قياس انتاجية الموظف

عملية قياس الإنتاجية هي إحدى العمليات التي تهدف إلى تحقيق نسبة مخرجات أكبر من نسبة المدخلات، تلك العملية التي أصبحت توجهًا عالميًا، إذ تسعى كبرى المؤسسات إلى عملية زيادة الإنتاجية بصورة متطورة، بهدف الحصول على أكبر نسبة استفادة من العاملين بها، وذلك من خلال قياس إنتاجية الموظف، للتعرف على قيمة المدخلات التي يقوم بها، ومن ثم محاولة تحقيق نسبة مخرجات أعلى.

تعتمد قياس إنتاجية الموظف على عدد من العوامل المؤثرة بصورة مباشرة على معدل الإنتاج اليومي، وفي عالم يتميز بالتشتت، تحاول المؤسسات بالتأكيد تحسين الإنتاجية اليومية للموظفين.

مفهوم قياس إنتاجية الموظف

قياس إنتاجية الموظف هي إحدى العمليات الهامة التي تقوم بها المؤسسات الضخمة على مستوى العالم، بهدف قياس معدل تحويل المدخلات إلى مخرجات خلال فترة محددة من الزمن، الجدير بالذكر أن معدل الكفاءة لدى الموظف يترتب على حساب الفترة الزمنية التي يقوم فيها بتحويل المدخلات إلى مخرجات، وكلما قلت المدة الزمنية زادت الكفاءة.

تقوم بعض شركات الخدمات الإنتاجية بقياس أداءها عن طريق حساب عدد المهام المنجزة أو عدد العملاء المخدومين في اليوم أو الساعة، بينما تقوم بعض الشركات الأخرى بقياس الأداء من خلال سرعة تقديم المنتجات أو الخدمات، أو استنادا إلى ملاحظات العملاء، بالإضافة إلى تقييم الأداء الذاتي للفرد والقسم.

يمكن أن تؤثر العديد من العوامل الخارجية على إنتاجية المؤسسة، مثل حدوث ركود أو تضخم بالاقتصاد الوطني، أو زيادة منافسة المؤسسات الأخرى، لكن على الرغم من عدم التحكم في كل تلك العوامل؛ إلا أن المؤسسة بإمكانها التحكم بسهولة في أداء الموظف وقياس إنتاجيته بصورة مباشرة، نظرًا لأهمية هذا العامل ومدى تأثيره على الأرباح ، إذ تتبع المؤسسات معادلة بسيطة؛ تلك المعادلة تتمثل في قياس إجمالي ناتج “المخرجات”، نسبًة إلى المدخلات التي اعتمد عليها الموظف.

معدل إنتاجية العاملين

معدل إنتاجية العاملين في المؤسسات لا يعتمد على عدد ساعات العمل اليومي المفروضة من قبل المؤسسة. فالعديد من المؤسسات تفرض 8 ساعات يوميا، على الرغم من أن العامل غير منتج لنصف تلك الفترة. أظهرت الأبحاث أن العامل العادي يكون منتجا لمدة ساعتين و 53 دقيقة فقط خلال ثماني ساعات من اليوم. قد يزيد الإنتاج في بعض الأحيان ليصل إلى ثلاث أو أربع ساعات، في حين أن معدل إنتاجية العاملين في المؤسسات لا يتناسب مع عدد ساعات العمل اليومي.

لذا اعتمدت العديد من المؤسسات الكبرى على التكنولوجيا الحديثة في زيادة الإنتاجية، من خلال استخدام البريد الإلكتروني وتقنيات الفيديو لزيادة الإنتاج وتقليل التكاليف العامة للمؤسسة، حيث تسهل أدوات التعاون الحديثة على الموظفين المنتشرين في مناطق جغرافية مختلفة العمل معا، وتتيح الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة للمستخدمين التواصل مع الزملاء في أي مكان وفي أي وقت طوال اليوم.

طرق قياس إنتاجية الموظف

قياس إنتاجية الموظف ليس أقل أهمية من التكاليف المادية التي تمول بها المؤسسة. إذا تم توفير تمويل مادي ضخم لتحسين الإنتاج دون اتباع وتحسين طرق قياس إنتاجية الموظف، فسيواجه المؤسسة بالتأكيد خسائر كبيرة. في أفضل الحالات، لن تتكبد خسائر، ولكنك لن تحقق المكاسب المرجوة. لذلك تم وضع مجموعة من الأساليب لقياس إنتاجية الموظفين بشكل أفضل.

• الطريقة الكمية: تحتاج الطريقة الكمية إلى التعرف على الناتج التشغيلي العادي “المخرجات” للنشاط التجاري، وحساب متوسط هذا الناتج، من ثم تقسيمه على إجمالي عدد الموظفين العاملين في المؤسسة، وبمجرد الحصول على نسبة الإنتاج الفردي للشخص، ستتمكن المؤسسة من زيادة رفع مستوى الإنتاج، مع الحرص على مراعاة العوامل المؤثرة على الإنتاجية ومحاولة إصلاحها.
• تحديد الأهداف: يتطلب قياس الإنتاجية تحديد الأهداف بصورة واضحة للموظفين، حيث تساهم تلك الأهداف في التطور العام للنشاط التجاري، ويتم ذلك من خلال توضيحها بصورة واضحة للموظفين حتى يدركوا قيمتهم وتأثيرهم في تحقيق تلك الأهداف. وبناءً على ذلك، يتم قياس إنتاجية الموظفين.
• إدارة الوقت: يتم إدارة الوقت عن طريق التحكم في ساعات العمل للموظف الواحد، وتحديد مدى إنتاجيته في تلك الساعات المحددة، وكيفية تعامله مع هذا العدد من الساعات.
• إنتاجية الخدمة: ربما تكون هذه واحدة من أكثر الطرق صعوبة، حيث يصعب قياس الجودة من خدمة الإنتاج، لذلك يمكن اتباع مقاييس الإنتاجية من خلال معرفة سرعة تقديم الخدمة للعميل أو مدى رضا العميل عن الخدمة المقدمة له.
• الربح العام: بدلاً من التركيز على كيفية أداء الموظفين لعملهم وكيفية استخدامهم لساعات العمل المحددة، يمكن التركيز على النتيجة النهائية كوسيلة جيدة لتحقيق الأرباح، ويمكن أيضًا استخدامها لعقد مقارنة بين الأرباح التي تحققها والمرتبات التي يتم دفعها للموظفين.
• جودة العمل: إحدى الطرق الفعالة لقياس الإنتاجية هي مراقبة جودة العمل التي يتم تقديمها في المؤسسة، وذلك من خلال تقييمات العملاء أو تعيين مسؤولي الجودة، لتحديد مدى جودة العمل وتقديم التقارير اللازمة حول ذلك.
• ملاحظات العملاء: عن طريق مراجعة ملاحظات العملاء وتقييماتهم بشكل مستمر، يمكن للمؤسسات الإطلاع على مدى رضا العملاء عن الخدمات التي يتلقونها من المؤسسة، وبالتالي، تؤثر تقييمات العملاء وآراؤهم على أداء موظفي المؤسسة بشكل مباشر، ويتمكن مالك المؤسسة من الاطلاع على هذا الأداء بشكل مباشر.

عوامل تقلل من إنتاجية الموظف

تشير الإحصائيات إلى وجود مجموعة من العوامل التي تؤثر بصورة سلبية على موظفي المؤسسات، وتقلل من إنتاجيتهم في العمل، وتتضمن هذه العوامل:

• بيئة العمل: تؤثر بيئة عمل الموظف على مزاجه وقيادته وأدائه العام في المؤسسة، ويشمل عناصر بيئة العمل الإضاءة والتهوية والأثاث والمعدات المكتبية وغيرها من المعدات التي يستخدمها الموظف يوميًا.
• العمليات: تعد عملية تنفيذ العمليات وسيلة فعالة لزيادة إنتاجية فريق العمل، إذ تحدد العملية سلسلة محددة من الخطوات لتنفيذ مهمة ما، ومع ذلك، إذا لم تتم تحديد العملية بشكل صحيح، فقد تؤثر بصورة سلبية على الإنتاجية وتجعل الموظفين في حالة من الارتباك.
• الأهداف: يعد عدم تحديد الأهداف أحد العوامل التي تقلل من الإنتاجية، حيث يتم تحديد العمليات بناءً على الأهداف، وعلى هذا الأساس يعمل الموظف بكفاءة. أما في حالة عدم تحديد أهداف واضحة، فلن يعرف الموظف الهدف من عمله، مما يقلل من جهده اليومي ويؤدي إلى قلة الإنتاجية.
• صحة الموظف: يشمل هذا العامل صحة الموظف ليس فقط بدنيًا، ولكنه يشمل أيضًا الصحة العقلية والنفسية، وهذه العناصر التي قد تؤثر على الإنتاجية إذا لم تكن في المسار الصحيح.
• تدريب الموظف: عدم تدريب الموظف بشكل كافٍ سيؤثر سلبًا على قدرته على أداء وظيفته بشكل جيد، كما سيؤثر على إنتاجية المؤسسة بشكل عام.

عوامل تزيد من إنتاجية الموظف

تتبع المؤسسات الضخمة استراتيجية ثابتة لزيادة إنتاجية موظفيها، وتعتمد هذه الاستراتيجية على عدة عوامل، بما في ذلك:

• توفير جميع الأدوات الضرورية التي يحتاجها الموظف بشكل يومي.
• استخدام تطبيقات تتبع الوقت والإنتاجية، وهي التطبيقات الحديثة التي تسهل تتبع أداء الموظف ومدى إنتاجيته اليومية.
• يمكن استخدام تطبيقات التعاون والاتصال المباشر بين العاملين في المؤسسة لتقليل وقت التواصل بينهم.
• يمكن تحسين مهارات الموظفين من خلال تدريبهم على العمل داخل المؤسسة قبل تعيينهم.
• تعتبر إعطاء الموظف حرية العمل والاستقلالية في تحديد أوقات عمله من الطرق الفعالة لزيادة إنتاجية الموظفين، حيث يكون الموظف هو مدير نفسه وهذه هي الطريقة الأفضل لتحقيق إنتاجية مثالية.
• مناقشة مستقبل المؤسسة مع العاملين بها تحفّز الموظف على العمل وتزيد من إنتاجيته اليومية بصورة كبيرة.
• ينبغي توفير فترات راحة وإجازات دورية لتجديد طاقة الموظفين.
• زيادة الاعتماد على إمكانية العمل عن بعد.