رسالة مركز الملك عبدالعزيز للوثائق والمحفوظات

مركز الملك عبدالعزيز للوثائق والمحفوظات هو جهة تخصصية تنظيمية للوثائق والمحفوظات تقوم على حصر الوثائق وتنظيمها ووضع اللوائح الخاصة بشؤون وثائق الجامعة، من خلال لجنة دائمه للوثائق هي المرجع الأول لشؤون وثائق الجامعة بالإضافة إلى إجازة الوثائق المرحلة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، والتخلص من الوثائق التي أنتفت الحاجه إليها، فقد تم إنشاؤها بغرض البحث عن حل للتراكمات المعلوماتية والوثائقية الذي حدث نتيجة للتوسعات التي شهدتها الجامعة.

الهدف من إنشاء المركز:
تهدف إلى تسهيل الوصول إلى المعلومات بأقل مجهود ووقت ممكن، ولكن في ظل التكدس الوثائقي الذي نشأ نتيجة التوسعات التي شهدتها الجامعة في البرامج الجديدة والأنشطة والفعاليات، أصبح من الصعب التحكم في حجم هذه الوثائق. لذلك، كان من الضروري إيجاد طريقة علمية لتنظيم هذه الوثائق عن طريق تحديدها أولا ومعالجتها وتوفيرها. ولذلك، قررت الجامعة أن تكلف جهة تنظيمية متخصصة بتنظيم وترتيب الوثائق والتخلص من ما ليس له قيمة وما لم يعد مطلوبا.

الرؤية والرسالة لمركز الملك عبد العزيز للوثائق والمحفوظات:
يعمل على المركز على نشر رسالة سامية وهي أن يكون مركز الوثائق والمحفوظات ب جامعة الملك عبدالعزيز مركز محوري قياسي لخدمة كافة منسوبي الجامعة وذلك من أجل تحقيق رؤية القيادة الرشيدة في تطبيق رؤية المملكة 2030 بما يحقق المنفعة العامة نحو مزيد من التقدم والإنجاز.

مهام وخدمات مركز الملك عبدالعزيز للوثائق والمحفوظات:
تعمل هذه الجهة التنظيمية والتخصصية للوثائق والمحفوظات على البحث عن حلول لمشكلة التراكم الزائد للمعلومات والوثائق، ويتمثل دورها ومهامها في:

تتضمَّن مهام إدارة الوثائق والمحفوظات إعداد اللوائح التنفيذية اللازمة للنظام وتنفيذها بعد إقرارها.
يهدف إعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات، ودليل ترميز شامل لأجهزة الدولة.
تتضمن مهام جمع الوثائق والمحفوظات وتصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطط التصنيف والترميز.

يشمل إعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتنفيذها بعد إقرارها، وتوفير البيانات والمعلومات المتعلقة بالوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقًا للوائح المركزية.

يتم الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية، ويتم العمل على حماية الوثائق والمحفوظات.
تشمل مهام التنسيق والتكامل مع الأجهزة المختصة بالوثائق والمحفوظات في المملكة، وتبادل الخبرات والمعلومات معها.
يتم تجميع الأنظمة واللوائح والتعليمات والاتفاقيات والمعاهدات وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحها
يتضمن العمل على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات، والتعاون مع الجهات المختصة لاتخاذ كل الخطوات اللازمة لتحقيق ذلك.
يشمل الإشراف على تدمير المحفوظاتوالوثائق التي يتم تدميرها وفقًا للوائح الخاصة بهذا الشأن.

– تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الأجهزة المختصة دولياً، وذلك عن طريق: الاشتراك في الهيئات والمنظمات الإقليمية والدولية في مجال الوثائق والمحفوظات، وحضور الندوات والمؤتمرات والحلقات العلمية المتخصصة وإعداد البحوث المتعلقة بذلك، وكذلك تبادل المعلومات مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم.