طريقة GTD لتنظيم المهام
ما هي طريقة GTD لتنظيم المهام
Getting Things Done هي استراتيجية لإدارة الوقت ونظام لزيادة الإنتاجية، يساعد الأفراد في إنجاز المهام والتزاماتهم بطريقة فعالة وبأقل قدر ممكن من التوتر والإجهاد، وذلك من خلال نظام متكامل يعتمد على استخدام القوائم والجداول الزمنية.
الفكرة الرئيسية التي تتمحور حولها طريقة GTD هي حفظ جميع مهام الفرد من خلال الكتابة، لضمان عدم نسيان أي منها. وعلى المدى الطويل، يمكن للفرد ملاحظة الآثار الإيجابية والتي تتمثل في تقليل مستويات القلق لديه، وذلك لأنه لم يعد مطالبا بتذكر جميع الأشياء. ونظرا لعدم تحميل الفرد بتذكر التزاماته الهامة باستمرار، ستزداد قدراته الذهنية المتاحة للتعامل مع مجريات الحياة اليومية وخصوصا في الأوقات الصعبة، بدلا من إضاعة تلك الموارد من خلال التفكير المفرط في جداول الأعمال والمخططات. وبمعنى آخر، يعاني بعض الأفراد من الأرق وفقدان أوقات ثمينة من ساعات نومهم يوميا بسبب القلق والتفكير في الأعمال والتزاماتهم. ومن هنا تتجلى أهمية هذه الطريقة الكتابية لتنظيم المهام، التي تمنح الفرد الفرصة للاسترخاء مع الاطمئنان بأن جميع مهامه سيتم تنفيذها في الوقت المحدد. وبالتالي، يمكن للعقل الباطن أن يسترخي تماما أثناء فترات الراحة، وأن يكون بأعلى مستويات التركيز على إنجاز الأعمال التي بين يديه دون أن يكون مشتتا بالأفكار والالتزامات التي لا تعكر صفو ذهنه ولا تفارقه أبدا.
من خلال هذه الطريقة، يمكنك تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر، وتحديد الموعد النهائي لإنجاز كل مهمة. والهدف من إجراء المراجعات بانتظام هو ضمان المتابعة الدقيقة لمجريات الأمور والتقدم في إنجاز المهام والمشاريع، ولتحديد نقاط الضعف في نظام عملك، وإجراء التعديلات والتحسينات باستمرار.
من طوّر طريقة GTD لتنظيم المهام
تم تطوير هذا النظام بواسطة المستشار الأمريكي ديفيد آلن الذي يعمل في مجال تقديم النصائح والإرشاد حول زيادة الإنتاجية والإنجاز، وقد شرح هذه الاستراتيجية في كتابه الذي صدر في عام 2001 ويحمل نفس العنوان `التفكير في إنجاز الأعمال`، ويعتبر هذا الكتاب واحدا من أهم الكتب في استثمار وإدارة الوقت. ومنذ ذلك الحين، نجحت هذه الطريقة في جذب الملايين من المتابعين من جميع أنحاء العالم
الخطوات الأساسيّة المُكوّنة لطريقة GTD
تتألف طريقة GTD من خمس خطوات يجب اتباعها وفقًا لتسلسل محدد، وسنلقي نظرة قريبة على كل منها فيما يلي:
الخطوة الأولى: الالتقاط أو التثبيت
يمكنك تجميع مختلف المهام، والوظائف، والأفكار عبر إضافتها ضمن صناديق الواردات. ولا يُشترط أن تكون تلك الصناديق ماديّة القوام، إنما يمكن لها أن تتألّف من أيّ بُنى أو هياكل تنظيميّة تسمح بإضافة المهام ضمنها بواسطة الكتابة. وهذا يعني إمكانيّة استخدام الشكل الرقمي أو البنيوي لصناديق الواردات، مثل: صندوق الواردات الخاصّ بالبريد الإلكتروني، تطبيقات ذكيّة مثل Evernote أو OneNote ،الخانات الماديّة، أو أنظمة التعبئة العموديّة. من المُحتمل أن تستغرق الخطوة الأولى عدّة أيام عند تجربتها للمرّة الأولى قبل الاعتياد على طريقة Getting Things Done. ولكن فيما بعد، ستصبح الأمور أكثر بساطة إذ لن يتطلّب الأمر منك أكثر من إضافة بعض المهام أو الأفكار الجديدة فور ظهورها في مُخيّلتك. وهذا الأمر نادرًا ما يحتاج أكثر من دقائق معدودة.
الخطوة الثانية: التوضيح
في هذه المرحلة، يتم مراجعة ومعالجة كل ما تم كتابته في صناديق البريد الوارد خلال المرحلة الأولى. يتم تصنيف العناصر وفقًا لنظام Getting Things Done عن طريق طرح الأسئلة التالية والسعي للعثور على الأجوبة المناسبة لكل عنصر
- ما هو الصنف الذي تندرج تحته تلك المهمة؟
- هل هي قابلة للتنفيذ؟
- ما هو الإجراء التالي الذي يجب اتخاذه؟
عند مراجعة صندوق البريد الوارد، يتعين على الشخص تجنّب إعادة العناصر إلى مكانها الأصلي ضمن الصندوق. وبدلاً من ذلك، يجب عليه تحديد فئة التصنيف التي تنتمي إليها كل عنصر.
في حال عدم توفر أي إجراء ضروري وقابل للتنفيذ لأي عنصر، يجب على الفرد اختيار واحد من الخيارات الثلاثة
- إمّا أن يحذف هذا العنصر نهائيًّا
- أو أن يضعه في قائمة `ربما / يوما ما`.
- يمكن أن يتم إضافته إلى الأرشيف لتمكين الرجوع إليه فيما بعد.
الخطوة الثالثة: التنظيم
يجب إضافة العناصر التي يمكن تنفيذها بسهولة إلى هياكل التنظيم الأولية أو وضعها في قوائم للتعامل معها فيما بعد. ومن الأفضل التخلص من المهام السريعة التي تستغرق دقائق معدودة، وإنجازها على الفور بدلاً من إضافتها إلى نظام Getting Things Done.
- الجداول الزمنيّة: هذه مخصصة حصرا لإضافة المواعيد. بينما يمكن إضافة المهام المرتبطة بقائمة `الإجراءات التالية` أو `الخطوات التالية` أو تسجيلها كمشروع متكامل، ومن ثم تقسيم هذا المشروع إلى العديد من المهام البسيطة.
- المشاريع: يمكن اعتبار أي مهمة تتطلب أكثر من إجراء واحد مشروعا ضمن طريقة David Allen’s GTD، ويمكن أن تأخذ المشاريع أشكالا مختلفة، مثل عمليات ترميم المنزل أو إدارة حملة تسويقية احترافية لأحد المنتجات، ويمكنك إنشاء قائمة لإضافة جميع مشاريعك إليها لمراجعتها باستمرار، ثم تحديد الإجراء التالي المناسب لكل مشروع وتحديد موعد نهائي لإنجاز ذلك الإجراء على التقويم.
- الإجراءات التالية: يجب على الفرد إنشاء قائمة منفصلة تحتوي على جميع الإجراءات التي لا تتعلق بمشروع محدد، ويمكن إنشاء قوائم مختلفة لنواحي الحياة المختلفة، مثل المهام الشخصية، ومهام العمل، والمكالمات الهاتفية، اعتمادا على نطاق كل مهمة.
- على قائمة الانتظار: يمكنك إنشاء جدول زمني للتذكير بجميع المهام المكلف بها للآخرين، وتحديد التواريخ بهدف البقاء على اطلاع ومواكبة التقدم الذي يحرزه الآخرون في طريق الإنجاز.
الخطوة الرابعة: المُراجعة باستمرار
بذريعة الطموح والنجاح، يسيء بعض الأفراد استخدام تلك الطريقة عبر وضع كميات كبيرة من المهام بشكل يفوق قدراتهم على التنفيذ، ونتيجة لفعل ذلك، يفشل هؤلاء الأفراد في جني الثمار والحصول على راحة البال بسبب ضياع مواردهم وأوقاتهم في تنفيذ المهام ذات الأهمية القليلة، وبطريقة أبعد ما تكون عن الإنتاجية.
تشكّل عمليات المُراجعة ركن أساسي ضمن هذا النظام، ولا يمكن التعامل معها بصفتها أمرًا ثانويّا أو اختياريّا يُجرى مرّة واحدة يوميّا، بل على العكس، يُنصح بإجراء المُراجعة للقوائم كلّما امتلك الفرد الوقت الكافي لفعل ذلك، ليتمكّن من تحديد الإجراء الأكثر أهميّة ومن ثمّ البدء بالتنفيذ.
الخطوة الخامسة: الإقبال على تنفيذ المهام
بعد إنشاء هذا النظام وتحقيق الانتعاش العقلي، يمكنك الاستفادة من الوضوح الذهني الفريد لإكمال المهام الأكثر أهمية أو قيمة. وفقا للطريقة المعروفة باسم GTD، يتم تحديد هذه المهام باستخدام أربعة معايير رئيسية: المجال الذي تنتمي إليه المهمة، الوقت المتاح لإنجازها، الموارد المتاحة، وترتيب الأولوية.