مفهوم التفويض وخطواته

التفويض هو وسيلة رائعة لضمان إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل، وبناء قدرات الفريق، ولكن للأسف الكثير من المديرين لا يولون الاهتمام الكافي لعملية التفويض وبالتالي يفشلون في استغلال الفوائد الكاملة لها .

خطوات التفويض

تتضمن ست خطوات لتفويض المهام بنجاح، والمشكلة هي أن معظم المديرين يقومون بإتمام خطوة واحدة أو اثنتين فقط، وعندما لا تكتمل المهمة بالشكل الذي يرضيهم، يشكون من أن موظفيهم ليسوا كفء بما يكفي لإنجاز المهمة .

يوجد عدد كبير من المدراء التنفيذيين في الشركات التي لا تحصى ولا تعد يقومون بذلك، وبمجرد تعلم هذه النمطية بشكل جيد يمكن تقييم ما إذا كنت فعلا تملك الأشخاص المناسبين لهذا المنصب، والأمر المبشر هو أن الموظفين نادرا ما يكونون المشكلة ومن الأسهل والأقل تكلفة على المدير أن يتعلم طريقة جديدة بدلا من استبدال الموظفين، وفيما يلي الخطوات الست التي يجب اتباعها عند التفويض .

الإعداد الجيد للتفويض

لا يمكن للموظفين تقديم نتائج جيدة إذا لم يتم التفكير في المهمة الموكلة إليهم بشكل كامل، أو إذا استمرت التوقعات في التغير، لذلك يجب أن يأخذوا الوقت الكافي لتطوير الانضباط وتحديد ما يريدون بالضبط .

نقل المعلومات إلى الموظفين

عندما تحدد ما تبحث عنه بالضبط، يجب نقل هذه المعلومات إلى موظفيك، وتأكد من تضمين معلومات واضحة عن التوقيت والميزانية والسياق، وتحديد توقعات للاتصالات والتحديثات بمايتضمن المعلومات والمحتوى والشكل .

تأكيد التفاهم بين الموظفين

أحد أكثر الأخطاء شيوعًا في التفويض هو افتراض أن الموظفين يفهمون ما تريد ، بدلاً من التأكد من قيامهم بذلك ، ولا يستغرق تأكيد التفاهم سوى حوالي 60 ثانية ، ولكنه أهم محدد للنجاح أو الفشل ، وأفضل طريقة لتأكيد الفهم هي أن تطلب من موظفيك إعادة صياغة الطلب أو المهمة بكلماتهم الخاصة ، وإذا لم تكن مرتاحًا للقيام بذلك حيث يشعر كثير من المديرين وفي كثير من الأحيان بشكل صحيح أنه يجعلهم يبدو وكأنهم معلم رياض الأطفال ، ويجب عليك على الأقل طرح الأسئلة للتأكد من أن الموظفين يفهمون جميع جوانب ما هو مطلوب .

تأكيد الالتزام بالمهام

هذا جزء آخر من عملية التفويض التي يتخطاها معظم المديرين ، وغالبًا ما يفترضون فقط قبول الموظفين للمهام التي تم تكليفهم بها ، والجزء الأكثر أهمية في سباق الترحيل هو تسليم العصا إلى العداء التالي ، ويمضي المتسابقون قدراً كبيراً من الوقت في تعلم هذه المهارة ، ولا ينبغي أن يكون مختلفاً في مكان العمل والالتزام يعني التأكد من قيامك بتسليم عصا القيادة بنجاح .

يجب التأكد من التزام الموظفين بتحقيق النتائج المتوقعة واتباع العملية المحددة، بما في ذلك الجدول الزمني والميزانية والأدوات، وضمان توافق أهدافهم العامة للمهمة مع أهدافك، والتأكد من أنهم على دراية بأي عواقب للشركة ولأنفسهم في حال عدم تحقيق النتائج المرجوة .

تجنب التفويض العكسي

غالبا ما يشعر المديرون بالإرهاق والتعب، ويكون السبب في ذلك أحيانا هو أن موظفيهم أفضل في التفويض منهم، وعادة ما يقوم المديرون بإنجاز المهام التي قاموا بتفويضها للآخرين. ونادرا ما يحتاج المديرون إلى استعادة المهمة التي قاموا بتفويضها لأحد الأشخاص، وإذا كان ذلك ضروريا، فمن المرجح أنهم لم يقموا بإعداد الخطة بشكل كاف، وقد تسببت الوقت أو الموارد أو القيود الأخرى في مشاكل غير متوقعة .

عندما يواجه الموظف طريقًا مسدودًا، يجب أن تنظر إليه كفرصة للتعلم، وتقوم بتدريبه وتزويده بالموارد والمعرفة اللازمة لإنجاز المهمة. وبهذه الطريقة، ستستطيع التركيز على أشياء أخرى، وسيكون الموظف مجهزًا بشكل أفضل للتعامل مع مهام مماثلة في المستقبل .

ضمان مساءلة الموظفين

تعد الاتصالات ثنائية الاتجاه جزءًا أساسيمن عملية التفويض، ويعتبر اكتشاف سيناريو الكابوس في التفويض هو معرفة تاريخ التسليم الذي لم يتم الانتهاء منه أو أنه تم تنفيذه بشكل غير مرضٍ، ولذلك يجب التأكد من مساءلة الموظفين عن المهمة وتحملهم المسؤولية في حالة عدم استكمالها بشكل صحيح .

تعتبر المساءلة مفتاح عملية التفويض، حيث يقوم الموظفون بالتواصل المنتظم معك بشأن حالة التسليم والجدول الزمني للتسليم، لتفادي حدوث أي مفاجآت في الساعة الحادية عشرة .

تصبح عملية التفويض أسرع وأكثر مرونة كلما تدربت عليها، وبمجرد إتقانها ستصبح جزءًا من الحمض النووي الإداري الخاص بك وستحصل باستمرار على نتائج رائعة .

أهمية عملية التفويض

تفويض العمل هو واحد من المهام الرئيسية للإدارة، ويعتمد نجاح المدير على قدرته على تفويض العمل، حيث يقلل من عبء العمل على المدير. ويُمكن للمدير تفويض الأعمال الروتينية والتركيز على المهام المهمة التي تتطلب خبرته وتجربته .

يؤدي التفويض أيضًا إلى اتخاذ قرارات أسرع وتحول أسرع ، وذلك لأننا نعهد سلطة للمرؤوسين مما يسمح لهم باتخاذ قرارات مستقلة دون تدخل ، ويساعد التفويض أيضًا في تحفيز المرؤوسين ، والمسؤوليات المعطاة لهم توفر لهم الدافع ، وسيساعد الاعتراف الذي يحصلون عليه في العمل في زيادة معنوياتهم ، كما أنه يزيد من الرابطة والتفاهم بين المدير وفريقه حيث أن التفاعل في كثير من الأحيان ، والتماسك هو ميزة للمنظمة .

يسمح التفويض للمديرين في المستوى الأدنى باكتساب الخبرة والمعرفة، ويشجعهم على اتخاذ قرارات مستقلة ومعالجة المهام بأنفسهم، ويعد هذا تدريبًا رائعًا لنقلهم في نهاية المطاف إلى الإدارة الوسطى والعليا .