كتابة مذكرة تسوية البنك
هناك العديد من طرق التعامل بين البنك والمؤسسة أو المنشأة. يقوم البنك بإرسال مذكرة في نهاية كل شهر إلى المؤسسة، وتحتوي هذه المذكرة على توضيح لحساب المؤسسة ومستحقاتها، وأيضا تفصيل عمليات السحب والإيداع التي تمت في الحساب الخاص بالمؤسسة عبر البنك. في هذه المقالة، سنتعرف على مفهوم مذكرة تسوية البنك والأسباب التي تدفع البنك لإعداد هذه المذكرة، وكذلك الخطوات المطلوبة لاستكمال عملية تسوية البنك .
ما هي مذكرة تسوية البنك
البيان المالي هو وثيقة تكتبها المنشأة لمعرفة أو الوصول إلى الفرق بين كشف حساب البنك والرصيد الموجود في دفاتر المنشأة، ويتم فيها مقارنة العمليات التي تمت خلال الشهر مع الرصيد الأخير .
ومذكرة تسوية البنك لم يكن لها أي علاقة بالمستندات المحاسبية ، ويقوم البنك بعمل هذه المذكرة باستمرار مرة في كل شهر وتكون هذه المرة في أخره ؛ من أجل القيام بالتركيز على أوجه الاختلاف بين الرصيد المدون في الدفتر و بين رصيد البنك، وأيضا لمعرفة الأسباب التي أدت إلى وجود هذا الاختلاف، ويتم هذا من خلال طريقتين هما :
- يمكن الوصول إلى رصيد الدفتر بإجراء التعديلات اللازمة على رصيد البنك .
- يمكن الوصول إلى رصيد البنك عن طريق تعديل الرصيد الموجود في الدفتر .
أسباب عمل مذكرة تسوية البنك
يجب أن يكون الرصيد المدون في دفاتر المؤسسة متطابقا مع الرصيد الموجود في البنك، ولكن في العديد من الحالات، لا يتواجد توافق بينهما، وذلك يعود في الغالب إلى تفاوت الزمن في تسجيل المعاملات المالية بين المؤسسة والبنك؛ ولذا يقوم البنك بإصدار مذكرة تسوية بنكية. فما هي الأسباب التي تؤدي إلى التباين بين الرصيد في البنك والرصيد في دفاتر المؤسسة؟
هناك العديد من الاختلافات التي يمكن أن تؤدي إلى عدم تطابق أو اختلاف بين رصيد البنك الموجود في كشف الحساب ورصيد البنك في سجلات المؤسسة، وتشمل هذه الاختلافات ما يلي:
- الشيكات التي لم يتم صرفها من قبل المستفيد ، بمعنى أن المؤسسة تقوم بكتابك الشيك وتسليمه للمستفيد وتقوم بتدوين قيمة الشيك وتسجيله في السجلات الخاصة بها ، وفي حالة أن المستفيد لم يصرف الشيك بعد من البنك ، فإن الأموال الموجودة في البنك لم تنقص ولم يحدث بها أى تغيير في قيمة المبالغ ومن هنا يأتي الاختلاف .
- إيداعات العملية التي تتم في الطريق” هي العملية التي تحدث عندما يقوم أحد العملاء بإيداع مبلغ مالي في سجلات المؤسسة، مثل الصراف الآلي أو ماكينات الإيداع، ولكن البنك لم يسجل هذا المبلغ. وعندما تقوم المؤسسة بأخذ شيك من أحد العملاء وتزيد الأموال في حساب البنك بقيمة المبلغ الموجود في الشيك، فإن المؤسسة ترسل هذا الشيك ليتم صرفه. وقد يحدث تأخير في صرف الشيك، أو قد يكون رصيد العميل غير كاف لتغطية قيمة الشيك. ولذلك، في نهاية كل شهر، قد يكون رصيد البنك في المؤسسة أعلى من الرصيد في البنك .
- يتم خصم قيمة الرسوم والمصروفات التي يدفعها العميل للبنك مقابل رسوم الخدمة التي تحصل عليها البنوك لتغطية تكاليف طباعة الأوراق الحسابية ومصاريف البريد. وعندما يتم صرف هذه الرسوم، يتم خصمها من رصيد حساب العميل في البنك، مما يؤدي إلى تقليل الرصيد المتاح في دفاتر العميل لدى المؤسسة المصرفية .
- الإيداعات التي يأخذها البنك بدلا من المؤسسة، أي أن البنك غالبا ما يأخذ جزءا من المبالغ بدلا من المؤسسة مثل أوراق القبض، وأثناء أخذ هذه المبالغ، يزداد رصيد البنك بينما ينقص رصيد المؤسسة في الدفاتر، ما لم تتلقى المؤسسة إشعارا بذلك؛ ولهذا السبب نجد أن رصيد الحساب في البنك أعلى من الرصيد الموجود في دفاتر المؤسسة .
- قد تحدث بعض الأخطاء، أي أن المؤسسة قد تكتشف بعض الأخطاء التي حدثت عن طريق البنك أو المؤسسة أثناء إعداد مذكرة التسوية، مثل إيداع البنك خطأ شيك في حساب عميل بدلا من حساب المؤسسة، أو زيادة البنك في المبلغ المالي عن المبلغ الأصلي، على سبيل المثال، بدلا من تسجيل المبلغ بقيمة 239، يتم تسجيله بقيمة 293، وأيضا قد تقوم المؤسسة بتسجيل هذا المبلغ بالخطأ بدلا من المبلغ الصحيح .
المطلوب لكتابة مذكرة تسوية البنك
تتطلب كتابة مذكرة تسوية البنك توافر عدة أشياء، وهي:
- كشف رصيد البنك .
- دفتر الأموال أو ما يعرف بـ أستاذ مساعد البنك .
- مذكرة التسوية المصرفية التي تم إعدادهمؤخرًا .
خطوات كتابة مذكرة تسوية البنك
يتطلب كتابة مذكرة التسوية اتباع عدة خطوات ضرورية، وهي:
- قم بمقارنة الودائع الموضحة في كشف الحساب مع الودائع الموضحة في سجلات المؤسسة، وتأكد من تسجيل الودائع في كشف الحساب التي تمت عبر البريد أو ماكينة الصراف الآلي، وإذا لم يتم تسجيل هذه الودائع، فيجب تدوينها في مذكرة التسوية في رصيد البنك. كما يجب التأكيد على وودائع الشهر السابق وتسجيلها .
- يتم فعل المقارنة بين عدد الشيكات التي قامت المؤسسة بتدوينها أو تسجيلها وعددها في كشف الرصيد، كما يتم التأكيد على الشيكات التي صرفت في الشهر الماضي، وإذا لم يتم التأكد من عدم الصرف، يجب تسجيلها في مذكرة التسوية .
- يجب معرفة كل من إشعارات الإضافة وإشعارات الخصم التي يقوم البنك بتحصيلها وتدوينها في دفاتر المؤسسة أثناء إجراء مذكرة التسوية أو أي عمل آخر .
- يتم مراقبة الأخطاء الواردة في رصيد البنك في كشف الحساب ورصيد البنك في دفاتر المؤسسة عن قرب، سواء عن طريق إضافة المبلغ المفقود أو خصم المبلغ الزائد عن المبلغ الصحيح .
- تُعَدُّ مذكرة التسوية ضرورية للحصول على الرصيد الفعلي في رصيد البنك ورصيد المؤسسة، ويتم إجراء جميع العمليات اللازمة في دفاتر المؤسسة .
مثال مذكرة تسوية البنك
في تاريخ 1/4/2018م تم استلام كشف حساب المنشأة عن شهر مارس 2018م، وكان رصيد البنك المتاح في الكشف 61,676 ريال، بينما كان رصيد البنك المسجل في سجلات المنشأة 280,000 ريال. بعد دراسة الاختلافات، تبين ما يلي
- تم إصدار شيك بقيمة 4800 ريال من المؤسسة لأحد الموردين، ولم يتم تحصيله حتى نهاية الشهر .
- قام البنك بتحصيل كمبيالات لصالح المنشأة بقيمة 320,000 ريال، وقد خصمت مصاريف التحصيل مبلغا قدره 320 ريالا، ولم تصل إشعارات هذه العملية إلى المنشأة حتى نهاية الشهر .
- تلقت المنشأة شيكًا بقيمة 2800 ريالًا من أحد العملاء، وتم إيداعه في البنك، ولكن تبين أنه تم رفضه بسبب بعض المخالفات الشكلية. كما تلقت المنشأة شيكًا آخر بمبلغ 2660 ريالًا من أحد العملاء وتم تسجيله بالدفاتر المحاسبية بمبلغ 2264 ريالًا .
- يوجد شيك مستلم من أحد العملاء بمبلغ 4400 ريال، بينما ظهر في كشف الحساب مبلغ 4000 ريال .