لماذا تفشل أغلب المشاريع الصغيرة ؟ ” 10 أسباب احذرها “
أسباب فشل المشاريع الصغيرة
هناك العديد من المشاريع التي تفشل تماما، وبالإضافة إلى ذلك، الكثير منها يفشل لأسباب مشابهة، لذلك إليك قائمة ببعض عوامل فشل المشاريع الصغيرة والمتوسطة، وهناك أيضا بعض الأفكار حول كيفية التغلب على كل مشكلة من تلك المشكلات.
- النطاق هو كل ما يجب عليك فعله ولن تتمكن من فعله، ولذلك بمجرد معرفة بالضبط كيفية عمل المشروع، عادة من خلال هيكل تقسيم العمل، يجب عليك حمايته من التغييرات غير المخطط لها التي يمكن أن تحدث. ولذلك، يمكن التغييرات المخطط لها عبر لوحة التحكم في التغيير، ويمكن بعد ذلك إصدار جدول جديد ومخاطر وخطة ميزانية حسب الحاجة. وإلا، فسوف تفوت بالتأكيد هدفك وتجعل الإدارة والعملاء غير سعداء.
- الموارد الشاملة، في العادة يكون هناك عدد قليل جدا من الموارد التي تعمل على العديد من المشاريع في نفس الوقت. وفي الوقت نفسه، يبدو أن المديرين ليس لديهم السيطرة الكاملة على ما تفعله مواردهم طوال الوقت. يترك لأعضاء الفريق أن يتعلموا بأنفسهم ويحددوا المشاريع التي يجب أن يعملوا عليها ومتى. من الأفضل أن يجتمع المدراء أسبوعيا لمناقشة استخدام الموارد، وربما باستخدام جدول بيانات للتتبع.
- إذا كانت الاتصالات ضعيفة، فسوف يعرف الكثير من الأشخاص في المشروع مدير المشروع فقط من خلال اتصالاته، وسيتعرفون عليهم من خلال جودة وصول أصواتهم عبر الهاتف، أو من خلال كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. إذا لم يكن مدير المشروع وقادة المنظمة الآخرين متصلين واضحين، فسوف تحدث الفوضى والارتباك.
- سوء إدارة المشروع من قبل أصحاب المصلحة يؤدي إلى تحقيق أهدافهم الخاصة على حساب المشروع. يتحمل مدير المشروع مسؤولية التعرف على جميع أصحاب المصلحة وإدارتهم والتواصل معهم في الوقت المناسب. تعزز خطة إدارة الاتصالات نجاح المشروع.
- التقديرات الغير موثوقة تعني عادة تقديرات قد يقوم بها أعضاء الفريق لحساب مدة المهام بناء على المدة المستغرقة في المرة السابقة، والتي قد تكون صحيحة تماما أو خاطئة تماما، وإذا كانت خاطئة، يمكن أن تؤدي إلى جدول معيب وزيادة المخاطر، ويمكن للسجلات التاريخية بين المشاريع أن تساعد في حل هذه المشكلة.
- يعتبر عدم وجود إدارة مخاطر من أهم الأسباب التي تؤدي إلى عدم اليقين في المشاريع، وعند تصنيف وتحديد حالات عدم اليقين بشكل كمي يطلق عليها اسم المخاطر، لذلك يجب على مدير المشروع توقع الأشياء التي قد تسوء والتعامل معها بشكل استباقي، ولهذا السبب فإن إدارة المخاطر بشكل صحيح ضرورية، وعند تحديد المخاطر يمكن للمدير والفريق اتخاذ قرار بشأن كيفية التعامل مع تلك المخاطر المحددة في حال حدوثها.
- في هذه الحالة، يتضح أن الإدارة لم تفهم تماما ما يتطلبه إدارة المشروع من أدوات وتدريب للموظفين؛ وهذا ليس سهلا لأنه يحتاج إلى تحول ثقافي وتعليم للإدارة.
- يشبه هذا المدير العرضي لكنه ليس تماما مثل ثقافة المشروع غير المدعومة. في هذه الحالة، يحدث عادة أن الشخص التقني يحقق نجاحا في وظيفته، وبالتالي يتم ترقيته إلى مدير المشروع ويطلب منه إدارة أنواع المشاريع الجديدة. المشكلة هنا هي أنهم غالبا ما يفتقرون إلى التدريب على إدارة المشاريع والمهارات الاجتماعية اللازمة للوظيفة، مما يؤدي إلى فشلهم في كثير من الأحيان على الرغم من نجاحاتهم السابقة.
- في حالة عدم وجود جلسات تخطيط الفريق، لا يوجد طريقة أكثر فعالية لبدء الاجتماع من أن يجتمع الفريق بأكمله في جلسة التخطيط، وذلك ليس فقط للعمل معا على عناصر المشروع بل أيضا لتعزيز الترابط بين الأعضاء وتحقيق التزامهم بالمشروع.
- في سياق إدارة المشاريع، يقوم العديد من المديرين بإنشاء جدول زمني وعدم تحديثه، أو في حال قاموا بالتحديث، فإنهم يقومون فقط بإدخال النسبة المئوية للإنجاز، وهي عادة تختار بطريقة تعسفية من قبل أحد أفراد الفريق. من الأفضل لو قاموا بتسجيل القيم الفعلية مثل تاريخ البدء والعمل المنجز وتقدير العمل المتبقي.
أهمية استخدام أدوات إدارة المشروعات
سيؤدي استخدام برنامج إدارة المشروع لإدارة الاتصالات وإدارة المهام والجدولة إلى إبقاء المديرين وأعضاء الفريق على رأس كل مرحلة من مراحل المشروع، يعد الوصول السهل إلى أدوات التعاون وتحديثات المهام الديناميكية ، بالإضافة إلى تخصيص الموارد المنظم ، مجرد بعض الفوائد التي يمكن أن توفرها إحدى الأدوات التالية، على الرغم من أن برنامج إدارة المشروع لا يزيل احتمال فشل المشروع ، إلا أنه يساعد الفرق على الاستعداد بشكل استباقي لكل مشروع والقضاء على بعض أسباب الفشل.
أسباب نجاح المشاريع الصغيرة
تفشل ما يقرب من 80٪ من الشركات الصغيرة، لأن أصحاب الرؤى والمفكرين يميلون إلى الفشل في تفويض المهام التي تصقل مهارات موظفيهم، ويعتقدون أنهم يستطيعون فعل كلشيء وينشروا أنفسهم بشكل ضعيف للغاية، مما يقلل المعنويات ويدفع الشركة إلى الإفلاس.
تتضمن النصائح المهمة للأعمال التجارية التي تساعد على نجاح المشاريع الصغيرة والمتوسطة التركيز على العوامل المهمة لجعل هذه المشاريع ناجحة، وخاصة تلك التي تتميز برأس مال صغير
- لتوظيف الأشخاص المناسبين، يحتاج صاحب العمل الصغير إلى إلقاء نظرة فاحصة على قائمة المهام الخاصة به، وفك شفرة ما يمكنه التعامل معه وما يمكن تفويضه إلى موظفين جديرين بالثقة، وتحديد نقاط القوة لكل موظف، ومعرفة من يمكنه التعامل بشكل أفضل مع التسويق والشراء والتمويل وزيادة المبيعات وما إلى ذلك، وهذه مهام لا ينبغي لمدير الشركة أن ينفق عليها طاقته، حيث يترك الأمر للمالك للتركيز على الصورة الأكبر للشركة.
- من الممكن أن ترفض، وهذا يتوافق مع ما سبق، إذا كان لديك فريق عمل موثوق به، فليس من الضروري أن يحضر صاحب العمل كل اجتماع ويملأ جدوله بالمواعيد، بالطبع من المهم أن تكون موظفيك متاحين حسب الحاجة، ولكن ليس عليك الحضور في كل اجتماع يومي، يمكن لأي شخص في منصب قيادي أن يشعر بالإرهاق بسهولة، لذا احدد الحدود والأولويات وحضر الاجتماعات التي تحتاج إلى اهتمامك الفوري فقط.
- توقع ما هو غير متوقع، بصفتك صاحب العمل، فقد تتعرض لمقاطعات بشكل منتظم كل يوم، على سبيل المثال، سيطرح الموظفون الأسئلة عليك وسيتصل بك المستثمرون والعملاء للتعبير عن مخاوفهم طوال اليوم. وبسبب ذلك، ستتأخر كثيرا في إنجاز ما كنت تخطط له في ذلك اليوم. ولكن الحل ليس إغلاق بابك أو عدم الرد على هاتفك، بل تحتاج فقط إلى إدارة وقتك بشكل فعال. ولتوقع هذه المقاطعات، يمكنك وضع بعض الوقت في جدولك الزمني للتعامل مع الأسئلة والمخاوف، دون أن تعطي انطباعا بأنك تتأخر. فعليك أن تكون دائما مستعدا لمواجهة المشاكل الغير متوقعة طوال اليوم، وعدم السماح لها بإعاقة عملك.
- باستخدام التكنولوجيا المتاحة لدينا، يمكننا تنفيذ مهام متعددة. هناك العديد من الأدوات المتاحة في إدارة علاقات العملاء (CRM) التي تتيح لك مزامنة التقويم وجهات الاتصال والمراسلات والمزيد في مكان واحد مركزي. يعتمد ذلك على إكمال المهام مرة واحدة ونسيانها حتى لا تحتاج إلى التفكير فيها مرة أخرى. يمكنك إنشاء النشرة الإخبارية الأسبوعية لشركتك تلقائيا وتعيين تنبيهات أسبوعية للاجتماعات المحددة وتفعيل الإشعارات على هاتفك عند توقيع اقتراح يؤدي إلى تغيير في قواعد اللعبة. يساعدك ذلك في تحسين إدارة الوقت وجعل كل يوم يسير بسلاسة أكبر.
- ترويج المشاريع الصغيرة، ومن بين أهم عوامل نجاح هذه المشاريع هو التسويق الجيد لها
كيف أنقذ مشروعي من الفشل
السبب الأول والاساسي لإنقاذ مشروعك من الفشل هو موازن الحياة مع العمل، بصفتك صاحب عمل ، يبدو أن قائمة مهامك لا تنتهي أبدًا ، ولكن من المهم معرفة متى تتوقف، يعرف صاحب العمل الناجح كيفية وضع الحدود والعودة إلى المنزل كل ليلة ، وإيقاف تشغيل الإشعارات وترك عقولهم تستريح، من المهم تجديد العقل حتى لا يعاني من الإرهاق ، مما يتسبب في معاناة الشركة بسبب عدم الالتزام بالمواعيد النهائية واتخاذ القرارات السيئة، إن قضاء وقت متأخر من الليل هنا أو هناك عند الضرورة أمر جيد ، لكن لا تجعل ذلك عادة سيئة، لا تهمل العائلة أو الأصدقاء أو منزلك، الحصول على نوم جيد ليلاً يحدث فرقًا كبيرًا ، حيث يساعدك على إعادة الشحن والتفكير بشكل أكثر وضوحًا في اليوم القادم.
من المهم أيضاً أن تأخذ الأمور بشكل تدريجي، وعدم المبالغة في القيام بالكثير في يوم واحد، إذ سيساعد تطبيق هذه النصائح على توفير الوقت والطاقة التي يمكن توجيهها نحو الأفضل للشركة والتخطيط لمستقبل صحي مع عبء عمل يومي صحي.