قبل البدء في أي مشروع، يجب وضع خطة استراتيجية له، حيث تساهم تلك الخطة في تحديد رؤية ومهام المشروع وتحقيق أهدافه .
نبذة عن الخطط الاستراتيجية
الخطط الاستراتيجية هي إحدى المهارات الأساسية التي يجب توفرها لدى القيادات في أي مؤسسة أو منظمة، ويمكن وصف الخطة الاستراتيجية بأنها دليل للوصول إلى طريقين رئيسيين: أين نحن الآن؟، وأين نريد أن نكون في المستقبل وكيفية تحقيق ذلك، وتعتبر الخطط الاستراتيجية من أهم العوامل التي تساعد على تحقيق النجاح داخل أي مؤسسة .
أهمية الخطط الاستراتيجية
يعمل الخطة الاستراتيجية على توضيح أسباب وجود المنظمة أو المؤسسة في البند الأول منها .
تدعم إدارة المؤسسة أو المنظمة بشكل عام، وتحدد أولوياتها كجزء من الخطوة الثانية .
تساعد الخطط الاستراتيجية في إدارة أزمات المؤسسات والشركات بشكل جيد وفعال وسليم، وتعزز المشاركة فيها .
تهدف الخطط الاستراتيجية إلى دعم الإدارة لتحقيق القيادة الفعالة لجميع مكونات المؤسسة أو الشركة، وذلك من خلال فرض السيطرة على العمل وتوقع مصيره في المستقبل .
تشتمل الخطط الاستراتيجية على الاهتمام بوضع المعايير العامة والبرامج المناسبة التي يمكن تطبيقها على جميع العناصر الموجودة في نظام العمل، بالإضافة إلى المشاركة في تحديد هذه المعايير .
مراحل الخطة الاستراتيجية
مرحلة جمع البيانات و المعلومات
في بداية عمل الخطة الاستراتيجية يتم جمع البيانات و التي تنقسم إلى بيانات أولية و بيانات ثانوية ، فالبيانات الأولية تهتم بجمع المعلومات عن المشروع ، و تحديد شكله و أهميته ، و طريقة تنفيذه ، و يتم الحصول عليها من خلال المقابلات الشخصية و الاستبيانات ، أما المعلومات الثانوية ؛ فهي المعلومات الدقيقة و العلمية ، و يتم جمعها من الكتب ، و الإحصاءات و المراجع .
مرحلة تحليل البيانات
يتم تحليل البيانات عن طريق دراسة المعلومات و البيانات التي تم جمعها ، و تحديد أهداف المشروع قريبة المدى التي يسعى إلى تحقيقها في الوقت القريب ، كما يتم توضيح الأهداف بعيدة المدى التي يجب تحقيقها بعد بضع سنين من تنفيذ المشروع ، و توضح أيضًا أسلوب التعامل مع الموارد ، و التعامل مع المخاطر و التهديدات .
خطوات وضع الخطة الاستراتيجية
تتمثل الخطوة الأولى في وضع الخطط الاستراتيجية في تحديد الرؤية والرسالة المتعلقة بالموضوع، وتلك المرحلة تشكل حجر الأساس للخطة، وتحديد الأنشطة الخاصة بالموضوع، ويجب أن تتميز تلك الخطوة بالوضوح والسهولة، وتركز على أهداف المشروع المستقبلية .
الخطوة الثانية هي تنفيذ الخطة الاستراتيجية، وفي هذه المرحلة يتم تحويل أهداف المشروع إلى خطة عمل واقعية، من خلال مجموعة من العمليات والنشاطات. يركز في هذه المرحلة على اختيار البرامج التنفيذية اللازمة لتحقيق أهداف المشروع المحددة. ينتهي كل برنامج فور تحقيق هدفه المحدد .
تتحدث هذه الجملة عن خطوات الرقابة والتقييم في المشاريع، حيث يتم متابعة سير العمل وتحديد الأخطاء وكتابة الملاحظات وتحديد العقبات التي تواجه المشروع وإيجاد حلول لها. وبالإضافة إلى ذلك، يتم تقييم إنتاجية العمل وتحديد الأرباح، ووضع الاقتراحات اللازمة لتطوير العمل .
صياغة الخطة الاستراتيجية
عند البدء في صياغة الخطط الاستراتيجية، يقوم الخبراء بجمع جميع الحقائق والاقتراحات المتعلقة بالعمل، والحلول الناتجة عن تلك التوقعات، وإعادة صياغتها بدقة كبيرة. ولذلك، يتم وضع هذه الخطط بواسطة أشخاص ذوي الاختصاص والخبرة المهنية في هذا المجال .
وبعد صياغة تلك الخطط، يتم عرضها مرة أخرى في اجتماع يشارك فيه خبراء وعلماء ومدراء تنفيذيين، بالإضافة إلى بعض المفكرين، للنظر في الوثائق التي تم جمعها من خلال خبراء التخطيط الاستراتيجي، وبعد التوافق عليها جماعياً يتم نقلها وتوثيقها .