كيف تدير مقابلة شخصية ناجحة ؟

تعد الإدارة هي الجوهر الحقيقي لتقدم ونجاح جميع الشركات والمؤسسات، وبالطبع يلعب العنصر البشري دورا هاما لا يمكن لأحد أن ينكره، فهو المسؤول عن إدارة جميع الأعمال. وتعد إدارة المقابلات الشخصية من بين المهام الأهم التي تحتاج إلى عدة شروط لتكون ناجحة. وفي السطور القادمة، سنتعرف فقط على هذه الشروط، لذا يرجى متابعتها عزيزي القارئ .

الإدارة هي الحجر الأساسي اللازم لنجاح جميع الشركات والمؤسسات الناجحة، حيث تستخدم جميع الموارد المتاحة، سواء كانت بشرية أو مادية أو مالية أو تكنولوجية، لتحقيق الأهداف المنشودة، وتقوم بالتخطيط والتنظيم والتنسيق والرقابة لتحقيق هذه الأهداف وأداء كافة المهام والواجبات في الوقت المحدد، وهذا يؤمن للمؤسسة تحقيق أرباح طائلة والتفوق على الشركات الأخرى، ويتطلب ذلك جهدا كبيرا من العنصر البشري الذي يمتلك المهارات والقدرات المميزة لإدارة جميع الأعمال بشكل يضمن تحقيق الأهداف والمهام في الوقت المحدد .

أقرأ : ما هي وظائف الإدارة ؟ 

ثانيا، لتنجح في إدارة المقابلات الشخصية، يجب عليك اتباع مجموعة من القواعد والشروط الواجب اتباعها، وهي من بين المهام الرئيسية التي يقوم بها المدراء والمسؤولون. ومن بين هذه القواعد

* يجب على المدير التحضير والتخطيط بشكل جيد لهذه المقابلة، وعليه أن يعد قائمة بالأهداف التي يرغب في تحقيقها من خلالها، ويمكنه أيضا جمع معلومات حول الشخص الذي سيتم إجراء المقابلة معه، ليكون مستعدا للتعامل معه. يجب أيضا عليه تجهيز معلومات خاصة بالموضوع الذي ستدور حوله المقابلة، حتى يستطيع مناقشة الطرف الآخر في هذا الموضوع والإجابة على جميع أسئلته التي قد يطرحها في هذه المقابلة دون ترد .

– يمكن تهيئة الجو المناسب للشخص الذي سيتم عقد المقابلة معه، فمثلاً كلما كان المكان نظيفًا ومنظمًا وبعيدًا عن مصادر الإزعاج والضوضاء، سيشعر الفرد بالراحة وسيتاح للطرفين الفرصة للتفكير بهدوء والتوصل إلى حلول ونتائج فعالة .

* الحرص يجب أن يقوم المدير الذي سيعقد المقابلة بتجهيز مجموعة من الأسئلة التي سيطرحها على الطرف الآخر ،و لابد أن تكون هذه الأسئلة ذات صلة وطيدة بموضوع المقابلة ،و من الممكن أن يقوم بطرح مجموعة من الأسئلة المفتوحة ،و لكن في نهاية المقابلة ،و من الضروري أن ينصت المدير للطرف الآخر باهتمام شديد ،و يحرص على عدم مقاطعته .

ينبغي على المدير أو المسؤول الذي يجري المقابلة تدوين جميع الملاحظات والأفكار التي تخطر في باله، حيث يمكن لذلك المساعدة في الحصول على فكرة جيدة والمساهمة في تطوير العمل .

يجب أن يتم إعداد تقرير يلخص كل ما تم خلال كل مقابلة تم عقدها، وفي النهاية يتم المقارنة بين جميع التقارير للحصول على التحليل المقارن واختيار الأفضل. يجب أيضا على المدير أو الشخص المسئول عن إجراء المقابلة التأكد من نجاح توصيل المعلومات إلى الطرف الآخر .