ما هي استخدامات مايكروسوفت شير بوينت

يعد Microsoft SharePoint نظاما أساسيا لإدارة المستندات والتعاون، حيث يساعد الشركات في إدارة المحفوظات والمستندات والتقارير والمحتويات الأخرى الحيوية. وتستخدم الصناعات في جميع القطاعات SharePoint، إلا أن النظام الأساسي يركز على إدارة محتوى المؤسسة .

أهمية واستخدامات مايكروسوفت شير بوينت

تتمثل الوظائف الأساسية لـ SharePoint في تخزين المستندات بتنسيق أكثر فعالية من نظام المجلدات العادية، وجمع المؤسسة بحيث يتلقى الجميع المعلومات ذات الصلة بشكل أفضل. وفيما يلي بعض الفوائد التي يمكن لمؤسستك الحصول عليها من استخدام SharePoint:

اضافة سياق للوثائق والمجلدات

عادةً ما يكون مرفق تخزين المستندات التقليدي مجلدًا على خادم في مكان ما ، السبب في أن SharePoint أكثر فاعلية من الطريقة التقليدية هو أنه ييضيف سياق للمجلد نفسه من خلال تتبع إصدارات المستند ، على سبيل المثال ، في إعداد المجلد التقليدي ، لا يمكنك جعل محفوظات الإصدار قيد التشغيل لكل مستند أو مشاهدة أي تغييرات على اسم الملف ، بينما مع SharePoint ، هناك المزيد من المعلومات المقدمة حول الملف ، إنه ليس مجرد ملف موجود في مجلد ؛ بل هو جزء متطور من المعلومات له سجل بالإضافة إلى سياق .

تمكين التواصل المستمر مع جميع الموظفين

في الماضي، كان بإمكانك إرسال رسالة بريد إلكتروني جماعية ونسخها للجميع. ومشكلة هذا النهج هي أن الكثير من المعلومات يتم تجاهلها أو حتى فقدانها، وبالتالي قد لا يحصل بعض الأشخاص على المعلومات التي يحتاجون إليها. على سبيل المثال، قد يفقد شخص ما وثيقة شركة أو يفقد مناقشة مهمة، أو قد يقرأها ولكن يكون من الصعب جدا العثور على هذه المعلومات والرجوع إليها بعد ذلك. يوفر SharePoint إمكانية التعاون والمشاركة، بحيث يتمكن جميع الموظفين من رؤية المعلومات والاتصالات الهامة وفقا لذلك .

تخزين جميع المعلومات في موقع مركزي

يمكن أن تشمل ذلك التحديثات من الرئيس التنفيذي، الاجتماعات أو الأحداث الهامة. ينقل SharePoint جميع المعلومات إلى مكان واحد داخلي لتسهيل العثور السريع على المعلومات المطلوبة من قبل الموظفين. قد تتضمن حالات الاستخدام الأخرى تحذيرات عامة حول عملاء معينين أو حوادث يجب على الجميع أن يكونوا على علم بها. باستخدام SharePoint، يمكنك ببساطة نشر الرسالة ويمكن للجميع الوصول إليها من هنا .

تشجيع التعاون

تم تصميم SharePoint بشكل رئيسي لجعل المؤسسة في مركز الاهتمام، وذلك بالسماح لموظفيها بالتعاون مع بعضهم البعض. وهذا يعد مهما بشكل خاص للمؤسسات التي لا تتواجد في مكان واحد، حيث أن SharePoint يتيح للموظفين التواصل والتفاعل مع بعضهم البعض عبر البوابة، وهذا يساعد على تعزيز الابتكار وبناء ثقافة الشركة التي تدعم التفكير الإبداعي .

ثلاثة مفاتيح لتطبيق Microsoft SharePoint بنجاح

يعتبر تنفيذ برنامج SharePoint من البرامج السهلة، ويتوقف نجاح استخدامه على العمل الذي يسبق استخدامه. ويتضمن ذلك تقييم المتطلبات الخاصة بك وتحديد ما تحتاج إلى القيام به باستخدام SharePoint لشركتك، وهذا سيساعدم استخدامه بشكل صحيح .

استشر شخصا خبيرا في SharePoint أو شخصا لديه القدرة على تحليل الأعمال بالتعاون معك، ثم قم بإعداد خريطة الموقع وتوثيق كيفية عملها، واستفد من أفضل الممارسات العملية. اسأل الخبير عن ما يقوم به الشركات الأخرى في هذا الصدد، وأخيرا، بمجرد تنفيذ البرنامج، يجب عليك توفير التدريب للموظفين لضمان استخدامهم للأداة بشكل صحيح. وفيما يلي ثلاثة مفاتيح لتحقيق نجاح تطبيق SharePoint

إجراء تحليل الأعمال وتقييم الاحتياجات

بالنسبة لكيفية تطبيق SharePoint، فإنه يتطلب التحليل الدقيق لتقييم الاحتياجات الخاصة بك، فتطبيق SharePoint سهل للغاية، ولكن الخطوات الحقيقية المهمة تتضمن فهم ما تحتاجه من SharePoint وما يمكن أن يتم عن طريق SharePoint وما لا يمكن أن يتم عن طريقه .

حدد طراز خدمة SharePoint المناسب لك

هناك عدة نسخ من SharePoint، حيث النسخة الأولى هي النسخة المجانية، ويمكنك الحصول عليها بشكل فعلي إذا كنت تعمل على تشغيل Windows Server، أما الخيار الثاني هو الانتفاع بحل SharePoint السحابي من Office 365 من شركة Microsoft، والخيار الثالث هو الحصول على حل SharePoint الخاص بك مستضافا مع موفر خدمة خارجي مثل تقنيات R&G .

تدريب الموظفين على كيفية استخدام SharePoint

يتوفر دورات تدريبية لشيربوينت يمكن الوصول إليها من خلال موقع دعم مايكروسوفت على الويب، حيث يمكن تنزيل مقاطع الفيديو التعليمية أو مشاركة الروابط الموجودة. ومثل أي تقنية جديدة، فإن هناك منحنى تعليمي للموظفين، وتساعد دورات التدريب على تعلم أفضل الممارسات المتعلقة بشيربوينت وكيفية استخدامها لتطوير الشركة .