إذا كانوا بحاجة إلى قرص صلب عالي السعة يكلف أكثر من 200 دولار، فيجب عليهم تقديم طلب رسمي والحصول على رقم أمر شراء من قسم الشراء قبل أن يتمكنوا من شراء السلع. عادة، يتم إنشاء أمر الشراء بين قسم الشراء والمورد لشراء منتجات وخدمات محددة تم التفاوض على سعرها مسبقا.

غالبًا ما تضع إدارات الشراء المحلية أو الحكومية قواعد حول المشتريات من البائعين المحليين وخارج المدينة فعلى سبيل المثال قد تطلب الحكومات المحلية من إداراتها شراء اللوازم المكتبية من بائع يعمل ضمن حدود المدينة وقد تقوم إدارات الشراء في منظمات القطاع الخاص أو الحكومة بإيجاد تفضيل لشراء السلع والخدمات من الأعمال التجارية المملوكة للأقليات والممتلكة للنساء.

عموما، تعمل إدارات الشراء المحلية والإدارات الولائية والإدارات الاتحادية وفقا لمبادئ توجيهية صارمة محددة بالقانون. عندما يتعلق الأمر بالوكالات الحكومية، يجب على الإدارات الفردية شراء معظم سلعها وخدماتها من خلال عملية إدارة المشتريات لمنع تضارب المصالح، مثل الشراء من الموردين الذين يملكهم مسؤولون منتخبون أو أفراد أسرتهم.

مهام إدارة المشتريات والمخازن

غالبا ما تتطلب القوانين الولاياتية أو القوانين المحلية أو القوانين الفيدرالية من الوكالات الحكومية إجراء بعض عمليات الشراء من خلال عملية مناقصة تنافسية، وتستخدم بعض الشركات الخاصة نفس الممارسة، وتطلب من قسم الشراء تقييم المال قبل اختيار أفضل عروض التوريد لتلبية احتياجاتها. على سبيل المثال، يمكن لإدارة المشتريات في المقاطعة الحكومية السعي للحصول على عروض من تجار السيارات لاستبدال سيارات الشرطة الخاصة بها، وقد ترسل شركة تكنولوجيا ناشئة طلبا لتقديم مقترحات لشركات الأثاث لتأثيث قسم جديد، وقد تطلب شركة توزيع من المقاولين المحليين المال لبناء مجمع مستودعات جديد.

في عملية تقديم الأموال للشراء التنافسي، يفتح قسم المشتريات عملية الشراء لأي مورد مؤهل ويختار العرض بشكل عام استنادا إلى أقل تكلفة، ومع ذلك في بعض الأحيان قد تقوم منظمة ما بتقييد مجموعة العروض في عملية مناقصة غير تنافسية، فقد تفتح محطة تلفزيونية عملية بناء غير تنافسية وشراء كاميرات جديدة ويتم تضمين البائعين الذين يبيعون علامة تجارية معينة من المعدات.

يقوم قسم المشتريات بتنفيذ عمليات الشراء المنافسة وغير المنافسة، ويجب عليهم جمع معلومات من أصحاب المصلحة داخل الشركة حول أنواع السلع والخدمات المطلوبة والتواصل مع البائعين الذين قد يهتمون بعروض الشراء والمنافسة. عندما يتعلق الأمر بعمليات الشراء غير المنافسة، قد يكون لقسم المشتريات أيضا مهمة اختيار البائعين المؤهلين.

مهام إدارة المشتريات في المشاريع الصغيرة

تدعم إدارة الشراء التي تسمى أيضًا إدارة المشتريات والعمليات، ومن خلال العمل كمشتر رئيسي للسلع والخدمات في شركة تابعة للقطاع الخاص أو وكالة حكومية أو مؤسسة تعليمية أو نوع آخر من المنظمات، ويخدم قسم الشراء احتياجات العملاء الداخليين من خلال شراء الخدمات الجيدة التي يحتاجونها في الوقت المناسب كما يخدم طاقم الشراء الصحة المالية للمنظمة من خلال البحث عن وشراء السلع والخدمات التي تقدم أقل الأسعار وأفضل قيمة

يجب على قسم الشراء فهم تعقيدات العملية التي يدعمها والأسواق التي تقدم السلع أو الخدمات لتحقيق أهدافها، واليوم تتوسع واجبات ومسؤوليات موظف المشتريات إلى ما هو أبعد من شراء أثاث المكاتب ولوازمها لتشمل معدات تكنولوجيا الشبكات المعقدة واقتناء أماكن العمل واحتياجات السفر الدولية.

ما هي أهمية العنصر البشري في إدارة المشتريات 

في الجزء العلوي من قسم المشتريات، يوجد مدير المشتريات الذي يشرف على موظفي الإدارة ويتعاون وثيقة مع السلطة التنفيذية في المنظمة لوضع الخطط والإشراف على الميزانية. يتعين على مدير المشتريات البقاء على تواصل وثيق مع رؤساء الأقسام لفهم احتياجاتهم بشكل أفضل ودور مشترياتهم في الشركة. على سبيل المثال، يحتاج مدير المشتريات لفهم كيفية تشغيل خوادم الشبكة في متاجر التجزئة عبر الإنترنت بشكل صحيح في بيئة العمل للشركة.

يتم العمل في وظائف المشتريات ووكلاء الشراء والمشترين تحت إشراف مدير المشتريات، وتختلف واجباتهم ومسؤولياتهم بناء على حجم المنظمة وأولوياتها، وقد يركز وكيل الشراء لشركة أدوية على شراء المواد الكيميائية المستخدمة في تصنيع أدوية محددة، ويتعامل وكيل شراء لسمسار رهن عقاري مع السلع والخدمات التي قد تكون لوازم مكتبية ضرورية لتأجير السيارات.

أهداف إدارة المشتريات والمخازن

قسم الشراء في الشركة، أو قسم المشتريات، له دور مهم بالشركة، حيث لا يمكن تنفيذ عمليات الشركة بسهولة دون مساعدة قسم الشراء. فهو المسؤول الرئيسي عن شراء السلع والخدمات في الشركات الخاصة والوكالات الحكومية والمؤسسات التعليمية، وغيرها. كما يخدم إدارة المشتريات العملاء الداخليين من خلال شراء السلع والخدمات التي يحتاجونها في الوقت المناسب، مع الحفاظ على الصحة المالية للشركة

تلك المنظمات قادرة على شراء المنتجات والخدمات بأفضل الأسعار الممكنة، مع استفادتها من المشورة والرؤى. يجب أن يتمتع قسم المشتريات بمعرفة قوية بتعقيدات العمليات التجارية التي تدعمها، وينبغي لديه أيضا فهم عن الأسواق التي توفر السلع والخدمات الضرورية لتحقيق أهدافها. يحمل خبراء المشتريات في الولايات المتحدة الأمريكية معرفة راسخة بالأسواق المختلفة، وهذا ما يجعل المشتريات في متناول المنظمات.