ما هو ” EDI ” ..  التبادل الإلكتروني للبيانات

ما هو EDI

EDI هو اختصار إلى Electronic data interchange  أي  تبادل البيانات الرقمية، المقصود به هو التبادل الإلكتروني للبيانات، أي التواصل ما بين الشركات لتبادل بيانات العمل بوقت قياسي، وبمعنى آخر هو اختراع إلكتروني بسيط يعمل على تبادل البيانات في ما بين الشركات بدلاً من البيانات أو الوثائق الورقية، والانتظار إلى ساعات وأيام أو أسابيع لإرسال واستلام الوثائق والبيانات.

تتضمن هذه البيانات فواتير الشراء والبيع، ويتم ذلك بواسطة التشغيل الآلي للأعمال الورقية. يوفر هذا الاختراع الوقت للمؤسسات والشركات، بالإضافة إلى توفير بيانات خالية من الأخطاء التي يمكن أن تحدث في المعالجة اليدوية.

نظرا لأن نظام EDI ينقل المعلومات مباشرة من تطبيق واحد في جهاز الكمبيوتر الشخصي للشركة إلى تطبيق في جهاز كمبيوتر آخر لشركة أخرى، فإن معايير EDI توفر معلومات الموقع بالإضافة إلى ترتيب المعلومات في الوثيقة الرسمية. يلعب نظام EDI دورا هاما في التجارة من خلال تسهيل عملية إرسال واستلام الفواتير أو الطلبات الخاصة أو عمليات الشراء وعروض الأسعار والتخفيضات.

غالبًا ما تكون هذه الشركات عبارة عن مجموعة من الشركاء التجاريين الذين يتبادلون الخدمات والسلع بشكل مستمر كجزء من الشبكات والتوريد بين الشركات.

آلية عمل EDI

يعتمد EDI على معايير رسائل EDI، ولكن من المهم ضمان جودة البيانات من خلال توفير عملية تحكم سليمة، فلا يتم تشغيل بيانات EDI في حالتين: الأولى عند عدم وجود المعلومات، والثانية عند وجود المعلومات في أماكن خاطئة.

يتمثل الدور الأساسي للعمل بتقنية EDI في استخدام المعايير، وتستخدم مؤسساتٌ كثيرة هذه المعايير، مثل لجنة المعايير المعتمدة X12 (ASC X12) وأوديت ووتراداكومس وGS1 وبيبول.

أنواع نقل EDI الرئيسية

شبكات اتصال القيمة المضافة VAN: تقوم هذه الشبكات الاتصالات الخارجية بإدارة نقل البيانات بين المؤسسات، وتستخدم نموذجا مشابها لصندوق البريد وصلات من نقطة إلى نقطة، حيث يتم نقل الوثائق بين أنظمة الاتصال الحاسوبية دون الحاجة إلى الاتصال بالإنترنت، وتستخدم بروتوكولات مؤمنة بشكل رئيسي.

فوائد EDI

من أهم العمليات الضرورية استخدام تقنية بيانات EDI في التجارة الإلكترونية بين الشركات (B2B)، بالإضافة إلى أنها مهمة لتبادل الوثائق بين الشركات الكبيرة والصغيرة. تتيح المؤسسات الكبيرة استخدام التبادل الإلكتروني EDI لتحديد المعايير مع شركائها التجاريين لتحقيق مزايا جديدة، أما بالنسبة للمؤسسات الصغيرة، فإن استخدام بيانات EDI يعزز التكامل مع المؤسسات الكبيرة التي لديها ميزانية أكبر وتأثير أقوى.

كما توفر بيانات EDI الكثير من الفوائد والمزايا الأخرى منها: يساعد التشغيل الآلي في EDI على دعم تجارب العملاء الإيجابية من خلال تنفيذ المعاملات بكفاءة عالية، وتقديم الخدمات والمنتجات بطريقة آمنة وسريعة جدًا.

يوفر تكامل EDI تحسينًا ملحوظًا في إمكانية التعقب وإصدار التقارير، من خلال دمج مجموعة متنوعة من أنظمة تكنولوجيا المعلومات مع الوثائق الإلكترونية لدعم البيانات وإصدارها بشكل واضح ودقيق.

تقلل نقل البيانات عبر EDI من الأخطاء من خلالتوحيد المعايير والتأكد من تنسيق البيانات والمعلومات بطريقة محترفة وخالية من العيوب والأخطاء، قبل إدخالها في عمليات الأعمال وتطبيقاتها، مما يوفر ضمانًا لجودة البيانات المنتقلة.

تكنولوجيا EDI تساهم في تحسين الكفاءة الإنتاجية بمشاركة المزيد من وثائق الأعمال وتشغيلها بدقة أعلى وفي وقت أقل. تمكن تقنية EDI المستخدم من توفير وقت أقل ومزيد من المال من خلال تنفيذ عمليات كانت سابقا يتم تنفيذها يدويا باستخدام وثائق ورقية.

كيف يتم إعداد EDI

بعض الشركات لا تستطيع تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات EDI، لأنه معقد ويحتاج إلى قدرة استيعاب عالية، بالإضافة إلى الحاجة إلى مواكبة اللوائح والمعايير والتحديثات الحكومية، ويتميز بتعقيدات عالية نظرًا لاحتياجه إلى العمل في مستويات عالمية.

مثال على ذلك كان أحد الشركاء التجاريين في شبكة B2B قادرا على تلبية احتياجات كل فرد بشكل فردي، على الرغم من أنه يستطيع التوصل إلى اتفاق مع شريكين آخرين في الشبكة بشأن وثيقة بيانات EDI المستخدمة، حيث يحتاج كل منهما إلى دعم تنسيق فريد. وبناء على ذلك، استعانت العديد من المؤسسات والشركات بمصادر خارجية لإيجاد حلول لتبادل البيانات الإلكترونية الخاصة بهم.

لتجهيز التبادل الإلكتروني للبيانات بشكل فعال في حالتين، سواء كان التبادل خارجيا أو داخليا، يجب توفر بعض المعايير الأساسية، بالإضافة إلى الإمكانيات والمصادر الضرورية، واتفاق على نوع الوثائق ووسائل النقل الآمنة، والبرامج والأجهزة المطلوبة. يجب أن يمتلك تطبيق EDI الفعال بعض المواصفات المهمة أيضا

أولا: آليات توجيه الرسائل

بعد فتح الرسالة، تقوم هذه الآلية بفرز الرسائل إلى مجموعات مختلفة وتسليمها إلى المكان المناسب. في بعض الأحيان، يتطلب الأمر تحويل الرسالة لضمان تسليمها إلى المكان المحدد بالترتيب الصحيح.

ثانيا: اتفاقيات الشراكة التجارية (TPA)

توضح اتفاقية الشراكة التجارية الشروط والأحكام، كما تحدد معايير وثائق الأعمال وتحدد بروتوكولات الاتصال والأعمال بين الشركاء التجاريين.

 ثالثًا: إمكانات التغليف وفك التغليف للدفعات

يوفر هذا الخيار دعمًا للدفعات الكبيرة التي تأتي عبر رسائل EDI، حيث يسمح بتلقي وإرسال البيانات بتغليف وفك تغليف العمليات، وبعد ذلك يمكن تجميع المعاملات وتقسيمها إلى عدة فروع أو أقسام من أعمال الشريك التجاري.

رابعا: برامج الترجمة أو الخرائط والمناظرات

ينتمي هذا النوع من البرامج إلى برامج التحويل، حيث يقوم بأخذ مجالات مختلفة مثل الأسماء والعناوين وأرقام الكميات والأجزاء، بالإضافة إلى قيم العملات، ومن ثم يقوم بتحويل هذه البيانات إلى خرائط من نسق التطبيق لتصبح في النهاية وثائق قياسية، ويمكن استخدامه أيضًا في الاتجاه العكسي.

سلبيات تبادل البيانات الإلكتروني EDI

• كلفتة العالية.
• مشاكل الاتصال بشبكات الإنترنت.
• التعامل مع الأنظمة السابقة لكل من العملاء والشركات.
• قدرته على مقاومة التغيرات في نظام تبادل البيانات.

كيف سيتطور EDI في المستقبل

في المستقبل سوف يستخدم مستقبل التبادل الإلكتروني EDI  الكثير من الميزات الحديثة منها:

أداة برمجية تعمل على دعم الذكاء الاصطناعي حيث تقوم بمراقبة كل ما يدور حولها من معلومات وأحداث لها علاقة بالشحنة، كما يمكنها تحديد كل الأحداث بما فيها المخالفة والغير مخالفة، ومن خلال أدوات البرمجية التي سوف تكون مدعومة بالذكاء الاصطناعي سوف تستطيع تحديد إذا كان بحاجة إلى الشحن أم لا، بالإضافة إلى  تحليل المصدر لأكثر فعالية لكي يكون له قدرة أكبر على الاستبدال، ومن ثم البدء بعملية شحن جديدة، وأخذ الموافقة على الإرجاع المصرح به.

أدوات استشعار إنترنت الأشياء يتم دمج هذه الأدوات في عبوة الشحنة، ثم يتم ربطها برسائل خاصة تسمى رسائل EDI 214 الدورية، وذلك لكي يتم تحسين رؤية الحالة التي تكون فيها العبوة فيما يقارب الوقت الحقيقي.

تقنية البلوكتشين ستعمل على دعم تدفق معلومات EDI للشحنات، وذلك لتوفير نسخة مشتركة من الأصل يمكنها حل المشكلات وتجنب الخلافات في تحميل التكاليف بطريقة سريعة وموثوقة.