كيفية ممارسة آداب واتيكيت العمل في مكتب

السلوكيات الجيدة في مكان العمل هي الرابط الذي يجمع الموظفين سعداء معًا، وبفضل الآداب المكتبية الجيدة، ستشعر بالراحة فيما يتعلق بزملائك في العمل وسيترك لدى مشرفك انطباعًا رائعًا. ستشعر وكأن مكان عملك هو منزل ثانٍ في أي وقت من الأوقات

ممارسة عادات مكان العمل الشخصية

اللباس بشكل مناسب

تختلف قواعد الزي في كل مكان عمل قليلاً، ولكن بشكل عام، يجب تجنب ارتداء الملابس الكاشفة أو العصرية أو الضيقة للغاية. إذا كنت غير متأكد من الزي المناسب لمكتبك، يمكنك طلب المشورة منزميل العمل الودود أو رئيسك في العمل، وملاحظة ما يرتديه الآخرون.

تجنب الافراط في العطور

من الممكن أن تكون أنت وزميلك في العمل قريبين جدًا، لذا يجب الحفاظ على رائحة مكتبك خفيفة ومنعشة. فلن ترغب في إزعاج أي شخص برائحة قوية أو تسبب له رد فعل تحسسي. إذا اخترت استخدام العطور، استخدم كميات صغيرة فقط على نقاط النبض مثل معصميك، ولا تضعها على ملابسك.

ابق في المنزل عندما تكون مريضًا

استخدم الأيام التي تعاني فيها من المرض لتسترد قوتك! قد تشعر بالندم لفقدان يوم عمل، ولكن أخذ يوم إجازة سيساعدك على الانتعاش بشكل أسرع ويمنعك من نقل العدوى لزملائك في المكتب.

كن مهذبًا عبر البريد الإلكتروني

كن مهذبا ومختصرا ومحددا في رسائل بريدك الإلكتروني الخاصة، وتجنب مناقشة المسائل الشخصية مثل المعلومات المالية للعميل والتحدث بشكل سيء عن زملائك في العمل. يمكن لمشاركة بريدك الإلكتروني بسهولة عبر النقر على زر “إعادة التوجيه”، لذا تأكد من أن كل شيء في بريدك الإلكتروني مهذب ومهني.

احرص على تحديث صفحات التواصل الاجتماعي الخاصة بك بشكل مناسب

حتى لو تم تعيين وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك، فإن زملائك سيجدون وسيلة لرؤيتها إذا أرادوا ذلك. قبل نشر أي منشور، اسأل نفسك: `هل هذا شيء لا يهمني أن يراه مديري؟ هل سيؤدي هذا المنشور إلى خفض احترام صاحب العمل لي أو فقدان وظيفتي

تناول الطعام في غرفة الطعام أو في الخارج

يعد الأمر مهمًا بشكل خاص إذا كانت الأطعمة التي تتناولها ذات رائحة قوية. يمكنك العثور على مكان لتناول الطعام حيث لا يزعج زملائك في العمل، وفي حال كان الجو لطيفًا، يمكنك الجلوس في الخارج، وإلا يمكنك التوجه إلى غرفة الطعام أو غرفة الاجتماعات الفارغة.

تجنب النميمة داخل المكتب

تكون حوائط مكاتبنا رقيقة، وإذا تحدثنا بشكل سيء عن أحد زملائنا، فسنجد أن الأمر سيعود إليهم، بغض النظر عن حجم مكتبنا، لذا إذا شعرنا بالإحباط من رئيسنا وأردنا التنفيس، علينا أن نفعل ذلك خارج العمل.

احترم مساحة العمل

إجراء المحادثات الهاتفية في غرفة خاصة

يدل هذا على احترامك لبيئة عمل زملائك في العمل وعدم رغبتك في إزعاجهم بمحادثاتك، سواء كانت شخصية أو تتعلق بالعمل. تكون الحوائط رقيقة جدًا، لذلك إذا كنت تعتقد أن محادثتك ستطول لأكثر من دقيقة أو دقيقتين، فمن الأفضل إجراؤها خارج المكان.

تزيين الحجرة الخاص بك ببساطة

تعكس الحجرة الأنيقة لرئيسك وزملائك في العمل احترامك لعملك ولبيئة العمل. ويجعل الحفاظ على نظافة المكان وتنظيمه وتزيينه يشعرهم بالترحاب والود.

اترك ملاحظة إذا كان أحد الزملاء مشغولًا أو بعيدًا عن مكتبه

يمكنك كتابة ما تريد الحديث عنه على ورقة لاصقة ووضعها على المكتب حيث يمكن لزميلك في العمل رؤيتها، ولكن ليس أمامه مباشرة إذا كان يجلس هناك، ويمكنك طلب منه التواصل معك عندما يكون لديه وقت.

اسأل قبل أن تقترض أي من اللوازم

تحتوي معظم المكاتب على مجموعة مشتركة من اللوازم المكتبية التقليدية، مثل الدبابيس وورق الملاحظات اللاصقة والأقلام ومفكرات Notepads. إذا كنت بحاجة إلى أداة لا تمتلكها سوى زميلك في العمل، فتأكد من طلبها منه قبل أن تأخذها إلى مكتبك.

استخدام آداب جيدة في المكتب المفتوح

احترم مساحة زملائك في العمل

يكون هذا الأمر أكثر أهمية في بيئة المكتب المفتوح، حيث لا تفصلك الكثير عن زملائك في العمل. لا تدع الأشياء المكتبية تنتقل إلى مساحة شخص آخر، وتأكد من السؤال قبل استخدام أي شيء على مكتب شخص آخر، حتى لو كانت مجرد دباسة أو ورقة.

كن أنيقًا وقلل العناصر الشخصية في مساحتك

عندما يكون مكتبك مفتوحًا أو يشاركه زملاء العمل الآخرون، يُعد الحفاظ على ترتيبه أمرًا مهمًا للغاية، حيث قد يؤثر على قدرة زملائك في العمل على التركيز. لذلك، يُفضل الحفاظ على أوراقك في أكوام أنيقة أو تنظيمها في مجلدات.

كن متسامحا مع الشخصيات الأخرى

ستجعلك المساحات المفتوحة في المكتب على اتصال وثيق بكثير من الشخصيات الأخرى ، وهو أمر رائع لتشجيع الأفكار الجديدة والتعرف على الكثير من الناس. على الجانب الآخر ، يمكن أن يكون من المجهد أن تكون على المكتب نفسه طوال اليوم مع زميلك في العمل الذي لا يعجبك. حافظ على عقل متفتح وركز على التعلم من وجهات نظر الآخرين ، حتى إذا كنت لا توافق دائمًا معهم.

الحد من الضوضاء إلى الحد الأدنى

يجب إجراء المكالمات الهاتفية في الخارج أو في غرفة مؤتمرات، خاصة المكالمات الشخصية أو التحدث الذي يستغرق وقتاً طويلاً. يجب استخدام سماعات الرأس للاستماع إلى الموسيقى وتجنب الصوت العالي تمامًا، ويجب تجنب الصراخ عبر الغرفة أو التحدث بصوتٍ عالٍ.

قلل من المحادثات غير الرسمية أو الشخصية إلى الحد الأدنى

إحدى أهم الفوائد التي يمكن الاستفادة منها بمساحة العمل في مكتب مفتوح هي القدرة على إجراء محادثات عارضة مع زملاء العمل من حولك. ومع ذلك، إذا استمرت المحادثة لفترة طويلة، فسيشعر البعض بالانتباه، وربما يكون الأمر مزعجًا قليلاً. يجب حفظ المحادثات الطويلة لوقت الغداء أو بعد العمل.

كن مهذبا خلال الاجتماعات

اظهر في الوقت المناسب

لن يكون زملاؤك في العمل والمشرفون سعداء إذا تأخر الاجتماع بسبب ضلالك الطريق إلى قاعة الاجتماعات أو بسبب حاجتك إلى شرب الماء. لذلك، يجب عليك التأكد من مكان الاجتماع والاستراحة لاستخدام الحمام بسرعة قبل الذهاب إليه.

اضبط هاتفك صامتا أو أقف تشغيله

يعتبر الهاتف الخلوي الذي يرن في منتصف الاجتماع أسوأ من الذي يرن في السينما! لذا يجب التأكد من إغلاق الصوت أو إيقاف تشغيله قبل بدء الاجتماع، أو وضعه في درج مغلق في مكتبك لتجنب التشتيت تمامًا.

امنح المتحدث اهتمامك الكامل

قُم بإغلاق حاسوبك المحمول وأضع هاتفك جانبًا – لا يوجد تعدد مهام هنا! استمع بشغف وخذ ملاحظاتك على ورقة إذا كان ذلك يساعدك على التركيز. الاستماع الفعال وإظهار الاهتمام بالمعلومات. عندما يحين دورك لإدارة اجتماع أو القيادة، ستعود ذلك لصالحك.

إنهاء الاجتماعات في الوقت المحدد

إن الاحتفاظ بجلسات العمل بكفاءة وإنتاجية سيظهر احترامًا لوقت زملائك في العمل، ويساعد في الانتهاء في الوقت المحدد والتحضير للمجموعة التالية. تذكر أن زملائك في العمل مشغولون تمامًا مثلك