مميزات الرسالة الوظيفية
ما هي الرسالة الوظيفية
الرسالة الوظيفية هي رسالة تكتبها جهة اتصال تخص المرشح لوظيفة، وترسل إلى أصحاب العمل كدليل على صفات المرشح الشخصية، حيث يمكن التحدث عن قدراته وشخصيته. تمنح هذه الرسالة أصحاب العمل نظرة دقيقة على شخصية المرشح وصفاته، وتساعد على فهم ما إذا كان المرشح سيكون مناسبا ثقافيا للمنظمة. في بعض الحالات، يطلب من المرشحين تضمين مرجع شخصي مع طلباتهم، وقد يطلب من أصحاب العمل أيضا مراجع قبل أو بعد المقابلات.
أهم مميزات الرسالة الوظيفية
تبحث الشركات عن طرق لتسريع عملية التوظيف ، ولتحسين وقت التوظيف ولخلق انطباع إيجابي بين المرشحين ، لكي يزيد من فرص قبول العرض ، هو استخدام الرسائل النصية للتواصل مع المرشحين ، فهي وسيلة للوصول إلى المرشحين بسرعة وإبقائهم على علم بوضعهم في عملية التوظيف ، فيما يلي بعض الفوائد المحتملة لاستخدام الرسائل الوظيفية كجزء من عملية التوظيف الخاصة بك:
- يمكنك البقاء على اتصال مع المتقدمين بسهولة من خلال إرسال رسائل لعدة مستلمين في نفس الوقت.
- يمكن أن تكون الردود على الرسائل النصية هي الطريقة الأفضل للتواصل مع بعض المرشحين، خاصةً لأولئك الذين يعملون حاليًا في مكان آخر، حيث يكونون أكثر قدرة على الرد على الرسائل النصية بدلاً من الرد على المكالمات الهاتفية في أي لحظة.
- يقدم شكلا من أشكال التوثيق المكتوب، على عكس المحادثات الهاتفية، مثل الرسائل الإدارية
- قد يسرع عملية التوظيف، مما يتيح لك الحصول على الإجابات بشكل أسرع والتواصل بشكل أفضل.
- يمكن للبقاء على اتصال بشكل متكرر أن يحسن من انطباع المرشحين حول عملية التوظيف.
- هذا شكل من أشكال التواصل، وقد يفضل الأجيال الأصغر استخدام المراسلة النصية على الاتصال الصوتي. وبالتالي، سيتم النظر إلى الشركات التي تستخدم هذا الشكل المفضل للاتصال بشكل أكثر تفضيلًا.
- يمكن اعتبار الرسائل النصية وسيلة فعالة للوصول إلى المرشحين السلبيين، ويمكن النظر إليها على أنها أكثر شخصية من البريد الإلكتروني، وتحتوي هذه الرسائل على معدلات استجابة أعلى من رسائل البريد الإلكتروني في هذا النوع من الاتصالات.
- يمكن أن تبدو المنظمة أكثر قابلية للتواصل، وهي خاصية إيجابية في نظر الموظفين الجدد المحتملين.
- يمكن استخدامها أيضًا لإرسال أسئلة فحص قصيرة للمرشحين، مما يسهل إنشاء قائمة قصيرة ويساعد في تسريع عملية المقابلة.
- يمكن استخدامه من شاشة الهاتف، وإذا تم استخدامه بشكل صحيح، فإنه يمكن أن يكون أكثر كفاءة لأن المحادثات المتعددة يمكن أن تحدث في نفس الوقت، ويمكن تطوير بعض جوانب هذه العملية لزيادة الكفاءة.
- تعد الرسائل النصية وسيلة لتوصيل المعلومات بشكل أسرع إلى المرشحين، حيث يتم فحصها على الفور من قبل بعض الأشخاص، بينما يستغرق البريد الإلكتروني وقتًا أطول للوصول إلى المستلم.
- هي طريقة طبيعية للاتصال لمن يستخدمون أجهزتهم المحمولة باستمرار، وتشمل العديد من الباحثين عن عمل.
- الرسائل النصية تعد وسيلة للتغلب على مشاكل جدولة المواعيد، حيث يمكن الرد عليها في أي وقت يتيحه المستلم، وبدون الحاجة للقلق بشأن توافر الطرفين في نفس الوقت، بخلاف المكالمة الهاتفية.
- تكون موجزة بشكل افتراضي.
- هي طريقة سهلة لإرسال التذكيرات.
خصائص الرسالة الوظيفية
الرسالة الوظيفية هي الفرصة الخاصة بك لتكوين انطباع جيد أولي لدى صاحب العمل المحتمل، وعناصر الرسالة هي أدوات لقياس المتقدمين الذين يستحقون دراسة جدية، وفيما يلي سنتعرف على أهم خصائص الرسالة الوظيفية:
- البداية محددة
يجب أن تخبر الرسالة الوظيفية الفعالة القارئ بأنك تريد وظيفة معينة وتشرح اهتمامك بهذا المنصب ، يجب أن تكون بداية رسالتك بعرض معرفتك عن الشركة التي تتقدم إليها ، واستخدم أمثلة محددة لتجربتك ، حيث يؤدي القيام بذلك إلى خلق انطباع بأنك تتخذ قرارات مدروسة بدلاً من مجرد التقدم لشغل أو أي مناصب مفتوحة.
- عرف نفسك
يجب تضمين شرح لمؤهلاتك وخبراتك في رسالة التقديم للوظيفة، حتى لو قدمت طلبًا أو سيرة ذاتية تحتوي على هذه المعلومات. فالمستندات توفر لمحة عامة عن هويتكوخلفيتك، ويجب توضيح العلاقة بين مهاراتك وخبراتك والوظيفة المتقدم لها في رسالة التقديم.
- ذكر المهارات المطلوبة
لابد أن توضح أنك قرأت إعلان الوظيفة جيدًا ، وتعرفت على كل المتطلبات الموجودة في رسالة طلب التوظيف الخاص بك ، على سبيل المثال ، إذا كان صاحب العمل أوضح في الاعلان أن يكون المتقدم للوظيفة على علم ببعض برامج الكمبيوتر ، فلابد أن تذكر في رسالة طلبك أنك على دراية ببرامج الكمبيوتر المختلفة.
- جهة اتصال
يجب أن يشجع رسالة التقديم القراء على الاتصال بك إذا كانت لديهم أي أسئلة أو مخاوف ، وفلابد أن تتوقع مقابلتك ، وتعمل على تسويق رسالتك من خلال تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، تذكر أنه لا يمكن لأحد الاتصال بك إذا لم تقدم تفاصيل الاتصال الخاصة بك ، حتى إذا كنت ترسل خطاب الطلب عبر البريد الإلكتروني ، فلا تفترض أن المستلم الأول هو الشخص الذي يتخذ قرارات التوظيف ، ويمكن للأشخاص تمرير خطاب الطلب الخاص بك ، في عملية فصله عن المستندات الأخرى التي ترسلها ، فعليك التأكد من كتابة عنوان بريدك الإلكتروني وعنوانك البريدي ورقم هاتفك في خطاب الطلب.
- عرض تقديمي محترف
لابد أن تكون رسالة الطلب فعالة ويجب أن تستخدم العرض باحتراف ، ويجب أن يكون المستند الخاص بك خاليًا من الأخطاء النحوية والإملائية ، ويجب عليك الالتزام بالخطوط والتنسيقات الاحترافية ، إذا كنت تقدم المستند شخصيًا أو ترسله بالبريد ، فقم بطباعة الرسالة على ورق نظيف ونقي ، وهناك أمثلة على الإنترنت لتنسيق الرسالة الوظيفية.
عيوب الرسالة الوظيفية
فيما يلي بعض العيوب لاستخدام الرسائل النصية كجزء من عملية التوظيف:
- قد يتجاهل بعض المرشحين غير المستخدمين لميزات المراسلة النصية بدون قصد ، وهو خطر أن نفترض أن كل شخص يقوم بالكتابة.
- قد يكون من المكلف للمرشحين الذين ليس لديهم رسائل نصية غير محدودة، وقد يكون هذا محبطًا أو قد يؤدي إلى انسحاب المرشح من عملية التوظيف.
- قد يدفع الفريق المرشحين للعمل لساعات إضافية إذا قاموا بإرسال رسائل نصية، وهذا يعني أنهم ربما يعملون من المنزل، مما يتطلب تحمل الالتزامات لدفع ساعات العمل الإضافية أو العمل الإضافي.
- قد يؤدي عدم الحرص في استخدام الرسائل النصية إلى تمييز غير مقصود، وبالتالي يمكن أن تستبعد شخصًا ما، لذا ينبغي عليك الحرص في استخدامها.