كيفية التغلب على معوقات الاتصال

هناك أنواع مختلفة للاتصال، وكل نوع يواجه عوائق خاصة به، فمنها الاتصال اللفظي المباشر والغير المباشر، سواء كان وجها لوجه أو عبر وسائل الإعلام المختلفة مثل الراديو والتلفزيون والهاتف، ومنها الاتصال غير اللفظي الذي يشمل لغة الجسد والإيماءات، وأيضا الاتصال الكتابي من خلال الرسائل والكتب والمجلات والإنترنت وغيرها .

معوقات الاتصال

هناك عدة معوقات للاتصال تتمثل في :

معوقات اجتماعية ونفسية

هذه المعوقات تكون ذات صلة بكل أفكار وتقاليد ومعتقدات الفرد، التي تؤثر على طريقة فهمه للرسالة، حيث أنه بسبب هذه المعتقدات يمكن أن يفهم الرسالة بصورة خاطئة، ويعتقد أن هذا فعلا هو ما يقصده المرسل، وبالتالي يحدث سوء تفاهم بين الاثنين المرسل والمستقبل وهذا يؤدي لحدوث ردات فعل خاطئة وغير جيدة .

معوقات بيئية

المعوقات البيئية هي العوائق التي تحدث في بيئة الاتصال وتؤدي إلى إحداث خلل في عملية الاتصال الفعال، حيث تعيق تحقيق النتائج المرجوة من الاتصال، مثل عدم توفر عناصر التكنولوجيا الكافية في المؤسسة، ويمكن أن يتأخر الاتصال بسبب حجم المؤسسة الكبير والتفرعات العديدة. كما يمكن أن يؤدي التغيير المستمر في الإدارة وعدم انسجام أفراد العمل في المؤسسة وتجانسهم إلى تأخير عملية الاتصال. وفي المؤسسات التي تعتمد على اتجاه واحد في الاتصال، دون وجود تواصل مباشر بين الأفراد، يحدث عدم وصول الرسالة وفهمها بشكل جيد من الطرفين .

معوقات معنوية

المعوقات المعنوية هي المعوقات ذات الصلة بالوقت الذي تتم فيه كتابة الرسالة أو طريقة الاتصال التي تم استخدامها، أو الهدف من الرسالة، فمثلا يمكن أن يكون هدف الرسالة غير واضح بصورة كافية، وبالتالي يصل للمرسل إليه بصورة مختلفة عما يقصده المرسل، أيضا إذا كان الاتصال في وقت غير مناسب أو أنه حدث في وقت ما بحيث لا يمكن تعديله أو تغييره، فها يعتبر إعاقة لعملية الاتصال، كذلك شكل الأفراد وأسلوبهم وطريقة جلوسهم له دور كبير في نقل الرسالة، كذلك تعابير وجوههم السلبية يمكن أن تكون عائق كبير لعملية الاتصال .

معوقات تنظيمية

هذه المعوقات تتعلق بالنظام أو الهيكل التنظيمي للمؤسسة، حيث أن بعض المؤسسات تعتمد في هيكلها التنظيمي على هيكل ضعيف، أو لا يكون لها هيكل محدد على الإطلاق، كما أن وجود العديد من المستويات الإدارية بالمؤسسة يجعل من الصعوبة تحديد صلاحيات وأهداف المؤسسة مما يعيق من عملية الاتصال .

معوقات لغوية

تتعلق المعوقات المذكورة بلغة الرسالة المستخدمة، وكذلك الإشارات والمصطلحات والتعبيرات التي تم الاتفاق عليها داخل المؤسسة، وهل تعبر كل منها عن المعنى المتفق عليه أم لا، فإذا لم تتحقق هذه المعايير فسوف يؤدي ذلك إلى عرقلة عملية الاتصال .

كيف يمكن التغلب على معوقات الاتصال

يمكن التغلب على عوائق الاتصال عن طريق اتباع النصائح والخطوات البسيطة التالية:

يجب فصل العمل تمامًاعن العلاقات الشخصية، لأن الخلط بينهما يعوق عملية الاتصال ويسبب فهم الرسالة بشكل خاطئ .

يجب توفر مهارات التواصل الفعال التي تمكنك من التواصل بشكل جيد وفعال، ويأتي ذلك بالتدريب والممارسة .

يجب عليك العثور على الأسلوب المناسب للتواصل مع الأشخاص من حولك، ولا ينبغي عزل نفسك اجتماعيًا أو الانحياز إلى الانطواء .

يجب أولًا فهم المعلومات المقدمة لك بشكل صحيح قبل اتخاذ أي إجراء أو قرار بناءً عليها .

ينبغي استخدام اللغة المناسبة والتعبيرات والمصطلحات الواضحة، والتعبيرات الوجهية الإيجابية في الخطاب .