معايير تقييم الأداء الوظيفي

تعريف معايير تقييم الأداء

تعد تقييمات الأداء تقييمًا يوفر فرصة لأصحاب العمل لتقييم مساهمات موظفيهم في المنظمة، وذلك من خلال بنود مدروسة ومتسلسلة تراعي الجوانب الوظيفية. وعادةً ما يقوم المدراء بإجراء هذه التقييمات بسبب صعوبة انتقاد الموظفين الذين يعملون معهم عن كثب.

تقييمات الشركات تتم بانتظام عادة مرة واحدة على الأقل في السنة، وتساعد هذه التقييمات المنتظمة الموظفين على فهم ما يتوقع منهم وتحسين التواصل بين الإدارة والموظفين وتقدير العمل الذي يقومون به.

فوائد تقييمات الأداء الوظيفي

تعمل معايير تقييم الأداء على تحديد الحدود المقبولة للأداء، وهي ضرورية لتطوير فريق العمل وجعله أكثر فاعلية في العمل، كما تساعد على تحسين تقدير الموظفين والتواصل معهم، وتعزيز الحافز والإلهام للأفراد لتقديم أفضل ما لديهم من مهارات وخبرات.

الأهداف الأساسية لنظام تقييم الأداء الوظيفي

• الأهداف تتمثل في توفير قياس عادل لمساهمة الموظف في العمل الجماعي.
• إنتاج وثائق تقييم دقيقة لحماية كل من الموظف وصاحب العمل.
• الحصول على جودة عالية وكمية كبيرة في العمل المنتج مهم.

عناصر تقييم الأداء

وضع نموذج تقييم قياس

مجالات الأداء الوظيفي التي يجب تضمينها في نموذج تقييم الأداء للموظفين هي المعرفة والمهارات الوظيفية، وجودة العمل، وكمية العمل، وعادات العمل والموقف، ويجب أن يحتوي كل مجال على مجموعة من الوصفات للاختيار من بينها، مثل أقل من المتطلبات، أقل مما هو مطلوب، يلبي المتطلبات، يتجاوز المتطلبات، يتجاوز بكثير المتطلبات، وتعتمد هذه الاختيارات على مدى دقة الوصف.

بالنسبة لمجالات الأداء الوظيفي لأولئك الذين يشغلون مناصب إدارية، يجب أن يكون التقييم شاملا ليتجاوز مجرد الأداء الوظيفي الأساسي. يجب تقييم مهارات الموظفين وقدرتهم على التحفيز وتوجيه الآخرين، بالإضافة إلى مهارات الاتصال الشاملة وقدرتهم على بناء فرق عمل وحل المشكلات. يجب أن يكون لتقييم المدراء نموذج منفصل عن النموذج القياسي المستخدم لتقييم الموظفين العاديين، أو يمكن إضافة قسم إداري خاص إلى النموذج القياسي للتقييم .

تحديد مقاييس أداء معيارية

من الضروري وضع معايير أداء واضحة تحدد المتوقع من الموظف في دوره المحدد وكيفية تنفيذ العمل. يجب أن تكون هذه المعايير متساوية لجميع الموظفين الذين يشغلون نفس المنصب ويمكن التحقق من تحقيقها، كما يجب أن تكون مرتبطة مباشرة بوصف الوظيفة للفرد.

تتيح معايير تقييم الموظف المثالي القياسية تقييم أداء الموظف بشكل موضوعي، وتقلل من الوقت والضغط اللازمين لملء نموذج التقييم، وتعد هذه المعايير واحدة من أقوى جوانب تقييم الأداء الوظيفي، على الرغم من أن تطويرها يمكن أن يكون أحد أكثر الأجزاء التي تستغرق وقتا طويلا في إنشاء نظام تقييم الأداء.

وهي في الأساس أهداف كمية محددة مرتبطة بالمهام المدرجة في الوصف الوظيفي، ويمكن للوصف الوظيفي أن يكون وحده بمثابة أداة قياس أثناء التقييم. على سبيل المثال، يمكن تقييم مدى تطابق مهارات الموظف مع متطلبات الوظيفة من خلال الوصف الوظيفي. ومع ذلك، تتجاوز معايير الأداء القياسية الوصف الوظيفي، حيث يمكن أن تشمل إحدى المهام المدرجة في الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال إدخال تسجيلات جديدة ومحدثة للمرضى على الكمبيوتر. يمكن أن يكون مقياس الأداء القياسي لهذه المهمة هو إدخال 6 إلى 12 تسجيلا يوميا، مع معدل خطأ يقل عن 2 في المائة جودة.

تستطيع المقاييس القياسية للأداء قياس بعض مجالات الأداء الوظيفي الذاتية بشكل موضوعي، مثل عادات العمل، عن طريق إنشاء مقياس موضوعي للحضور يحدد عدد مقبول من المرات التي يمكن أن يتأخر فيها الموظف أو يتغيب خلال إطار زمني محدد.

مبادئ توجيهية لتقديم التغذية الراجعة

يعد وضع التعليقات المرتبطة بتقييمات الأداء خطوة مهمة جداً، ولذلك يتعين على كل شخص يقوم بتقييم الآخرين أن يعرف نوع التعليقات اللازمة وكيفية تقديمها والحصول عليها من الموظف المعني.

ويجب أن تكون هذه التعليقات متوازنة أي متضمنة أوجه القصور عند الموظف لا فقط التركيز على نقاط القوة  من خلال فهم نقاط ضعفهم ، يمكن للموظفين الحصول على ملكية أدائهم ودورهم في الممارسة، وعندما يحصل الموظفون على الدعم الذي يحتاجون إليه لإجراء تحسينات في هذه المجالات ، يتعلمون أن يفخروا بعملهم ويكونون على استعداد لمواجهة تحديات جديدة بثقة.

وعندما تعالج المجالات التي تحتاج إلى تحسين ، حدد توقعاتك للتحسين وكيف تنوي مساعدة الموظف على تلبيتها ، على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يتحدث بقسوة مع الموظفين الآخرين ولا يبدو متسامحًا مع المرضى ، فامنح الموظف بعض الأمثلة على سلوكه وقدم بعض الاقتراحات لحل المشكلة ، مثل جلسات لعب الأدوار أو مهارات الاتصال أو ورشة عمل أو ندوة خدمة العملاء، حدد الحدود من خلال السماح للموظف بمعرفة ما هو مقبول وما هي الأمور التي لن يتم التسامح عنها أو قبولها بتاتاً ، ثم وضع خطة لمراقبة الأداء وإعادة تقييم الموظف.

بعد مناقشة نتائج التقييم مع الموظف، قم بتشجيع ردود فعل الموظف وحثه على تقديم بعض الملاحظات غير الدفاعية لك. استفسر من الموظف عما إذا كان يوافق على تقييمك أو اقترح طرقا للتحسين، على سبيل المثال، قد توضح أنك تفقد صبرك وتقصر مع المرضى عندما يتأخر الطبيب، وبما أن هناك أوقات لا يمكن تجنب التأخير فيها، كيف تقترح أن نتعامل مع هذا لتجنب مثل هذه التفاعلات؟ يجب أن يؤدي ذلك إلى تبادل مفتوح للمعلومات يتيح لك وللموظف فهم وجهات نظركما بشكل أفضل.

إنشاء إجراءات تأديبية وإنهاء الخدمة

تستخدم هذه الأجراءات التأديبية عندما يستمر موظف في الأداء السيء على الرغم من إجراء تقييم شامل للأداء ومناقشة التحسينات المتوقعة ، فيجب تحديد هذه الأجراءات التي سيتم اتخاذها عندما يتدهور الأداء ، يبدأ بتحذير شفهي ثم عند تصاعد التدهور سيتحول هذا التحذير  من شفهي إلى مكتوب ، وفي النهاية إنهاء عمل الموظف إذا لم يكن هناك تحسن في الأداء الوظيفي .

يتم تنفيذ التحذير الشفهي عن طريق تقديمه للموظف بشكل فردي، وتوضيح السبب أو السلوك الذي أدى إلى هذا التحذير، أما التحذير المكتوب فيلعب دورا هاما في نجاح إجراءات التأديب وإجراءات إنهاء المهمة، وهذا هو الوقت المناسب لتوضيح خطورة مشكلة أداء الموظف، ويجب أن يتضمن النموذج القياسي والكتابي للتحذير ما يلي

•  – يتضمن وصف السلوك أو المشكلة نتائج موضوعية .
• تشمل الإجراءات والتغييرات المتوقعة من الموظف التغييرات القابلة للقياس.
• الدعم الذي سيوفره صاحب العمل للتحسين.
• وصف لما سيحدث على سبيل المثال إجازة غير مدفوعة الأجر أو الإنهاء، ومتى سيتم تطبيقها على سبيل المثال بعد تكرار مرة واحدة أو مرتين .
• توقيع الموظف والمسؤول وتاريخ الإنذار.

طرق لضمان الاتساق في استخدام نموذج التقييم

ينبغي أن يتم تنفيذ تقييمات الأداء بطريقة عادلة ومتسقة وموضوعية لحماية مصالح الموظفين وحماية ممارستك من المسؤولية القانونية. وتشمل واحدة من الطرق التي تضمن التسلسل الزمني أن نستخدم نموذجا معياريا لكل تقييم. يجب أن يركز النموذج المستخدم فقط على جوانب الأداء الوظيفي الأساسية. تقليل مجالات التركيز يجعل التقييم أكثر أهمية وملاءمة ويسمح لك وللموظف بالتعامل مع القضايا الأكثر أهمية، على الرغم من عدم الحاجة إلى تغطية كل تفصيل أداء الموظف في التقييم.

إرشادات لأصحاب العمل للتعامل مع الموظفين

• تحديد أهداف خاصة لكل موظف، حيث لكل موظف نقاط قوة ونقاط ضعف، وذلك لمساعدته على تحسين أدائه ومهاراته. يتعين أن يتم العمل مع كل موظف على وضع أهداف معقولة وذات صلة بمنصبه الوظيفي، وتحديد معايير التقييم الوظيفي.
• يتم إنشاء ملف أداء عمل لكل عامل يحتوي على سجل الإنجازات والأحداث البارزة، ويتم تزويد الموظفين بملاحظات فورية عندما يبرز أي شيء إيجابي أو سلبي، ولا يتطلب الأمر انتظار عملية المراجعة في نهاية العام لتقديم الملاحظات .
• عندما يحين وقت إجراء تقييم فعلي للموظف ، فمن الأفضل الاستعداد للاجتماع في وقت مبكر، ومراجعة الوثائق الخاصة بك للموظف قبل الاجتماع وتدوين ما تريد مناقشته مع الموظف،يجب أن تدور مراجعة الأداء في الغالب حول العناصر الإيجابية لأداء الموظف ، مع بعض النصائح المفيدة حول كيفية التحسين في المستقبل. بعد كل شيء ، إذا كان أداء العامل في الغالب سلبيًا ، فمن المحتمل ألا يستمر في العمل معك.
• عندما تحتاج إلى توجيه النقد في تقييم شيء ما، يجب أن تكون صريحًا وواضحًا في ملاحظاتك، ولا تحاول التقليل من شأن الموقف أو إهانة الموظف، بل يجب عليك تقديم أمثلة واضحة ثم تقديم نصائح مفيدة ومحددة حول كيفية تحسين وتطوير الموظف في المستقبل.
• لا يجب مقارنة الموظفين؛ لأن الهدف من تقييم الموظف هو مراجعة أداء كل موظف مقابل معايير الأداء القياسية المحددة، ولا يجوز مقارنة أداء موظف بآخر، ويممكن أن يؤدي ذلك إلى منافسة غير صحية واستياء. يجب دائما الرجوع إلى إطار التقييم الخاص بك، وليس إلى أداء العمال الآخرين.