مفهوم المستندات وانواعها

ما معنى المستند

المستند هو عبارة عن توثيق لحدث أو شيء ما للحفاظ على معلوماته، ويمكن أن يكون المستند على شكل نص مكتوب أو صورة أو صوت، ويتوجب على المستند الالتزام ببعض الاتفاقيات القائمة على مستندات سابقة أو مشابهة، ويمكن أن يكون المستند مطبوعًا أو مكتوبًا يدويًا أو بصيغة رقمية أو إلكترونية.

المستند هو قطعة من ورق أو عدة أوراق تحتوي على معلومات ويتم استخدامه كدليل أو سجل لشيء ما، ويتم جمع تفاصيل كاملة حول حدث محدد أو إبلاغه أو إثباته، ويتمثل شكل المستند في مستند أصلي أو رسمي أو قانوني، ويشمل عدة عناصر مثل الأشرطة الصوتية أو الصور الفوتوغرافية.

تعريف المستندات المحاسبية

المستندات المحاسبية هي وثائق تثبت وجود العمليات المالية التي يتم تسجيلها في السجلات والدفاتر، ولكن قبل تسجيلها في الدفاتر المحاسبية، يجب التأكد من صحتها من خلال المستندات المرافقة، وتعد المستندات أدلة قانونية تثبت وتؤكد حدوث العمليات المالية في حالة وجود نزاعات أو مشاكل قانونية.

أنواع المستندات

يوجد عدة أنواع من المستندات في مجالات مختلفة، وفي هذا المقال سنوضح أنواع المستندات وهي كما يلي:

أنواع المستندات المحاسبية

تنقسم المستندات المحاسبية إلى قسمين: المستندات المباشرة والمستندات غير المباشرة، ولكل قسم منها أنواع مختلفة، مثل:

المستندات المباشرة

وهي المصدر الرئيسي الذي يُعتمد للتسجيل في الدفاتر المحاسبية وتتجلى في:

• مستند القبض

يعد إيصال الدفع واحدًا من المستندات المباشرة التي تستخدمها المؤسسات عندما تتلقى مبالغ مالية من العملاء، حيث يحتفظ العميل بنسخة من هذا المستند للدفع، وتحتفظ المؤسسة بنسخة أخرى لتسجيل هذه العملية المالية في السجلات المحاسبية.

• مستند القيد

يعد هذا الوثيقة مباشرًا أيضًا ويتم إعداده عندما تحدث عمليات مالية لا تحتوي على مقبوضات أو مدفوعات، حيث يتم تسجيل هذه العمليات المالية في وقت لاحق عندما يتم الدفع أو القبض في السجلات المحاسبية.

المستندات غير المباشرة

هي التي تُرفق مع المستندات المباشرة لتوثيقها وتعزيزها، منها:

• الفاتورة

الفاتورة هي الوثيقة التي يقوم البائع بإعدادها لتسجيل جميع الخدمات التي تم تقديمها أو البضائع التي تم بيعها، وتسجيل أسعارها وكمياتها، بالإضافة إلى تحديد الوقت الذي تم فيه تقديم هذه الخدمات.

• الشيك

ورقة مالية تُصدر عندما يتم تقديم خدمة للعميل وفي حال عدم توفر السيولة الكافية لدى العميل لتغطية تكلفة الخدمة، يتم تحويل الحساب لدى البنك.

• الكمبيالة

الكمبيالة هي تعهد ورقي يتم كتابته ليكون دليلاً على دفع شخص ما للطرف الآخر، وتستخدم كضمان لحصول صاحب المال على أمواله، مثل عمليات السحب من الحساب. ويتم تحديد تاريخ الكمبيالة عند تسجيلها.

• الإشعار المدين

هو المستند الذي يخطر العميل بالمبلغ المالي المستحق عليه، ويتم إرساله له من قبل المؤسسة التي تعدّه.

• الإشعار الدائن

هذا المستند هو ورقة ثبوتية يتم إرسالها إلى العميل لإعلامه بأنه تم تخفيض القيمة المستحقة عليه بسبب وجود خطأ.

• كشف الحساب

هو كشف يوضح الأرصدة المستحقة ويتم إعداده من قِبل المؤسسة التي ترسله للعملاء، ويوضح جميع الحركات المدينة والدائنة.

أنواع المستندات التجارية

يتم تصنيف المستندات التجارية حسب القطاع الذي تنتمي إليه، حيث تكون بعض المستندات من قطاع المعاملات والبعض الآخر من قطاع النقل أو الرقابة الرسمية، وتشمل أنواع المستندات التجارية:

• تتكون مستندات المعاملات التجارية من المستندات التي يتم تبادلها بين شركاء الأعمال الدوليين؛ بهدف تزويدهم بالمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات، وتستخدم هذه المستندات أيضًا لإبرام العقود، ومن أمثلة هذه المستندات: مستندات الأوامر وعروض الأسعار والفواتير المبدئية.
• تشمل مستندات قطاع المدفوعات المستندات التي يتم تداولها بين الشركاء وبين المصارف، وكذلك بين البنوك للمدفوعات المتعلقة بالمعاملات التجارية، ومن الأمثلة على هذه المستندات الفواتير التجارية وطلبات السندات المصرفية.
• المستندات المتعلقة بقطاع النقل والخدمات، وهي المستندات التي تتعلق بعلاقة الشركاء التجاريين مع شركات النقل وخدماتها وتأمين النقل والمناولة.
• المستندات الرسمية للرقابة هي المستندات التي تشمل الرقابة على السلع من قبل الجهات الرسمية.

أنواع مستندات التربية والجغرافيا

هناك بعض المستندات المتعلقة بالتعليم في المراحل الابتدائية والمتوسطة، ويتم سؤال الطالب عن نوع المستند في الامتحان، ويجب عليه تحديد نوع المستند وكتابة عنوان مناسب له ووضع سؤال متعلق بهذا المستند، وتشمل أنواع المستندات المتعلقة بهذا المجال

• المستند النصّي هو المكتوب على شكل نص.
• يتميز مستند الخريطة بخريطة تحدد الكثافة السكانية أو المراكز المعينة وفقًا للدروس المعطاة، ويتكرر استخدام مستند الخريطة في مادة الجغرافيا.
• يشير مستند الرسم البياني إلى موضوع محدد يتم تحديده من قبل الطالب، ويتم كتابة عنوان خاص به يعكس محتواه بعد تحديد نوع الموضوع.
• مستند الجدول الإحصائي هو جدول يحتوي أيضا على دراسات إحصائية حول مسألة محددة وفقا للدروس المقدمة.
• مستند الرسم الهيكلي.
• مستند الرسم التوضيحي.
• مستند الرسم الكاريكاتوري.

تعريف المستند في الوورد

المستند في الوورد هو وحدة العمل الذي تم حفظه، ويتم حفظ كل مستند على حدة كملف له نوعه الخاص، ومن الممكن تخزين المستند كنموذج إلكتروني في جهاز الكمبيوتر ويكون على شكل عدة ملفات أو ملف واحد، وعادة ما يتم تحويل المستند الواحد إلى ملف، وتعامل أجزاء هذا المستند كعناصر بيانات فردية، حيث أن هذا المستند يمكن أن يكون جزءا من قاعدة البيانات.

وأيضًا ممكن تعريف المستند في الوورد بأنه هو المستند الذي يتم فتحه لتطبيق بعض المهام عليه مثل إدخال النصوص أو الصور أو الجداول وهذه البيانات والمعلومات المدخلة تتعلق بموضوع معين، وإذا أردنا فتح مستند جديد في برنامج الوورد نستطيع من خلال استخدام مفتاحي ctrl + N من لوحة المفاتيح.

الفرق بين الوثيقة والمستند

يتم التحدث عن الكلمات المستخدمة “الوثيقة” و “المستند” و “السجل”، ويتساءل الكاتب عما إذا كانت هناك فرق بين الوثيقة والمستند. يشير الكاتب إلى أن المستند هو نوع من الوثيقة، حيث يحتوي على معلومات مكتوبة تتعلق بموضوع محدد. والمستندات يمكن أن تكون مدونة إما على الورق أو بشكل إلكتروني، بينما يختلف السجل عن المستند في أن السجل يستخدم كدليل. يجب التنويه إلى أن الفرق الرئيسي بين المستند والسجل يكمن في استخدامهما، حيث توفر المستندات المعلومات بينما يستخدم السجل كدليل.