ما هو برنامج Access
Microsoft Access هو نظام قاعدة بيانات يسمح للأفراد والشركات بجمع البيانات وإدارتها وإنشاء التقارير بسرعة وفعالية، وهو جزء من مجموعة منتجات Microsoft Office منذ فترة طويلة، وتم تضمينه في حزم اشتراك معينة في Office 36.
ما هي مهمات Access
تعمل Microsoft Access بنفس طريقة أي قاعدة بيانات أخرى، حيث يتم تخزين المعلومات ذات الصلة وتمكينك من إجراء اتصالات بين مختلف العناصر، وتشمل بعض المهام الرئيسية التي يتم القيام بها في Access ما يلي:
- إنشاء وصيانة قواعد البيانات والجداول الخاصة بها.
- يتضمن تكوين القواعد والقيود لنوع البيانات التي يمكن إدخالها في قاعدة البيانات.
- إنشاء وتشغيل الاستعلامات.
- إنشاء نماذج تسمح للمستخدمين غير المتخصصين بإدخال البيانات والبحث في قاعدة البيانات وتنفيذ مهام أخرى.
- أنشئ التقارير بطريقة تسهل عرض البيانات بتنسيق أكثر قراءة وإمكانية، سواءا للإرسال عبر البريد الإلكتروني أو للطباعة أو غيرها.
- يمكن إنشاء وحدات ماكرو لتنفيذ المهام المتعددة الخطوات بنقرة زر واحدة (أو حتى عند فتح قاعدة البيانات).
- يمكن استيراد وتصدير البيانات من مصادر خارجية، مثل جداول بيانات Excel وملفات CSV وغيرها
مميزات برنامج Access
- أنه سهل التركيب والاستخدام
يستغرق تثبيت برنامج Microsoft Access بضع دقائق فقط، وسيتم تزويد المستخدم بقاعدة بيانات تعمل بكفاءة كاملة، ولا يتطلب استخدامها أي برمجة معقدة، لذلك يمكن لأي مستخدم كمبيوتر استخدام هذا النظام لجمع المعلومات.
- من السهل أيضًا الدمج
بشكل عام، يمكن لأي شيء يعتمد على نظام التشغيل Windows أن يدمج بسهولة مع Microsoft Access، ويشمل ذلك SQL و Sybase و Oracle لجداول البيانات الأمامية والخلفية، وهو أسهل في الصيانة من أنظمة قواعد البيانات الأخرى التي قد توفر تطبيقات قواعد بيانات أكبر.
- توفر كمية كبيرة من مساحة التخزين
يمكن لـ Microsoft Access تخزين عدة غيغابايت من البيانات، وهو متاح للعديد من المستخدمين في تطبيق واحد، وقد أبلغ بعض المستخدمين عن وجود 10 مستخدمين يستخدمون تطبيق Access في الشبكة في وقت واحد.
- استيراد البيانات أمر بسيط
بإمكانك استيراد جميع البيانات التي تم جمعها في Microsoft Access في نفس وقت تثبيتها في البداية، كما يوجد حلٌ بسيط لعمل نسخة احتياطية من بياناتك حيث تحفظ كل شيء من خلال Access في نفس المكان.
- التكلفة
غالبًا ما يكون Microsoft Access أقل تكلفة من أنظمة قواعد البيانات الكبيرة ، بل يمكن أن يكون مجانيًا بشكل أساسي لبعض الأعمال ، نظرًا لأنه مدرج في المجموعة الاحترافية من منتجات Office ، فإن العديد من الشركات الصغيرة تمتلكه بالفعل ولا تستخدمه الآن ، تنطبق مزايا التكلفة أيضًا على معدلات الاستشارة عندما تظهر مشكلات في البرنامج.
- يمكن وضعها على موقع الويب للوصول إليها عن بُعد
على الرغم من وجود قيود اتصال متزامنة عند الوصول عن بُعد، إلا أنه يمكنك منح التحكم الكامل والوظائف اللازمة لجعل العمل عن بعد خيارًا قابلًا للتطبيق لمديري قواعد البيانات.
سلبيات برنامج Access
- نظام قاعدة بيانات محدود
يوجد جدار في نهاية المطاف يمكن الوصول إليه عند إدخال المعلومات في قاعدة البيانات هذه. وبالنسبة لمستخدمي البيانات الأكبر حجما، فقد يفرض برنامج Microsoft Access قيودا قد لا تفرضها برامج قواعد البيانات الأخرى، بسبب حدود حجم الملف، وهذا يتعارض مع تعريف قاعدة البيانات
- تتم حفظ جميع البيانات في ملف واحد
بالنسبة للملفات التي يتم إغلاقها إلى الحد الأقصى للحجم الذي يسمح به برنامج قاعدة البيانات هذا ، فإن تنسيق الملف الواحد يؤدي إلى إبطاء أداء البرنامج ، يمكن أن يستغرق إنشاء التقارير ومشاركتها دقائق معدودة ، قد تتسبب الاستعلامات والنماذج في حدوث مشكلات تعطل في بعض أجهزة الكمبيوتر.
- يمثل دمج بيانات الوسائط المتعددة في Microsoft Access تحدياً صعباً
يحدث هذا بسبب مشكلة في حفظ ملف واحد، حيث تستهلك بيانات الوسائط المتعددة مساحة كبيرة، وبالتالي يمكن أن يؤدي الامتلاء بالملفات إلى بطء أداء قاعدة البيانات.
- من الصعب تسجيل المعاملات الحاسمة للوقت في Microsoft Access
إذا كنت تحتاج إلى إنشاء بيانات يتم استخدامها أو توزيعها على الفور، فقد لا تكون هذه قاعدة بيانات مناسبة لك؛ لذلك يجب عليك التفكير في استخدام Access كقاعدة بيانات طويلة المدى لاستخراج البيانات وتقييم المقاييس.
- يمكن أن تكون هناك مخاوف أمنية
إذا كانت قاعدة البيانات الخاصة بك بحاجة إلى الحماية بواسطة بروتوكولات أمان قاعدة بيانات شاملة ، فقد لا يكون Access هو الخيار الأفضل ، يمكنك تجنب هذه المشكلة باستخدام Access في الواجهة الأمامية لخادم SQL ، ولكن لا يحتاج كل عمل إلى هذا المستوى من البنية التحتية ولا يزال ينشئ بيانات حساسة لحمايتها.
- يمكن لأنظمة التشغيل المتعددة لويندوز أن تتسبب في تدمير قاعدة بياناتك الخاصة
من الممكن أن تستخدم العديد من أنظمة التشغيل المختلفة لنظام Windows في شركتك، بدءًا من Windows 98 وصولًا إلى الإصدار الحالي Windows 10، وعند مشاركة قاعدة بيانات Access مع مستخدمين يستخدمون أنظمة تشغيل مختلفة، قد يؤدي ذلك إلى فقدان المعلومات المخزنة.
- لا يزال هناك منحنى تعليمي يجب اتباعه
يحتوي Microsoft Access على تصميم علائقي ضعيف نسبيًا ، مما قد يجعل من الصعب على بعض المستخدمين تعلم كيفية استخدام نماذج قاعدة البيانات أو الوصول إليها ، قد يكون من الصعب أيضًا تخصيص عناصر التحكم والنماذج أو ملاءمتها لاحتياجات معينة ، ويجب أن يكون هناك فهم أساسي للغة برمجة SQL للحصول على أفضل فرصة للنجاح.
مراحل تطور برنامج access
- تم إصدار الإصدار الأول من MS Access بواسطة Microsoft في 13 نوفمبر 1992.
- قبل إطلاق Access، كانت Borland و Fox هما نظامي إدارة قواعد البيانات اللذان كانا يهيمنان على السوق.
- كان هذا أول برنامج قاعدة بيانات في السوق الشامل لنظام ويندوز.
- تم إجراء العديد من التحديثات في برنامج MS Access، وبدأت Microsoft تدريجيًا في إصدار إصدارات مختلفة من البرنامج، ويأتي كل إصدار جديد مع ذاكرة وصول عشوائي محسّنة ومتطلبات تخزين محدثة.
- تتطلب النسخة الحالية من برنامج MS Access ذاكرة وصول عشوائي (RAM) بسعة 2 جيجابايت، وتم تحديد متطلبات الذاكرة هذه منذ إصدارها في عام 2000، وأصبحت جزءا من حزمة برامج Microsoft Office
ما هي استخدامات Access
يمكن استخدام برنامج Access لتطوير تطبيقات، ويستخدم عموما من قبل مهندسي البيانات ومطوري البرمجيات والمستخدمين المحترفين، وفيما يلي الاستخدامات الرئيسية لبرنامج Access:
- إدارة الحسابات والفواتير
- تخزين البيانات في شكل جداول وتعديلها أو تخصيصها لاحقًا وفقًا لاحتياجات المستخدم
- يمكن استخدامه لإنشاء مواقعنا الإلكترونية
- يمكن تنفيذ مقارنة البيانات أو البحث عن علاقة بين البيانات الحالية باستخدام Access، وهذا يعد جزءا من أهمية برامج الأوفيس
أنواع قواعد البيانات الموجودة في Access
من أنواع بيانات الحقول المستخدمة في قواعد البيانات في برنامج Access هي:
- قاعدة بيانات الملفات المسطحة: عندما يتم تخزين البيانات في شكل ملف نصي عادي، فلا يمكن دمج جداول متعددة كما هو ممكن في بعض أنواع قواعد البيانات
- قاعدة البيانات العلائقية: عندما يتم تخزين البيانات في نموذج، يرتبط البيانات ببعضها البعض، ويدعم هذا النموذج جداول متعددة تنظم النص في صفوف وأعمدة، وهذا هو أحد خصائص قواعد البيانات