ماهي الدورة المستندية
إحدى هذه الدورات الخاصة بالمحاسبة هي الدورة المستندية، حيث تعد الدورة المستندية المرحلة الأولى في تطبيق العمليات المحاسبية. يرتبط المستند المحاسبي بكل خطوة في إعداده من قبل المحاسب. يعرف الدورة المستندية أيضا على أنها مجموعة من الإجراءات التي تمنح المستند المحاسبي الصفة القانونية وتساهم في التحقق من مصداقيته. تتم عملية تحضير القيود المحاسبية الخاصة بكل مستند بدقة لترحل إلى دفاتر المحاسبة والقوائم المالية. لذلك، يجب على المحاسب التأكد الدقيق من صحة عمله لتجنب أية أخطاء أثناء تنفيذ الخطوات المحاسبية الأخرى. إن مهنة المحاسبة تحتاج إلى دقة عالية من القائم بها .
أهداف الدورة المستندية :- يوجد عدد من الأهداف التي يعمل الدورة المستندية على تحقيقها، وتتضمن الأهداف ما يلي
أولاً :- يجب على الإدارة تحديد الوظيفة أو النشاط الذي يجب تنفيذه.
ثانياً :- يتعين جمع البيانات أو التقارير التي يجب إعلام الإدارة بها لاتخاذ القرار الصحيح .
ثالثاً :- يساعد المدير بشكل كبير على اتخاذ القرارات المناسبة والمبنية على معلومات دقيقة .
رابعاً :- – ربط الأقسام التي تعمل معا في تنفيذ وظائف أو أعمال مشتركة بشكل دقيق ومنظم .
خامساً :- – المعرفة الصحيحة والدقيقة لقيم الأصول أو هذه الالتزامات التي يستخدمونها في تنفيذ الأعمال أو المهام .
سادساً :توفير عنصر المتابعة الجيدة والدقيقة للحركة الخاصة بالمستندات المحاسبية بين أقسام المؤسسة يساعد على تحقيق الكفاءة في التشغيل .
سابعاً :- – سهولة الوصول إلى هذه الوثائق، والتي عادة ما تستخدم في أعمال الإدارة .
أنواع الدورات المستندية :- – هناك ثلاثة أنواع رئيسية للدورات المستندية، وهي
أولاً :- – دورة المخازن المستندية: هي الدورة التي يتم فيها التركيز على متابعة وتوثيق المعلومات المتعلقة بجميع السلع أو المهام الموجودة داخل المخازن، سواء كانت عمليات شراء أو بيع أو استخدام السلع من قبل العاملين في المؤسسة. تهتم هذه الدورة المستندية بتحقيق عنصر الرقابة على المخازن وضمان تطابق الموجودات الفعلية داخل المخازن مع الموجودة على الأوراق، وذلك من خلال تسجيل المستندات الخاصة بالاستيراد والتصدير وتحديثها بشكل يومي، وفقا للإجراءات الخاصة بالمؤسسة أو الشركة .
ثانياً :- – الدورة المستندية للمشتريات: هي الدورة المستندية الخاصة بعمليات الشراء، والتي تقوم بها المؤسسة أو الشركة خلال السنة المالية، وتنقسم المشتريات إلى نوعين رئيسيين هما
المشتريات الغير نمطية :- – وتشمل هذه المشتريات عادة ذلك النوع من المشتريات التي لم يتم التخطيط لشرائها مسبقا، ويتم إعداد المستندات الخاصة بها عند الحاجة الفعلية لشرائها، ويتم عادة إضافة تكلفتها المادية للمصاريف الأخرى .
المشتريات النمطية :- هذه المشتريات هي تلك التي يتعود المؤسسة أو الشركة على شرائها بشكل دوري أو شبه دائم، وتكون هناك قائمة بهذه المشتريات عند أمين المخازن أو أمين المستودعات، والذي يعد تقريرا بالكميات التي تحتاجها المؤسسة ويعلم المحاسب بها، وذلك لإعدادها للتوريد إلى المخازن أو المستودعات الخاصة بالشركة أو المؤسسة .
ثالثاً :- – دورة المبيعات الوثائقية: وهي الدورة التي تهتم بعمليات البيع، والتي تتم في الشركة أو المؤسسة خلال السنة المالية. تعتمد دورة المبيعات الوثائقية على دراسة آراء العملاء والطلبات التي تقدمها إلى المؤسسة أو الشركة للحصول على سلع معينة. يقوم المحاسب المختص بها بإعداد دورة المبيعات الوثائقية باستخدام الوثائق الرسمية المعتمدة، والتي تشمل عادة الفواتير بالإضافة إلى بطاقات صنف المادة. وعادة، تحتوي وثائق عملية المبيعات على المكونات التالية: (الكمية المباعة بالإضافة إلى سعر الوحدة، والسعر الإجمالي بالإضافة إلى تفاصيل الدفع أو السداد، وأي تفاصيل أخرى تتعلق بالمبيعات). تتكون وثائق المبيعات عادة من نسختين، إحداهما للشركة والأخرى للعملاء .