مميزات وعيوب الفهارس الالكترونية
مفهوم الفهرس الإلكتروني
مفهوم الفهرس الآلي هو نوع من الحواسيب الآلية التي تخزن فيها معلومات وصفية وموضوعية حول مصادر المعلومات الموجودة في المكتبة، بحيث يمكن استرجاع هذه البيانات والمعلومات باستخدام مداخل متعددة مثل اسم المؤلف والموضوع والكلمات المفتاحية والعنوان. إنه شكل حديث ومتقدم للفهرسة، وظهر بعد استخدام الحاسوب في أعمال المكتبات والمراكز المعلومات بشكل عام وفي أعمال الفهرسة المتخصصة.
وتعد أهم أنواع الأنظمة الآلية في المكتبات ومراكز المعلومات: “تشمل الأساليب الآلية لإدارة المكتبات الفهرسة الآلية، والتزويد الآلي، والإعارة الآلية، والتكشيف والاستخلاص الآلي، والسلاسل والجرد الآلي.
ميزات الفهارس الإلكترونية
تتميز الفهارس الإلكترونية بالعديد من المزايا عن الفهارس التقليدية القديمة، ومن أهم هذه المزايا:
- الهدف من توفير الفهرس الإلكتروني هو توفير الوقت والجهد للباحث، بحيث يمكنه الوصول إلى المعلومات المطلوبة بشكل أسرع وشامل، ويمكن الوصول إلى هذه المعلومات سواء كانت مطبوعة أو إلكترونية.
- يتميز الحاسوب الآلي بالكفاءة العالية والدقة في البيانات والسرعة في الحصول على المعلومات.
- يمكن للباحث الحصول على معلومات الفهارس الإلكترونية بسهولة أكبر من الحصول عليها من المكتبات التقليدية، مما يجنبه المشاكل المتعلقة بالأشكال التقليدية للفهارس.
- تساعد الفهارس الإلكترونية في تزويد المتلقين بمزيد من النقاط والمعلومات والبيانات بطريقة أسهل.
- تعمل الفهارس الإلكترونية على تحسين كفاءة الفهرسة.
- تزايدت تكاليف صيانة الفهارس البطاقية بسبب كثرة المشكلات التي تواجهها.
- يمكن تخزين كمية كبيرة من المعلومات فيه.
- يتميز بالكفاءة العالية في الاسترجاع، حيث يمكن استرجاع المعلومات بسهولة كبيرة.
- يمكن تقديم الفهارس بأشكال مختلفة، ويمكن تغيير شكل الفهارس بأشكال إلكترونية مختلفة.
- الحصول السريع على البيانات يمكن أن يمكّنك من الحصول على الفهارس الإلكترونية بشكل سريع.
- يتيح التحديث الفوري للبيانات الاطلاع السريع على تحديثات الفهارس وتنزيلها بشكل سريع وفوري.
- الحصول على البيانات المطبوعة جاهزة لتمكينك من طباعة البيانات على الفور.
- يتيح لك النظام القدرة على الترتيب والتصنيف المتعدد للمعلومات الإلكترونية.
عيوب الفهارس الإلكترونية
بالرغم من ميزاتها المتعددة، توجد عيوب للفهارس الإلكترونية، منها:
- يعد هذا النوع من الفهارس أغلى تكلفة، ويتطلب الكثير من المال بالمقارنة مع الفهارس التقليدية.
- يتطلب تدريب شامل للموظفين والمستفيدين، ويمكن أن يحتاج العمل على إنشاء فهارس إلكترونية إلى جهد ووقت كبير حتى يتمكنوا من استخدامها.
أنواع الفهارس الإلكترونية
هناك نوعان رئيسيان من أنواع الفهارس الإلكترونية:
الأول: تتمثل الفهارس البطاقية في البطاقات المصورة على المصغرات الفيلمية مثل الميكروفيلم أو الميكروفيش، وهي توفر الوقت والجهد، وتسمح بالوصول إلى مصادر المعلومات بسرعة أكبر وجهد أقل. انتشر هذا النوع من الفهارس بعد أن أصبح إنتاجها مسموحا كمستخرجات الحاسوب الآلي، ومن ثم تم تطويرها لتشمل الميكروفيلم والميكروفيش لإنشاء فهرس يضم أكثر من مليون مدخل في وقت قياسي يتراوح بين ساعة ونصف وثمان ساعات.
تسببت هذه السرعة الفائقة في جعل نوعا من الفهارس ينافس الفهارس البطاقية، مما جعل المكتبات تتمكن من تجديد فهرستها مرة كل ثلاثة أشهر فقط، وتم استنساخ العديد من النسخ منه ليتم توزيعها في العديد من الأماكن داخل المكتبة أو خارجها. بعد ذلك، شهد هذا النوع من الفهارس طلبا داخل المكتبات، بسبب انخفاض تكاليف الإنتاج مقارنة بتكاليف أي شيء آخر، بالإضافة إلى توفير المساحات التي تشغلها الفهارس الأخرى، وهذا هو الفرق بين الفهرس البطاقي والفهرس الإلكتروني
والثاني: ظهرت فهارس الكتب المحوسبة بعد استخدام الحاسوب في المكتبات ومراكز المعلومات. أصبح بإمكان الناس تغيير الفهارس التقليدية بسهولة. تم إغلاق فهرس البطاقات واستبداله بفهارس محوسبة، مما يسمح للباحث بالعثور على أهم موارد المكتبة الرئيسية أو المكتبات الفرعية التي يمكن أن تحتوي على إدخالات إلكترونية مخزنة على الحاسوب.
الفهرس المقروء آليًا: هي صيغة أو شكل أو معيار أمريكي يستخدم لترميز حقول وبيانات الوصف في التسجيلات الببليوغرافية بلغة يفهمها الحاسوب، وبعد ذلك يتم تحويل هذه الحقول والبيانات من الشكل الورقي إلى الشكل المقروء آليا (إلكترونيا)، وقد بدأت مكتبة الكونغرس الأمريكية استخدام البيانات الببليوغرافية الإلكترونية في منتصف الستينيات من القرن الماضي، وتم توزيعها عن طريق المكتبات المشتركة على شكل أشرطة ممغنطة مدمجة ومضغوطة.
الفهرس بالاتصال المباشر بنظم وشبكات المعلومات: هذا هو النوع الأحدث من أشكال الفهارس، ويتم في هذا النوع من الفهرسة الاتصال المباشر بين المكتبات. كما قامت بتنظيم شبكات المعلومات من خلال نهائيات الفهرسة. فقد اتاحت هذه النظم والشبكات الفرصة لكل مكتبة للاتصال المباشر بالقواعد الببليوغرافية الخاصة بها والتي ضمت الملايين من التسجيلات، حيث يتم ذلك من خلال استراتيجية خاصة للبحث بالاتصال المباشر عن هذه الفهارس.
دوافع تحويل الفهارس التقليدية إلى الفهارس الإلكترونية
كانت هناك عدة دوافع رئيسية للتحول من الفهارس التقليدية البطاقية إلى الفهارس الإلكترونية، حيث يكمن تحوّل الفهارس في شكلها المحوسب بشكل عام، وتتمثل هذه الدوافع في الرغبة في الرغبة في:
- تساعد الفهارس الإلكترونية في تزويد المتلقين بمزيد من النقاط والمعلومات والبيانات بطريقة أسهل.
- تعمل الفهارس الإلكترونية على تحسين كفاءة الفهرسة.
- تزايدت تكاليف صيانة الفهارس البطاقية بسبب كثرة المشكلات التي تواجهها.
- يمكن تخزين كمية كبيرة من المعلومات فيه.
- يتميز بالكفاءة العالية في الاسترجاع، حيث يمكن استرجاع المعلومات بسهولة كبيرة.
- توفير نواتج مختلفة للفهارس بحيث يمكن تغيير نواتج الفهارس إلى عدة أشكال إلكترونية.
- الحصول السريع على البيانات يمكن أن يمكّنك من الحصول على الفهارس الإلكترونية بشكل سريع.
- يتيح التحديث الفوري للبيانات الاطلاع السريع على تحديثات الفهارس وتنزيلها بشكل سريع وفوري.
- الحصول على البيانات المطبوعة جاهزة لتمكينك من طباعة البيانات على الفور.
- تتيح الإمكانية المتعددة للترتيب والفرز ترتيب المعلومات الإلكترونية بأشكال متعددة.
أهمية الفهرس الإلكتروني
أصبح الفهرس الآلي حاضرًا وواقعًا في مجتمعنا الحالي، وتبرز أهمية هذه الفهارس في الكثير من الاستخدامات، بما في ذلك:
- تزداد أعداد الفهارس الإلكترونية بشكل كبير، مما يؤدي إلى زيادة عدد مجموعات المكتبات. فقد أصبح بعضها يضم ملايين المصادر الإلكترونية للمعلومات.
- توفر الفهارس الإلكترونية الغنية مصادر معلوماتية في العديد من الموضوعات المتعلقة بالمعلومات الإلكترونية.
- توفر الفهارس الإلكترونية الوقت والجهد للباحث في الوصول إلى مصادر المعلومات الإلكترونية.
- تتوفر العديد من الموضوعات حول مصادر المعلومات الإلكترونية.
- بفضل العدد الكبير من المجموعات في المكتبات، حيث يوجد العديد من الفهارس الإلكترونية، أصبح معظمها يوفر ملايين المصادر المعلوماتية.