ما هي الطرائق العلمية لحل المشكلات

تواجه جميع الفرق والمؤسسات مشاكل أثناء نموها ، وهناك مشاكل قد تحدث للفرق عندما يتعلق الأمر بالاتصالات ، وحل القضايا الهامة للأعمال ، وتم تصميم طرق حل المشكلات بشكل أساسي لمساعدة مجموعة أو فريق من خلال عملية تحديد المشكلات والتحديات أولاً ، والتفكير في الحلول الممكنة ، ثم تقييم الأنسب بشكل علمي.

الطرائق العلمية لحل المشكلات

قبعات التفكير الست

يمكن أن تكون الأساليب الفردية لحل المشكلات مختلفة تمامًا بناءً على الفريق أو الدور الذي يلعبه الفرد ، وبالتالي يمكن أن يكون من السهل على التحيزات أو وجهات النظر الحالية أن تجد طريقها إلى عملية حل المشكلات ، من المهم إفساح المجال لوجهات نظر مختلفة عند البحث والمشاكل وحلولها المحتملة.

تُعد قبعات التفكير الستة تقنية كلاسيكية لتحديد المشكلات التي تحتاج إلى حل، وتسمح لفريقك بالنظر إليها من زوايا مختلفة، سواءً من خلال التركيز على الحقائق والبيانات أو الحلول الإبداعية أو من خلال النظر في سبب عدم نجاح حل معين.

تعد قبعات التفكير الستة فعالة في حل المشكلات بطريقة علمية مثل جميع الأطر العاملة، وتساعد في إزالة العقبات من المحادثات أو المناقشات وتوصيل الأفراد لحل المشكلات المعقدة عن طريق عملية فعالة لحل المشكلات

عملية تحديد المشكلة

رغم تعقيد المشكلات، إلا أنه يمكن أن تكون استراتيجية حلها بسيطة في التصميم إذا استخدمت لتحديد تلك المشكلات وحلها 

من خلال تفريغ الوقت الكافي لتحديد مشكلة معينة وتحديدها بشكل حقيقي وإنشاء عملية لحل المشكلات، يمكن للفريق إعادة صياغة التحدي كفرصة. تعتبر هذه الأسلوب طريقة رائعة لتمكين الفريق من حل المشكلات مع التركيز على إحداث التغيير. يتم البدء بتحديد سؤال التركيز واستكشاف الطرق التي يمكن أن يتجلى فيها قبل الانقسام إلى خمسة فرق. كل فريق سينظر في المشكلة باستخدام طريقة مختلفة: الهروب، أو الانعكاس، أو المبالغة، أو التشويه، أو التمني. يضع الفرق هدفا للمشكلة وأفكارا لحل المشكلات وفقا لطريقتهم قبل إعادتها إلى المجموعة.

تعد تقنيات حل المشكلات من هذا النوع رائعة لتمكين المناقشات العميقة التي تساعد في إيجاد حلول إبداعية. قد يستغرق الأمر بضع ساعات، ولكن عملية تحديد المشكلة من البداية حتى النهاية تستحق الوقت والجهد الذي يُبذل.

World Cafe

World Cafe هي طريقة بسيطة وفعالة لمساعدة المجموعات الكبيرة في تركيز طاقتها واهتمامها في حل المشكلات المعقدة.

يمكّن استخدام هذا الطريقة من خلال خلق جو مريح حيث يكون المشاركون قادرين على التنظيم الذاتي واستكشاف الموضوعات ذات الصلة والمهمة بالنسبة لهم والتي تتمحور حول هدف مركزي لحل المشكلات ، قم بإنشاء الجو المناسب من خلال تصميم مساحتك بعد توجيه المجموعة خلال عملية حل المشكلات ، دعهم يأخذون زمام المبادرة.

قد يكون من الصعب جعل حل المشكلات جزءًا من ثقافة المؤسسة على المدى الطويل، ومع ذلك، يمكن أن تكون تقنيات حل المشكلات المتاحة بسهولة، مثل World Cafe، فعالة بشكل خاص في جذب الأشخاص الذين ليسوا معتادين على ورش العمل للمشاركة في حل المشكلة.

حوار الاكتشاف والعمل (DAD)

تعد إنشاء مساحة آمنة للمجموعات لمشاركة واكتشاف الممارسات والسلوكيات وتقنيات حل المشكلات التي يمكن أن تساعدهم في إيجاد حلول أكثر فاعلية، وبدون الحاجة إلى تغيير تنظيم هائل أو موارد إضافية، أحد أفضل استراتيجيات حل المشكلات.

غالبا ما تشعر المقاومة أو التناقض تجاه التغيير كعنصر ضروري في عملية حل المشكلات، وتعد خطوات حل المشكلات التي يجب على جميع الفرق اتباعها قبل إيجاد حل يناسب الجميع.

يمكنك، باستخدام DAD، مساعدة مجموعة في اختيار المشكلات التي يرغبون في حلها والنهج الذي سيتبعونه للقيام بذلك. تعتبر عملية تمكين الملكية في الخطوط الأمامية رائعة في ضمان المتابعة، وهي إحدى تقنيات حل المشكلات التي تريدها في صندوق الأدوات الخاص بك.

خطوات الطريقة العلمية لحل المشكلات  

يشتمل مخطط الطرائق العلمية على ثمانية خطوات لحل المشكلة بطريقة علمية، وهي:

توضيح المشكلة

يمكن تعريف المشكلة بإحدى الطرق الثلاث: أولاً، الكيان الذي يعتبر انحرافًا عن المعيار؛ ثانياً، الفجوة بين الحالة الفعلية والشرط المطلوب؛ وثالثاً، الحاجة العاجلة للعميل.

لتوضيح المشكلة بشكل أفضل، يجب أن ترى المشكلة بوضوح، وستمنحك هذه الخبرة العملية والتفاصيل اللازمة للمضي قدمًا في العملية.

تفصيل المشكلة

بمجرد أن ترى المشكلة مباشرة، يمكنك البدء في تقسيمها إلى مشاكل أكثر تفصيلا وتحديدا. عند تفصيل المشكلة، تذكر أنك لا تزال بحاجة إلى رؤية المشاكل الفردية الأصغر بنفسك. استغل هذا الوقت أيضا لدراسة وتحليل المدخلات والمخرجات المختلفة للعملية، حتى تتمكن من تحديد أولويات جهودك بشكل فعال، بدءا من أكثر الأمور فعالية في إدارة مجموعة من المشاكل الصغيرة وحلها تدريجيا، بدلا من محاولة معالجة مشكلة كبيرة بدون توجيه.

تحديد الهدف

الخطوة الثالثة هي كل شيء بخصوص الالتزام والتركيز. يجب أن يتمحور انتباهك الآن حول التركيز على ما يلزم لإتمام المشروع والوقت اللازم لإنجازه. يجب تحديد أهداف صعبة ولكنها ممكنة داخل حدودٍ محددةٍ وعدم وضع ضغطٍ يعيق عملية التحسين داخل المنظمة.

تحليل السبب الجذري

هذه خطوة حاسمة عند حل المشكلة ، حيث ستساعدك في تحديد العوامل الفعلية التي أدت في المقام الأول إلى حدوث المشكلة. في كثير من الأحيان ، هناك عدة أسباب جذرية للمشكلة ، لذا تأكد من أنك تفكر في جميع الأسباب الجذرية المحتملة وتعالجها بشكل صحيح. يتضمن تحليل السبب الجذري الصحيح أيضا الانتقال فعليا إلى السبب نفسه بدلا من الاعتماد ببساطة على التقارير.

 تطوير الإجراءات المضادة

بمجرد تحديد الأسباب الجذرية، يمكن استخدام هذه المعلومات لتطوير الإجراءات المضادة اللازمة لإزالة الأسباب الجذرية. يجب على فريقك تطوير أكبر عدد ممكن من الإجراءات المضادة اللازمة لمعالجة أي وجميع الأسباب الجذرية بشكل مباشر. بمجرد قيامك بتطوير الإجراءات المضادة الخاصة بك، يمكنك البدء في تضييقها إلى الأكثر عملية وفعالية على أساس الهدف.

تنفيذ الإجراءات المضادة

يعد التواصل أمرًا مهمًا للغاية في الخطوة السادسة من دورة PDCA، حيث يجب البحث عن أفكار من الفريق والاستمرار في العمل خلال الدورة لضمان عدم تفويت أي معلومة أو تفصيل على طول الطريق. ويجب النظر في تنفيذ إجراء مضاد واحد في كل مرة لمراقبة فعالية كل إجراء.

مراقبة النتائج والعملية

عندما تحدث أخطاء وتفشل الإجراءات المضادة ، فأنت بحاجة إلى نظام مطبق لمراجعتها وتعديلها للحصول على النتيجة المرجوة ، يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كانت النتيجة المقصودة هي نتيجة الإجراء المضاد ، أم أنها مجرد صدفة؟ هناك دائمًا مجال للتحسين في عملية حل المشكلات ، لكن عليك أن تكون قادرًا على التعرف عليها عندما يتعلق الأمر باهتمامك.

توحيد النجاح ومشاركته

بعد تحقيق النجاح في حل المشكلات، يجب الآن تعيين العمليات الجديدة كمعيار جديد داخل المنظمة ومشاركتها في جميع أنحاء المنظمة. كما ينبغي التفكير فيما تم تعلمه ومعالجة أي مشكلات أو مشاكل محتملة لم يتم حلها على طول الطريق، وعدم التجاهل لأن ذلك يؤدي إلى المزيد من المشكلات في المستقبل وهو أمر خطير جدا في خطة العلماء لحل المشكلات