مفهوم التخطيط وانواعه
مفهوم التخطيط
يعتبر التخطيط أول الوظائف الإدارية الأساسية، حيث يهدف إلى استيضاح الأهداف التنظيمية، ويتضمن اتخاذ القرارات المناسبة بشأن الطرق والوسائل المطلوبة لتحقيق الأهداف.
التخطيط هو نهج عقلاني لتحقيق الأهداف التي تم تحديدها مسبقًا، حيث يقوم المديرون من خلاله بتحديد الأهداف والطرق التي ستستخدم لتحقيقها.
يتضمن التخطيط تحديد أنواع وأحجام مختلفة من الموارد المادية وغيرها من الموارد التي سيتم الحصول عليها من الخارج، وذلك لتخصيصها بطريقة فعالة بين المطالبات المتنافسة، كما يتضمن اتخاذ الترتيبات اللازمة لتحويل هذه الموارد بشكل منتظم إلى مخرجات مفيدة.
أنواع التخطيط
في البحث عن التخطيط، يتضح لنا أنه يتضمن أربعة أنواع رئيسية، وهي:
- التخطيط العملي
- التخطيط الاستراتيجي
- التخطيط التكتيكي
- التخطيط للطوارئ
التخطيط العملي
يعد التخطيط العملي نوعًا من التخطيط، ومثال على ذلك هو إدارة الشركات، حيث تُعد الخطط العملية الطريقة التي يتم استخدامها يوميًا في المصالح أو الأفراد العاملين بشكل عام، وهي نوع من التخطيط المستمر أو المتكرر
التخطيط الاستراتيجي
يتضمن التخطيط الاستراتيجي نظرة شاملة عالية المستوى لعمل المؤسسة بأكملها، ويعتبر هذا النوع من التخطيط الأساس الأساسي للمؤسسة، حيث يتم تحديد القرارات ذات المدى الطويل.
يمكن أن يكون نطاق التخطيط الاستراتيجي في أي مكان خلال السنوات المقبلة، سواء كان ذلك خلال العامين القادمين أو خلال العشر سنوات القادمة، حيث تتألف الخطة الاستراتيجية من عناصر مهمة مثل الرؤية والرسالة والقيم.
التخطيط التكتيكي
التخطيط التكتيكي يدعم التخطيط الاستراتيجي، حيث يتضمن الاستراتيجيات التكتيكية التي تستخدمها المنظمة لتحقيق أهداف محددة في الخطة الاستراتيجية.
غالبًا ما يكون مدة النطاق أقل من عام واحد، ويستخدم لتقسيم الخطة الاستراتيجية إلى أجزاء يمكن تنفيذها.
التخطيط للطوارئ
يتم استخدام هذا النوع من الخطط عندما يحدث شيء غير متوقع أو عندما يحتاج الأمر إلى تغيير، ويشير خبراء الأعمال في بعض الأحيان إلى هذه الخطط باعتبارها نوعًا خاصًا من التخطيط.
يمكن أن يكون التخطيط للطوارئ مفيدًا في الظروف التي تتطلب التغيير، حيث يعد التخطيط للطوارئ ضروريًا في اللحظات التي لا يمكن فيها توقع التغييرات، ورغم أنه يجب على المديرين توقع التغييرات عند المشاركة في أي نوع من أنواع التخطيط الأساسية، فإن التخطيط للطوارئ يساعد على التصدي للمشاكل الطارئة والتعامل معها بكفاءة.
كيفية التخطيط
يجب على الفرد أن يكون على دراية واسعة بأهمية التخطيط في مختلف المجالات، بما في ذلك الدراسة، حيث يساعد التخطيط في تحديد أولويات الدراسة. ولتتمكن من التخطيط، يجب اتباع الخطوات التالية:
- قم بكتابة التفاصيل المهمة.
- ركز على نقاط القوة لديك.
- فكر في أولوياتك.
- يجب تحديد أهداف طويلة المدى بوضوح والتمسك بها في اختياراتك.
- ثم ضع جدول المراجعة وقم بإعادة تقييم أهدافك طويلة المدى حسب الحاجة.
- تتبع الأرقام وتحليلها يساعدك في إدارة العمل وفهمه، ويمكنك بالتالي إجراء تغييرات وتطوير خطط جديدة لإدارة العمل بشكل أفضل.
أنواع الخطط المستخدمة في المؤسسات
هناك خطط أخرى تستخدم في المؤسسات الصناعية وغيرها من الشركات، وتشمل ما يلي:
الخطط الدائمة
هي خطط تعمل كمبدأ توجيهي للعمل الإداري، حيث توفر إجابات جاهزة لموقف معين، وتشمل الخطط الدائمة السياسات والإجراءات والأساليب والقواعد.
مزايا الخطط الدائمة
- يساعد على تحسين الكفاءة الإدارية حيث لا يلزم اتخاذ قرار جديد في كل مرة تحدث حالة مماثلة.
- يمكن تسهيل تفويض السلطة للمديرلتفويض صلاحياته لمرؤوسيه لاتخاذ القرارات في حالات معينة.
- يتميز بسهولة التحكم، حيث يمكن مقارنة الأداء الفعلي بالخطط.
- يمكن للتنسيق المساعدة في تحقيق الاتساق في عمليات المؤسسة من خلال تنسيق الأنشطة المختلفة لها.
- تعدّ الخطة الدائمة مفيدة جدًّا للموظّفين الجدد في الشركة، أو لأولئك الذين لديهم خبرةٌ أقلّ في العمليات التجارية.
خطط الاستخدام الفردي
تتمتصميم هذه الخطط لغرض محدد أو فترة محددة، وعندما يتم اكتمال موضوع هذه الخطط، فإنها لا تستخدم مرة أخرى، وبالتالي فإن هذه الخطط لها عمر قصير، ومن أمثلة هذه الخطط الخطط الفردية مثل المشاريع والميزانيات.
الخطط طويلة المدى وقصيرة المدى
إذا كانت إحدى الشركات ترغب في أن تصبح رائدة في صناعتها، فعليها وضع خطة زمنية طويلة الأمد التي يمكن أن تتراوح بين ثلاثة وخمس سنوات.
تعتبر الخطط القصيرة المدى هي الخطط التي توجه الإجراءات اليومية للمشروع، وعادةً ما تكون هذه الخطط لمدة عام واحد فقط.
تسمى الخطة التي تكون بين النوعين، والتي ليست بعيدة المدى ولا قصيرة المدى، بالخطة الوسطى، وتكون هذه الخطط عادة لمدة سنة إلى ثلاث سنوات.
الخطط المالية وغير المالية
تشمل الخطط المالية زيادة رأس المال والقروض وغيرها، في حين تتعلق الخطط غير المالية بالموارد المادية المطلوبة.
الخطط الرسمية وغير الرسمية
تتضمن الخطط الرسمية خططاً مكتوبة، وهناك خطط غير رسمية غير مكتوبة، وتشمل الخطط غير الرسمية الأفكار التي تنبع من المديرين.
يكون من الأفضل دائمًا إعداد خطط رسمية، حيث تساعد في ممارسة الرقابة الفعالة وتسليط الضوء على نقاط الضعف في المراحل الأولية.
تخطيط المشروع وتخطيط المنتج
يشير تخطيط المشروع إلى خطة استخدام واحدة تهتم بمخطط محدد مثل إنشاء مصنع جديد للصلب أو تركيب مصنع جديد أو آلات جديدة في مصنع محدد.
تشير خطة المنتج إلى الخطط المتعلقة بالتسويق والإنتاج. وتهدف خطة التسويق إلى زيادة حصة السوق الحالية وتطوير منتجات جديدة، في حين تركز خطة الإنتاج على إنتاج العدد المطلوب من المنتجات. وبالتالي، تتميز خطة المنتج بالتركيزها على تحسين حصة السوق وتطوير منتجات جديدة وضمان إنتاج الكمية المطلوبة من المنتجات
- زيادة حصة المنتج في السوق عن طريق معرفة المنتج المرغوب من قبل المستهلكين.
- توقع المبيعات لفترة محددة.
- تطوير منتجات جديدة واستكشاف أسواق جديدة.
- التركيز يجب أن يكون على إنتاج السلع التي تلبي احتياجات المستهلكين.