ما هي ” الميزانية الصفرية ؟ ” ومميزاتها
تعريف الميزانية الصفرية
تعرف الميزانية الناشئة باسم تعاملها مع العيوب الموجودة في نظام الميزانية التقليدي، وهي مختلفة عن نظام الميزانية التدريجية (التقليدية)، حيث تبدأ من الصفر ولا تعتمد على ما يسبقها من اتجاه .
في الموازنة التقليدية يتم النظر إلى أرقام السنة المالية السابقة، بينما في الموازنة الصفرية لا يوجد شيء في موازنة السنة التالية، وبالتالي فلا يتم التأكد من النشاط الخاص بالبنس أو ما تحتاجتاجات كل عملية أو وظيفة أو مشروع، وبالتالي قد يتحمل أولئك الذين يبدأون في العمل بالبنس خسائرًا.
تمثل الميزانية توازنًا يبدأ من الصفر وتشكل شكلًا من أشكال الميزانية، ويكون لأي عنصر داخلها السبب المبرر لوجوده بصورة واضحة، وذلك فيما يتعلق بالفوائد والتكلفة. كما تقوم الإدارة بتحليل جميع الأنشطة وتحديد الأولويات بينها.
وتعتمد في ذلك على عدد من المحددات مثل التوافر في الأموال أو التوافق مع الأهداف التنظيمية وغير ذلك ، فهي قد تعيد التقييم لكل نشاط بكل مرة أثناء الإعداد للموازنة المتعلقة به ، وهي تهدف لتقليل عدد النفقات عن طريق تحديدها للمجالات التي يجوز خفض التكلفة التي تتكبدها في المصروفات .
يشتمل التحديد على تحديد تكلفة الوحدة والأسباب التي تؤدي إلى تكبدها، وما يتم تقديمه من الوحدة، ويتم تحديد التكلفة بناءً على أهداف الوحدة وطموحات الشركة .
قد تحدث تعديلات مفاجئة في الميزانية الصفرية عند الضرورة، وقد تشارك جميع المستويات الموجودة في المنظمة في صنع القرارات، وتعتمد على كل نشاط بدلاً من القسم الوظيفي .
مراحل إعداد الموازنة الصفرية
ولكن لفهم مراحلها، يجب أن نفهم معنى حزم القرار، والذي يشير إلى تطوير خطةتشغيلية تتضمن الأنشطة التي يتخذ فيها أي قرار، وأما المراحل فقد تكون على النحو التالي.
- يتم التركيز على تحديد ووصف حزمة القرار، والتي تؤكد على النشاط المعين من خلال تحليل كل نشاط وترتيبه بين مختلف الأنشطة، وذلك عند استخدام الموارد النادرة واتخاذ القرار المناسب بشأنها.
- بعد الانتهاء من الوصف والتحديد، يتم تقييم حزمة القرار ويتم اعتماد عدة عوامل في التقييم مثل المتطلبات التنظيمية وتوافر الأموال وتحقيق التوافق مع الأهداف التنظيمية.
- تحديد أولوية حزم القرارات، حيث يتم ترتيب الحزم بالقرارات استنادا إلى كل نشاط.
- عند الانتهاء من التصنيف، يتم تخصيص المورد لكل حزمة، وبذلك يتم تسهيل عملية إعداد الموازنة، بغض النظر عن الميزانية السابقة.
يوفر قرار الحزم المعلومات الكاملة حول العائد والهدف والتكلفة المتضمنة، والعواقب الناجمة عن عدم القيام بالنشاط، والبدائل المتاحة، والنتيجة المتوقعة .
يمكن أن تتفوق الميزانية الصفرية على الميزانيات التقليدية في استخدام الأسلوب العلمي لتقييم أي نشاط، حتى لو كان مختلفًا، ويمكن أن تصل الأنشطة المنفذة إلى الهدف المنشود .
تسمح هذه الطريقة للإدارة بحساب التكاليف وتقدير العائد عنها، وذلك قبل تخصيص الموارد المختلفة للأنشطة، حيث يتم تحديد النفقات العامة غير الضرورية والتي تتسم بالإفراط وإمكانية القضاء عليها، وهي تسهل الوصول إلى الأهداف من خلال مشاركة جميع أفراد المؤسسة في صنع القرارات .
عيوب الموازنة الصفرية
أولاً، سنتناول العيوب التي قد تصيب هذا التوازن .
- تتطلب هذه العملية الكثير من الوقت، حيث يتم سحب أوقات طويلة عند إعدادها داخل الكيانات الممولة من الحكومة أو الشركات، وقد تتزايد الميزانية لتمثل إحدى السبل السهلة .
- تتطلب إعداد الموازنة قوى عاملة عالية، إذ تبدأ من الصفر وتشمل مشاركة عدد كبير من الموظفين في إعدادها، وغالباً لا يتوفر للإدارة المالية والحسابية وموظفي الموارد البشرية الوقت الكافي لذلك.
- قد يصعب على المديرين غير المدربين تحديد تكلفة كل بند من البنود الخاصة بها والتي تحتاج إلى تكلفة محددة، وبسبب ذلك قد يتعرضون لعجز في الموازنة، وذلك بسبب عدم وجود الخبرة الكافية في شرح تلك البنود .
ممبزات الميزانية الصفرية
- تتميز تلك الميزانية بدقة عالية، إذ يمكن أن يحدث العديد من التغييرات في الميزانية العادية عند إعدادها للعام المقبل، ولكل قسم من الأقسام عناصر تدفق نقدي وتكلفة تشغيلية لكل منها، مما يساعد في تخفيض التكاليف وتحسين الأداء.
- تكمن فعالية الموارد المتاحة في تخصيصها بكفاءة، ولا يتم النظر إلى مجموعة الأرقام التي يشير إليها التاريخ، بل يتم التركيز على الأرقام التي تعكس التكلفة الفعلية.
- تهدف هذه العملية إلى عدم إدخال أي نشاط زائد يتجاوز الحاجة، وذلك من خلال اتباع طرق فعالة وتحديد الفرص وحساب تكلفة تنفيذ هذه الإجراءات وإزالة أي نشاط غير منتج وزائد عن الحاجة المطلوبة.
- يجب أن يوجد تبرير لكل بند من بنود الخطة التي تحتوي عليها، حيث تهدف إلى تقليل الزيادة في الميزانية عند تضخم الموازنة.
- تتوافر عناصر الاتصال والتنسيق في القسم بأكمله، وليس مقتصراً على الإدارة العامة، وتحفيز الموظفين لإعداد وصناعة أي قرار يمكن أن يصدر منها.
تعكس التقارير المالية الفعلية التكاليف التي يمكن أن تتحملها جهة العمل أو الدولة، وتعتبر وسيلة فعالة لإعداد الميزانية في نهاية كل يوم، وهي مناسبة للشركات التي تستثمر في القوى العاملة والوقت لإعداد ميزانية دقيقة.
خطوات الميزانية الصفرية
هناك سلسلة من الإجراءات التي يمكن للشركة أن تتبعها لتحسين وتعديل منهجها، وذلك من خلال الميزانية الصفرية واستخدامها لجعل هذه الميزانية قابلة للتطبيق من خلال الخطوات التالية .
- تبدأ الموازنة السنوية الجديدة من الصفر ولا يتم إدخال أي قيمة من العام السابق في الخط الأساسي لها.
- يتم تقييم تكلفة كل منطقة، ويتم العمل على القضاء على أي خدمة أو نشاط غير ضروري وتقليله، وذلك وفقًا للجدول الزمني المحدد.
- يتطلب حساب الموازنة تحديد جميع المكونات المشاركة فيها، عن طريق تحديد التكلفة والأشخاص المعنيين بها والذين يمكن تحقيق توفير في التكلفة من خلال تحديد المجال الأكثر فعالية.
- يعني التنسيق من خلال تحديد جميع الأنشطة التي يجب القيام بها وتوضيح كيفية القيام بها وتوحيدها عندما يكون ذلك ممكناً لتحقيق الانسيابية.
- عند إجراء العمليات الخاصة بالتنفيذ والتخطيط والتي توصف طبقا للميزانية العامة .