مراحل دورة حياة المشروع

المراحل الأربع لدورة حياة إدارة المشروع هي : البدء أو المبادرة، التخطيط، التنفيذ، والانتهاء، سواء كنت تعمل في مشروع صغير بأهداف متواضعة أو في مشروع كبير متعدد الإدارات والتبعات المؤسسية، فإن فهم دورة حياة إدارة المشروع أمر ضروري، ويحتوي كل مشروع على معالم أساسية في بدايته وفي منتصفه وفي نهايته، ويتبع المسار من البدء حتى الانتهاء والتقييم، ويساعد التعامل مع دورة حياة إدارة المشروع على الحفاظ على تنظيم المشروع، وذلك عن طريق إدارة واستثمار الوقت والمال .

دورة حياة إدارة المشروع

توضح دورة حياة إدارة المشروع العمليات العالية المستوى لتحقيق مشروع ناجح، وهو أن لكل مليار دولار يتم استثماره في مشاريع من قبل الشركات في الولايات المتحدة، يتم هدر ١٢٢ مليون دولار بسبب نقص الأداء في المشروع، وبالتالي، تساعد دورة حياة المشروع والالتزام بها في تحقيق مفهوم الادخار، ووفقا لأبحاث معهد إدارة المشاريع، يمكن تجنب الأموال والموارد المضيعة من خلال الإدارة الفعالة للمشروع، حيث يفشل ٥٧٪ من المشاريع غير الناجحة بسبب تعثر الاتصالات في مراحل دورة حياة إدارة المشروع، وفيها يتم تحديد فكرة المشروع وأهدافه وتخطيطه وتوجيهه إلى الاكتمال .

ما هي المراحل الأربعة لحياة المشروع

تتكون دورة حياة إدارة المشروع عادةً من أربع مراحل: البدء والتخطيط والتنفيذ والانتهاء، وتشكل هذه المراحل المسار الذي ينتهي به المشروع، وتشمل دورة حياة إدارة المشاريع:

مرحلة البدء

في مرحلة بدء المشروع، يمكنك تحديد حاجة العمل أو المشكلة أو الفرصة، والطرق التي يمكن لفريقك من خلالها تلبية تلك الحاجة أو حل تلك المشكلة أو استغلال تلك الفرصة. خلال هذه الخطوة، يمكنك وضع هدف لمشروعك، وتحديد مدى إمكانية تنفيذ المشروع، وتحديد الإنجازات الرئيسية للمشروع. يجب أن يكون المديرون قادرين على تسويق قادة الأعمال وفقا للقيمة الجوهرية التي يقدمونها للشركة على المستوى الاستراتيجي، بدءا من مرحلة التخطيط الاستراتيجي وليس بعد اتخاذ القرار .

تكون فعالية مديري المشاريع صامتة بشكل كبير عندما يتم تقديم “حل بديل” أو “إصلاح”، بمجرد اتخاذ القرارات التجارية ذات الاتجاه العالي دون استشارتهم، ومن المهم جدًا أن تتخذ الخطوات اللازمة لجعل صوتك مسموعًا في وقت مبكر قبل وضع الاستراتيجية الأساسية .

وقد تشمل خطوات مرحلة بدء المشروع ما يلي :

يتضمن إنجاز دراسة جدوى وإجراء عمليات حسابية بسيطة باستخدام جدول الضرب لمعرفة متطلبات المشروع .
2- تحديد عمق واتساع المشروع .
3- تحديد المنتج أو الخدمة التي ترغب في تقديمها .
4- تحديد أصحاب المصلحة في المشروع .
يتضمن تطوير حالة العمل ومقارنة التكاليف والفوائد المحتملة للمشروع لتحديد ما إذا كان يجب المضي قدماً به

مرحلة التخطيط

عند الموافقة على المشروع، يتم الانتقال إلى مرحلة التخطيط. في هذه المرحلة، يتم تقسيم المشروع الكبير إلى مهام صغيرة وتشكيل فريقك. كما يتم وضع جدول زمني لإنجاز المهام. خلال هذه المرحلة، يتم وضع أهداف صغيرة ضمن المشروع الكبير، مع التأكد من إمكانية تحقيقها في الإطار الزمني المحدد. يجب أن تتمتع الأهداف الصغيرة بإمكانية عالية للتحقيق .

وقد تشمل خطوات مرحلة تخطيط المشروع ما يلي :

يتضمن إنشاء خطة المشروع وتحديد الجدول الزمني للمشروع، بما في ذلك مراحل المشروع والمهام التي يتعين تنفيذها، والقيود المحتملة .

يتم إنشاء مستندات سير العمل أو خرائط العملية، وتصور المخطط الزمني للمشروع من خلال رسم المعالم الرئيسية .

يتضمن هذا الشيء تقدير الميزانية وإنشاء خطة مالية، واستخدام تقديرات التكلفة لتحديد مقدار الإنفاق .

4- جمع الموارد وبناء الفريق .

5- توقع المخاطر .

مرحلة التنفيذ

لقد حصلت على موافقة العمل، وضعت خطة، وأنشأت فريقك، الآن حان وقت العمل، تحول مرحلة التنفيذ خطتك إلى عمل، وتتمثل مهمة مدير المشروع في هذه المرحلة من دورة حياة إدارة المشروع في الحفاظ على سير العمل في المسار الصحيح، وتنظيم أعضاء الفريق وإدارة الجداول الزمنية، والتأكد من إنجاز العمل وفقا للخطة الأصلية .

وقد تشمل خطوات مرحلة تنفيذ المشروع ما يلي :

يشمل إنشاء المهام وتنظيمها لتسهيل سير العمل .

يتضمن ذلك إحاطة أعضاء الفريق بالمهام، من خلال شرح المهام لهم وتوفير التوجيه اللازم حول كيفية استكمالها، وتنظيم التدريب المتعلق بهذه العملية إذا لزم الأمر .

3- التواصل مع أعضاء الفريق والعملاء والإدارة العليا .

4- مراقبة جودة العمل .

يتضمن إدارة الميزانية ومراقبة الإنفاق والحفاظ على التوجه الصحيح فيما يتعلق بالأصول والموارد .

مرحلة الانتهاء

عند انتهاء فريقك من عمله في مشروع ما، تدخل مرحلة الانتهاء، حيث تقدم النتائج النهائية وتفرج عن موارد المشروع وتقيم نجاحه، وعلى الرغم من انتهاء العمل الأساسي في المشروع، إلا أن مهمة مدير المشروع لم تنته بعد، حيث تتطلب بعض الأمور الهامة التي يجب إنجازها، بما في ذلك تقييم ما حدث وما لم يعمل في المشروع .

وقد تشمل خطوات مرحلة إغلاق المشروع ما يلي :

يتضمن تحليل أداء المشروع تقييم مدى تحقيق أهداف المشروع .

يتطلب التحليل الأولي لأداء الفريق تقييم كيفية أداء أعضاء الفريق، بما في ذلك ما إذا كانوا قد حققوا أهدافهم وفقًا لتوقيت معين وجودة العمل المطلوبة .

يتضمن توثيق انتهاء المشروع والتأكد من اكتمال جميع جوانبه دون وجود نهايات مفتوحة، وتقديم التقارير إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين .

يتضمن المرحلة النهائية للمشروع إجراء مراجعات بعد التنفيذ وتحليل نهائي، مع مراعاة الدروس المستفادة لمشاريع مماثلة في المستقبل .

يتم في هذه الخطوة محاسبة الميزانية المستخدمة وغير المستخدمة، وتخصيص الموارد المتبقية للمشاريع المستقبلية .