مفهوم إقتصاديات الوقت في إدارة الأعمال

لوحظ في الفترة الأخيرة تغير في توجهات الشركات المتنافسة للحصول على رضا العملاء، حيث أصبح الاهتمام بخدمة العملاء وسرعة التجاوب والتعامل مع مشكلاتهم أكثر أهمية من الاهتمام بجودة المنتج للحصول على رضا العملاء.

بلا شك، يتطلب تقديم خدمة العملاء والدعم الفني لهم مرونة وسرعة وكفاءة في الأداء، ولذلك يجب وضع خارطة زمنية مناسبة لإدارة نظام العمل والتعامل مع جميع الفئات واستغلال الوقت بأفضل طريقة في تطوير القدرات والمهارات وبالتالي تحسين الأداء، ويعرف ذلك باسم `اقتصاد الوقت`.

مفهوم اقتصاديات الوقت
اقتصاديات الوقت هو مصطلح شامل يتبع مجال إدارة الأعمال، رغم احتوائه على كلمة “الاقتصاد” إلا أنه لا يمت للاقتصاد النقدي بِصِلة، لأن كلمة “الاقتصاد” هنا تعني التوفير، أي توفير الوقت والحفاظ عليه وتنظيمه جيدا داخل مؤسسات العمل من أجل تحقيق أكبر قدر ممكن من الأنشطة والانجازات، ونيل رضا العملاء بسرعة إنجاز متطلباتهم والتعامل معهم.

ضوابط إدارة الوقت داخل المؤسسات
هناك عدد من الأبعاد والمعايير والضوابط التي يجب الالتزام بها جيدًا لضمان حسن إدارة الوقت والاقتصاد فيه وتحقيق أكبر أهداف ممكنة، وتلك الأبعاد هي:

1- رفع سرعة الاستجابة لمخاطبات العملاء: يتم تحقيق ذلك عن طريق اتباع عدة خطوات ومعايير، وهي:
تقليل الوقت المطلوب لتقديم المنتجات إلى الأسواق.
تقليل الوقت المطلوب لإتمام دورة تصنيع المنتج.
تهدف إلى تقليل الوقت اللازم لإنهاء الإجراءات مع العميل.
يتم تخفيض الوقت المطلوب لإصلاح أي أخطاء أو تعديل أي مسارات.

2- الاستفادة من الخبرة: لكي نحقق الكفاءة الزمنية ونضمن سلامة المؤسسة، يجب أن نستعين بخبراء متخصصين في مجال العمل، وعدم إتاحة الفرصة لغير المؤهلين للعمل عشوائيا، ويتطلب ذلك استفادة من التجارب المتراكمة نتيجة الممارسة، كما يمنح الفرصة للاستفادة من الوقت لزيادة الخبرات المهنية وتطوير الأداء.

3- الإدارة الفعالة للوقت: بعد الحرص على سرعة الاستجابة معملاء وتوفير خبراء متخصصين لإدارة شؤون العمل وضمان تحقيق أكبر إنجازات في أقل وقت ممكن، يبقى أمامنا ضرورة تحقيق إدارة فعالة للوقت.
ويكون ذلك عبر التنظيم الجيد لمختلف العمليات والأنشطة، وكذلك العمل عل الترتيب المناسب لكافة الوسائل والإمكانيات المتاحة، مع وضع تصميم ملائم للبرامج الزمنية، والاهتمام بالحد من الوقت الضائع، عبر إلغاء الأنشطة الثانوية الغير ضرورية، والطقوس العشوائية التي يتبعها الموظفين وتضيع الكثير من الوقت والجهد.

4- الالتزام بالمواعيد والبرامج الزمنية: لضمان إدارة فعالة ونجاح في استغلال الوقت، يجب علينا الالتزام بالكامل بالخطط المؤقتة المحددة، وتنفيذ برامج وجداول العمل في المؤسسة بدقة تامة، وتشمل ذلك عمليات التوريد والإنتاج والتسليم والتنفيذ والتمويل وغيرها من اتفاقيات الصفقات والبروتوكولات… إلخ.

يتحول اهتمام المؤسسات من الجودة إلى الخدمات
في الاقتصاديات الحديثة نجد أن المؤسسات لجأت لمجال الخدمات لإرضاء الجمهور أكثر من اهتمامها بجودة المنتجات أو الخدمات ذاتها؛ حيث نجد الشركات التي كانت تتنافس في إنتاج كم أكبر من السلع أو سلع أكثر جودة أو سلع أقل تكلفة إلى آخر ذلك من معايير تنافسية، أصبحت تهتم بالدعم الفني وتحسين صورة المؤسسة أمام العملاء من خلال إدارة العلاقات العامة و إدارة التسويق.

كما أنه ظهرت الحاجة لاستغلال الوقت المهدر داخل المؤسسات والذي كان في الغالب يضيع في نقاشات جانبية بين الموظفين والعملاء، والإجراءات الروتينية العقيمة التي تعطل سير العمل والانتاج بحجة ضرورة استخراج شهادة كذا ورسوم كذا وأختام كذا، لكن الإدارات الحديثة أصبحت تهتم بالاستفادة من الوقت والاستثمار فيه من خلال إدارته إدارة محكمة وفعالة تتيح لها تخفيض التكاليف.

يجدر بالذكر أن المؤسسات التي تمكنت حقًا من إدارة وقتها والسيطرة عليه، نجحت في التفوق على منافسيها والسيطرة على الأسواق، من خلال كسب ولاء العملاء وضمان تمسكهم بعلاقتهم مع المؤسسة.