اهمية الرسوم البيانية
يتم إضافة الرسوم البيانية إلى الجداول البيانية لتوضيح المعلومات وتوزيعها. يتم ذلك باستخدام شبكة ثنائية الاتجاه، إحدى الاتجاهات رأسية والأخرى أفقية. في الحسابات المالية غالبا ما يتم الاعتماد على الرسوم البيانية بجانب الجداول الحسابية بسبب أهميتها غير المحدودة.
لهذا السبب يستخدم هذا البرنامج لأغراض متنوعة، ومن بين البرامج المعروفة التي يتم استخدامها في الرسوم البيانية هو برنامج الإكسل. بشكل عام، هذه البرامج تمكن من استخدام البيانات الحسابية والنصية في الجداول، وتنسيق الأرقام وعرض الجداول وإجراء العمليات الحسابية المختلفة. يعتبر هذا البرنامج أساسيا في الشركات.
من فوائد استخدام الرسوم البيانية في برامج الجداول الحسابية
- سهولة الاستخدام .
- سهولة تعلمه .
- سهولة متابعة عمليات الدفع .
- سهولة تنظيم المعلومات .
- عمليات حسابية متعددة في وقت واحد .
- سرعة الوصول للبيانات .
- امكانية انشاء حساب فوري .
- سهولة تعديل البيانات بسرعة .
- فعالية عالية في تنظيم البيانات .
- امكانية انشاء جدوال في ملف واحد .
مميزات استخدام الرسوم البيانية في برامج الجداول الحسابية
تتميز هذه البرامج بالعديد من المزايا المختلفة، وفي نفس الوقت، يصعب حصر استخدامات برنامج الجداول الحسابية. لذلك، يتم تطوير هذه البرامج باستمرار وتحتوي في نفس الوقت على العديد من الميزات المختلفة التالية
- هذا البرنامج مجاني وسهل الاستخدام في أي وقت، مما يسهل الوصول إلى البيانات.
- رغم اختلاف أغراض استخدام هذه البرامج، إلا أنه يسهل تعلمها واكتساب خبرة في استخدامها.
- يسهل مراقبة جميع عمليات الدفع التي تتم عبر برامج الرسوم الحسابية.
- يمكن بسهولة ربط البيانات مع بعضها البعض.
- من السهل تنظيم المعلومات وترتيبها لتسهيل الوصول إليها.
- يتيح لك هذا البرنامج تبسيط العمليات الحسابية وحساب العديد من العمليات الحسابية في وقت واحد.
- تسهل الوصول إلى البيانات من قبل العديد من المستخدمين في نفس الوقت.
- يتم تنسيق البيانات مع بعضها البعض.
- بإمكانك أيضًا إنشاء حساب فوري بسهولة.
- من السهل تغيير البيانات في أي وقت معين.
- ذا فاعلية في تنظيم البيانات.
- يقدم الدعم من قبل جهات خارجية.
- هناك العديد من الخيارات المتاحة لإدخال البيانات.
- يمكن إنشاء جدول بيانات في ملف واحد.
من عيوب برامج الرسوم البيانية
- صعوبة مشاركة جداول البيانات داخليًا .
- سهولة مشاركة جداول البيانات الخارجية .
- صعوبة معرفة معن يعمل ومتى .
- صعوبة استعمالة مع الفريق .
- حدوث خطأ في البيانات .
- صعوبة إعداد التقارير .
- صعوبة تصوير البيانات .
- قد يتم فقدان بيانات العملاء إذا فقدت الكمبيوتر .
- لا يوجد اتصال مع أنظمة التسويق .
- المديرين لا يمكنهم الإدارة .
- صعب القياس .
- عدم الوصول للمحمول .
تحتوي هذه البرامج على العديد من العيوب التي لا يمكن حصرها، ويجب معرفة هذه العيوب لتقليلها أثناء اللعب، وتشمل هذه العيوب ما يلي:
يصعب مشاركة جداول البيانات داخليًا : إذا كان الفريق التجاري يتكون من شخص واحد، فإن جدول البيانات سيكون مناسبا له، ولكن إذا تم إضافة ممثلين جدد، سيصبح من الصعب القيام بذلك، ويتطلب الأمر العديد من الخطوات لتحقيق هذه المهمة.
من السهل مشاركة جداول البيانات الخارجية : يمكن مشاركة البيانات مع أي شخص مسجل دخوله فقط، وفي هذه الحالة يتم إرسال البيانات بسهولة إلى أي شخص عن طريق البريد الإلكتروني.
لا يوجد مؤشر واضح لمن يعمل ومتى يعمل : إن إنشاء نظام لتقسيم العملاء المتوقعين صعب جدا، وتكمن المشكلة في عدم تدريب الموظفين على تدوين الملاحظات ووضع بروتوكول صارم للتوثيق، في هذه الحالة لن يكون هناك دليل على التواصل مع العميل، ولا تحديد الوقت الذي وردت فيه الرسالة ومحتواها.
إصدارات متعددة من الحقيقة : يمكن للجميع أن يبدأوا العمل على نفس البيانات في وقت واحد، ولكن المشكلة هي أن هذا لن يدوم لفترة طويلة، وعندما يقوم المندوب بإجراء تعديل، فإنه يجب تحميله إلى مستودع مركزي لإرسال التحديثات إلى جميع الفريق، وإذا لم يتم ذلك، فستكون هناك إصدارات متعددة وجميعها ستحتوي على بيانات مختلفة، وفي هذه الحالة سيصبح عملية البيع غير منظمة.
حدوث خطأ في البيانات : يحدث الخطأ في الرسوم البيانية بشكل شائع، وتم إجراء دراسات في جامعة هاواي أظهرت أن 88% من جداول البيانات تحتوي على أخطاء. لذلك، إذا كنت ترغب في الحصول على نتائج دقيقة، فعليك التأكد من عدم استخدام جداول البيانات كخيار، حيث أن حدوث الأخطاء فيها شائع، حتى عند استخدام الرسوم البيانية.
صعوبة إعداد التقارير : من الصعوبة جدا دمج إصدارات مختلفة من البيانات في نسخة واحدة رئيسية في جدول البيانات، كما يجب على المديرين جمع التقارير بناء على البيانات، وفي هذه الحالة تكمن المشكلة حيث كلما زادت صعوبة البيانات كان من الصعب إعداد التقرير.
صعوبة تصوير البيانات : يمكن إنشاء جداول بيانات لتوضيح التقارير بشكل مفصل، ولكن هذه العملية تستغرق وقتا طويلا وتتطلب العديد من المراحل، لذلك يفضل العديد من الأشخاص تجاهل الرسوم البيانية التي لا تمثل أهمية كبيرة في جميع التقارير.
بيانات العملاء الهامة تحت رحمة الطبيعة : في حالة حدوث أي مشكلة في جهازك، قد تفقد جميع بياناتك الخاصة والخاصة بالشركات إلى الأبد، وهذا يعتبر خسارة كبيرة ويعد واحدا من أكبر العيوب التي يمكن أن تحدث في بيانات العملاء.
كما يمكن فقدان البيانات التي توجد في جدول البيانات في أي وقت، وذلك بسبب أسباب مختلفة ومشكلات تحدث للهاتف، والتي يمكن أن تؤدي إلى فقدان البيانات بشكل كامل.
لا يوجد اتصال مع أنظمة التسويق : إذا كان جدول البيانات متصل بنظام المبيعات، فإن عملية الاتصال بهذا الجدول يتطلب العديد من المراحل المختلفة، وقد يؤدي ذلك إلى سوء الفهم. المشكلة تكمن في تلقي العملاء العديد من المعلومات أو عدم تلقيهم لأي معلومات على الإطلاق.
المديرين لا يمكنهم الإدارة : من أجل توجيه جدول البيانات بالطريقة الصحيحة، يجب على المديرين مواجهته بشكل يومي. ومن الصعب مراقبة البيانات على جدول البيانات، خاصة مع وجود العديد من البيانات والتنزيلات وإرسال البريد الإلكتروني والمرفقات، وغيرها من الإجراءات اللازمة لمراقبة البيانات.
صعب القياس : عندما يبدأ عدد العملاء في الزيادة، يصعب التحكم في البيانات، وخاصة إذا زاد حجم المعلومات المشاركة في الجدول. في هذه الحالة، يمكن حدوث أخطاء في البيانات، وعندما يكون حجم جدول البيانات كبيرا، يصبح الجدول غير عملي وصعب الاستخدام.
عدم الوصول للمحمول : يؤدي وصول الهاتف المحمول إلى المبيعات إلى زيادة إنتاجية المندوبين بنسبة تزيد عن ٢٤٪، وعلى الرغم من وجود عدة مزايا لجدول البيانات، فإنه لا يتوافق مع الهاتف المحمول، مما يعني عدم إمكانية مشاركة جميع البيانات عبر الهاتف.