كيفية ترتيب الايميلات
يشعر معظم الناس بالرغبة المستمرة في تنظيم صندوق بريدهم الإلكتروني. ومن ناحية أخرى، يمكن أن يكون البريد الإلكتروني مثيرا، سواء كنت تتواصل مع عميل، أو تستبدل اجتماعا بسلسلة من رسائل البريد الإلكتروني، أو تتلقى دعوة لحضور تجمع اجتماعي ممتع مع الأصدقاء. بعد كل شيء، يعتبر البريد الإلكتروني واحدا من أفضل الوسائل التي نتواصل بها مع الكثير من الأشخاص في حياتنا، من أعز أصدقائنا إلى الأشخاص الذين لم نتحدث معهم من قبل في مجال العمل .
يعاني الكثير منا من تشتيت وتراكم رسائل البريد الإلكتروني الجديدة بشكل منتظم، ويشعر الكثيرون بالقلق من فقدان الأشياء المهمة وسط هذه الرسائل الإلكترونية الكثيرة .
تنظيم البريد الإلكتروني
قبل أن نتحدث عن الأدوات التي يمكن أن تساعدك في التحكم في صندوق البريد الوارد وكيفية فتح البريد الإلكتروني، دعنا نتعرف على بعض أفضل الممارسات الأساسية التي يمكن أن تساعدك في الحفاظ على تنظيم البريد الإلكتروني قدر الإمكان. وفيما يلي القواعد الذهبية
- تخلص من البريد الإلكتروني القديم الذي لا تحتاجه: قد تصلني دعوات بريد إلكتروني يمكن أن تعود إلى عام 2006 ولم أقم بقراءة معظمها. هل أحتاج إليها؟ بالفعل لا. هل يجب حذفها؟ نعم. ينبغي مسح صندوق الوارد الخاص بك من أي شيء غير الرسائل الإلكترونية الجديدة والرسائل السابقة التي ستحتاج إلى مراجعتها لاحقا.
- إلغاء الاشتراك: لدينا جميعا تلك الرسائل التي تعود إلى مواقع النشرة الإخبارية، بمجرد قراءتها يمكن حذفها إذا كانت مزعجة، أو إلغاء الاشتراك إن كنت ترغب. ستساعدك بعض الأدوات في البريد الإلكتروني على القيام بذلك بشكل مجمع.
- اجمع بين حسابات بريد إلكتروني متعددة: أنا من المؤمنين بفصل البريد الإلكتروني الخاص بالعمل والشخصي، ولكن في بعض الأحيان، يمكن أن يؤدي التبديل بينهما إلى عدم التنظيم. يمكن لبعض الأدوات مثل بريد Mac تجميع حسابات البريد الإلكتروني المختلفة في مكان واحد .
ترتيب الإيميلات في اوت لوك
عند إنشاء حساب Hotmail أو Outlook، يتم عرض المجلدات على الجانب الأيسر من صندوق الوارد الخاص بك تحت عنوان بريدك الإلكتروني (الذي يسمى أيضا جزء التنقل). هناك نوعان من المجلدات
- المجلدات الافتراضية: تعتبر المجلدات الافتراضية جزءا من برنامج MS Outlook الخاص بك، وتشمل المجلدات الافتراضية المسودات والبريد المرسل والعناصر المحذوفة وسلة المهملات والبريد العشوائي وما إلى ذلك. قد تحتوي بعض إصدارات Outlook أيضا على مجلد Clutter، على الرغم من تدريجي التخلص منه.
- المجلدات الشخصية: هذه هي الملفات الإضافية التي يجب إنشاؤها لتحديد أولويات رسائلك. يجب عليك أن تكون حذرا جدا في إنشاء الكثير من الملفات ، حتى لا تشعر بالارتباك فيما يتعلق بالملف الذي تريد استخدامه.
طريقة عمل مجلدات في البريد الإلكتروني
مجلدات في ايميل الاوت لوك
- انشاء مجلد: قم بإنشاء مجلد جديد في MS Outlook، بالنقر على علامة تبويب المجلد من الشريط، ثم اضغط على أيقونة المجلد الجديد. سيظهر مربع الحوار “إنشاء مجلد جديد” لإضافة المجلدات والحفاظ على تنظيم رسائل البريد الإلكتروني.
- اكتب اسم المجلد الجديد في حقل الاسم: انقر على المجلد الذي ترغب في وضع المجلد الجديد فيه، ثم انقر على `موافق` عند الانتهاء. على سبيل المثال، قمت بإنشاء مجلد يسمى `مذكرات` ووضعته في مجلد `من رئيسي`. هذا هو شكل المجلدات الآن: ستظهر صندوق الوارد في Outlook مجلدا جديدا تم إضافته، ويمكنك إضافة مجلد فرعي تحت مجلد موجود.
- إعادة تسمية مجلد: يمكن تغيير اسم المجلد بعد إنشائه عن طريق اختيار المجلد والنقر عليه، ثم النقر على زر إعادة تسمية المجلد في علامة التبويب المجلد. سيظهر مربع حول اسم المجلد، يمكن إعادة تسميته بكتابة الاسم الجديد في المربع والضغط على مفتاح Enter، وسيتم حفظ الاسم الجديد للمجلد في Microsoft Outlook.
نقل رسالة إلى مجلد: بمجرد إنشاء عدة مجلدات، يمكنك البدء في وضع الرسائل فيها. لعرض رسائلك، عد إلى بريدك الإلكتروني الرئيسي، ويمكن تنظيم البريد الإلكتروني في Outlook عن طريق نقل الرسائل إلى المجلدات
- يمكنك تحديد رسالة معينة وسحبها بسهولة إلى المجلد الذي تريده.
- ينبغي سحب البريد الإلكتروني `تقديرات المشروع` ونقله إلى مجلد المذكرات.
- افتح المجلد الذي يحتوي على رسالة كما هو موضح، وسوف تجد رسالة `تقديرات المشروع` الآن في مجلد الملاحظات.
حذف مجلد: قد تجد أحيانا أنك لا ترغب في وجود مجلد قمت بإنشائه. عندما يحدث ذلك، يمكنك بسهولة حذف المجلد. انقر على المجلد الذي ترغب في حذفه في لوحة التنقل (على اليسار) لتحديده. يمكنك حذف المجلد من Outlook وتنظيم صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك في Outlook من خلال حذف المجلدات غير الضرورية. انقر على أيقونة الحذف في الشريط (تظهر على شكل X) وسيتم حذف المجلد.
طريقة فلترة الايميلات
Gmail
- عندما تبدأ في تهيئة خيارات تصفية البريد الإلكتروني في Gmail، قد تلاحظ أن Gmail لا يستخدم “مجلدات” فعلية. يشير Gmail إلى هذه التصنيفات، ولكن على الرغم من الاسم المختلف، فإنهما متطابقتان وظيفيا. للبدء في إنشاء تصفية في Gmail، افتح صندوق بريد Gmail الخاص بك، وانقر على أيقونة السهم الصغيرة الموجودة على يمين شريط البحث في الأعلى. سيتم فتح مربع البحث المتقدم، والذي يتيح لك تحديد سمات الرسائل .
- بمجرد تحديد الشروط الخاصة بك، ستحتاج إلى تحديد عنصر واحد على الأقل كجزء من إجراء الإضافة. يمكنك اختيار نقل الرسالة أو نسخها إلى مجلد أو حذفها. الاختيار الدقيق هو تثبيت الرسالة، مما سيحتفظ بها في الجزء العلوي من صندوق البريد الوارد الخاص بك للمراجعة. ووضع علامة على الرسالة يعتبر إجراء مهما أو إعادة توجيهها إلى عنوان آخر هي إجراءات مفيدة أخرى.
الاوت لوك
يتيح لك Outlook إضافة استثناءات باستخدام أي من الشروط السابقة. وبالتالي ، يمكنك إعداد عامل تصفية يستبعد الرسائل من شخص معين ، أو الرسائل التي تم وضع علامة عليها كمهمة. حدد المربع إيقاف معالجة المزيد من القواعد إذا كنت لا تريد أن تتأثر الرسائل التي يتم تشغيلها من خلال هذا الفلتر بالآخرين.
“على سبيل المثال، إذا قام أحد عمال التصفية بتثبيت جميع الرسائل المهمة، وقام آخر بحذف جميع الرسائل التي تحتوي على مرفقات، فقد ترغب في تحديد هذا الخيار حتى لا يقوم Outlook بحذف رسالة مهمة بها مرفقات.
الياهو
إذا كنت تستخدم بريد Yahoo، في حال قيامك بإنشاء حساب بريد إلكتروني، انقر أو اضغط على أيقونة الإعدادات الموجودة في الزاوية العلوية اليمنى من صفحة البريد الرئيسية. حدد الإعدادات من القائمة المنسدلة. انقر أو اضغط على خيارات التصفية الموجودة في الشريط الجانبي الأيسر لنافذة الإعدادات المنبثقة. انقر أعلى وسط النافذة على زر `إضافة`.
أدخل اسم مرشح في مربع النص الموجود أعلى النافذة المنبثقة إضافة عامل تصفية. أدخل معايير للفلتر أسفل مربع نص اسم المرشح مباشرةً في النافذة المنبثقة إضافة عامل للفلتر . حدد أو أنشئ مجلد وجهة من القائمة المنسدلة الموجودة أسفل النافذة المنبثقة Add Filter . انقر أو اضغط على زر حفظ لإنهاء التغييرات.