ماهي وظائف ” تخصص الإدارة المكتبية “
ماذا تعرف عن الإدارة المكتبية
يمكن تعريف الإدارة المكتبية بأنها فن يتضمن التخطيط والتنظيم والتصميم، والتحكم في الموظفين، وتنظيم الأنشطة لتحقيق مهمة ورؤية وهدف الشركة .
تهدف الإدارة إلى زيادة التركيز والاهتمام بواجبات ومسؤوليات الموظفين في المكتب، ويمكن تطبيقها على المستوى الاستراتيجي والتكتيكي وحتى المستوى التشغيلي .
إن تحفيز الموظفين وإلهامهم لتحقيق المواعيد النهائية المطلوبة هي عوامل مهمة في إدارة المكاتب الناجحة، وليس هذا فقط، بل يجب أيضًا تقييم الأنشطة والموظفين لتحديد نقاط القوة والضعف لديهم .
يستخدم التحليل من قبل مديري المكاتب لتحقيق تنسيق وتعاون أفضل بين الموظفين، حيث يثبت فعاليته الفائقة في تحقيق الأهداف المرجوة بكفاءة عالية .
وظائف تخصص الإدارة المكتبية
من ضمن وظائف تخصص الإدارة المكتبية الآتي :
- التخطيط : كفاءة مديري المكاتب تعتمد على التخطيط المنظم لتحقيق الأهداف المرجوة، ولكن قبل ذلك يجب تحديد أهداف الشركة ومقابلة كل هدف، ويجب التخطيط للنهج الذي يتم اتباعه لتحقيق تلك الأهداف .
- التنظيم : يجب أن يتم التنظيم والتخطيط مع ضمان الإدارة الفعالة في المكتب، حيث يعتبر توافر الموارد المناسبة لكل مهمة من المهام المطروحة أمرا حيويا لإكمال البرنامج بنجاح .
- التوظيف : يعتبر توظيف الأعضاء المناسبين والكافيين في الفريق مهمة هامة لمديري المكاتب، ولذلك يجب أن تكون عملية التوظيف والتعيين منظمة بشكل جيد. ومع ذلك، يبدو أن قسم الموارد البشرية في الشركة يتولى معظم الأنشطة .
- الاتصالات : يلعب الاتصال دورا حيويا في إدارة المكاتب سواء كان ذلك بين المكاتب عن بعد أو داخل المؤسسة، ويعد الاتصال أمرا مهما وضروريا على جميع المستويات مع جميع أصحاب المصلحة والقادة داخل الفريق .
- معرفة التكنولوجيا المناسبة : الاستثمار في الأدوات والتكنولوجيا المناسبة يعد إحدى الوظائف الحيوية للإدارة المكتبية، حيث تتطور التكنولوجيا في العالم الحديث بشكل مستمر، والعالم الرقمي هو الاتجاه الحالي .
- الإلهام والتحفيز : ينبغي على مديري المكاتب التركيز على الجانب العقلي والنفسي لموظفيهم، إذ يحتاجون إلى التحفيز والإلهام لتحقيق أفضل إمكانياتهم، ويساعد ذلك على بناء الثقة بين المدير وأعضاء الفريق .
- التدريب وبناء الكفاءات : تعتبر تحديد الاحتياجات التدريبية وتقاطع المهارات ورفع مستويات كفاءة موظفي المكتب من الأمور المهمة، إذ لا يمكن لموظفي المكاتب تحمل تكاليف الاحتفاظ بقاعدة موظفين قديمة وغير متزامنة .
أنواع وظائف الإدارة المكتبية
تتوافر مجموعة متنوعة من وظائف الإدارة المكتبية، وعلى الرغم من ذلك، تعتبر الواجبات الأساسية للمديرين متشابهة بشكل كبير، وتشمل بعض تلك الوظائف ما يلي:
- إدارة مكاتب الشركات : تشمل وظائف إدارة مكتب الشركة المدير العام لكل فرع من فروع الشركة. يشرف مدير المنطقة على المدراء في جميع الفروع الأخرى، لذلك يشمل السفر بين مواقع فروع الشركة جانبا رئيسيا من هذه الوظيفة .
- إدارة المكتب الطبي : إدارة المكتب الطبي تحتاج إلى معرفة مفصلة بالتشريح والإجراءات المخبرية، بالإضافة إلى قوانين الرعاية الصحية. يعمل مديرو المكاتب الطبية في مكاتب الأطباء ويشرفون على جميع المساعدين الطبيين .
- إدارة المكتب القانوني : تتطلب وظائف إدارة المكاتب القانونية الخبرة العملية في مجال القانون، والفهم الواسع للإجراءات القانونية، حيث يقوم المديرون بالإشراف على المساعدين الإداريين القانونيين للممارسة القانونية .
- إدارة المكاتب الافتراضية : يعمل مدراء المكاتب الافتراضية في العديد من الشركات الصغيرة بدوام جزئي، وذلك بسبب اتجاه هذه الشركات لتعيين وظائف إدارة المكاتب الافتراضية .
مهارات الإدارة المكتبية
تعد المهارات الشخصية من الأمور الحيوية والمهمة لأي مدير مكتب جيد، حيث أنهم قد يعملون كوسطاء بين الإدارات المختلفة، سواء للتواصل بين الإدارة العليا والموظفين أو بين الموظفين وإدارة الموارد البشرية .
لا يعني ذلك أن المهارات التقنية غير مهمة، حيث يمكن أن تضيف هذه المهارات قيمة خاصةً مع تغير دور مدير المكتب .
مع استمرار التدريب، يزداد القدرةعلى استخدام البرامج وفهم قوانين العمل بشكل كبير، ويزداد أيضًا أهمية الخبرة الفنية والتعليمية. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي التركيز على بعض المهام المهمة مثل:
- تشير المهارات التنظيمية إلى أن مديري المكاتب الأفضل تنظيمًا هم أولئك الذين يستطيعون التعامل مع تنوع عدد الطلبات على الدور الوظيفي .
- تهدف مهارات التعامل مع الآخرين إلى تسهيل التفاعل مع الموظفين غير الراضين وخلق انطباع جيد لدى الزوار .
- تشمل مهارات الاتصال الواضحة لدى الموظفين، التي تساعد الإدارة العليا على التخطيط للمستقبل وفهم ما يتوقعه الموظفون من الشركة .
ما هي مواصفات مدير المكتب الفعال
هناك العديد من المواصفات التي تجعلك مدير مكتب فعال وناجح، وتتضمن ما يلي:
- أن تكون قائدًا بالفطرة يعني أن تكون مثالًا جيدًا للموظفين، حيث يمكن للمدير الجيد الذي يكون قائدًا قويًا أن يحقق النجاح العام للممارسة قبل رغبات واحتياجات الموظفين .
- تُعد مهارات الاتصال الجيدة أحد الأمور الهامة في أي دور مهني، لذلك من الضروري الحصول على مهارات اتصال قوية .
- يجب أن يكون لديك ثقة بالنفس وثقة بقدراتك على قيادة الآخرين، فإن الثقة بالنفس تمكِّن الآخرين من الاعتقاد بقدراتك واتخاذ القرارات الصائبة .
- يجب على المدير أن يتمكن من تحفيز الآخرين، حيث تحدد إحدى مسؤولياته في تحفيز الموظفين بشكل مستمر .
- يعتبر احترام الموظفين جزءًا من التواصل الفعال معهم، وهو عبارة عن تبادل الاحترام ويساعد على فهم فريق العمل ومعرفة ما يؤثر على أدائهم .
- يجب أن يكون الشخص مجتهدًا ومثابرًا لتحقيق الأهداف المرجوة، حيث تعد الجهود المستمرة لإنجاز شيء ما أكبر مثال على الاجتهاد .
يتميز المدير الفعال والناجح بأنه شخص مشغول بشكل دائم، ولأن أداء وكفاءة مدير المكتب تؤثر بشكل كبير على نجاح الممارسة والعمل بشكل عام، فإن هذه المهارات والصفات تعد خصائصًا يجب أن يتمتع بها كل مدير مكتب .