خطوات دورة المشتريات

يجب على إدارة أي شركة أن تتمتع بمهارة الحصول على المنتجات والخدمات، حيث يتبع دورة المشتريات سلسلة من الخطوات المحددة لتحديد احتياجات الشركة ومتطلباتها. يعتبر تنظيم عملية المشتريات العامة في الشركات من ذوي الأهمية البالغة، سواء أكانت الأسواق قوية أم ضعيفة، وبالتالي فإن اتباع خطوات عملية المشتريات بدقة سيساعد الإدارة في تحقيق أهدافها بنجاح .

كفاءة إدارة المشتريات بالمؤسسات

لكي تقوم الشركة بدورها بشكل فعال يجب أن تتصف الإدارة العملية التي يتم من خلالها الحصول على المنتجات والخدمات بدرجة عالية من الذكاء وذلك خلال دورة الشراء واتباع خطواتها خطوة بخطوة لتحديد متطلبات الشركة ، وتعد دورة الشراء عملية مهمة يجب اتباعها لأنها تضمن نجاح الإدارة في تحقيق أهدافها المحددة .

عدم كفاءة إدارة المشتريات في الكثير من المؤسسات يؤدي إلى مشاكل في عمليات الشراء المؤجلة وفواتير الخصومات بالإضافة إلى خلافات في المعاملات. تسريع عملية الشراء باستخدام أدوات قديمة مثل جداول البيانات والبريد الإلكتروني يفشل ، لذلك تحتاج المؤسسات إلى التخلص من ممارسات الشراء القديمة واعتماد الحلول التكنولوجية للاستفادة من خصومات الشراء والدفع المبكر. يمكن لأدوات الشراء الحديثة تحويل استراتيجية الشراء البطيئة إلى مستوى عالمي بسرعة. لذلك، إذا كنت تعتمد على الأدوات القديمة في عملية الشراء الخاصة بك، فحان الوقت للاستفادة من التكنولوجيا الرئيسية وتغيير طريقة الشراء .

ما هي دورة المشتريات

يمكن تعريف عملية المشتريات على أنها سلسلة العمليات الضرورية للحصول على المنتجات أو الخدمات من الطلب إلى أمر الشراء والموافقة على الفاتورة ، وعلى الرغم من أننا نستخدم مصطلح المشتريات والشراء بالتبادل ، إلا أنهما يختلفان قليلاً عن بعضهما البعض ، لأنه في حين أن الشراء هو العملية الشاملة للحصول على السلع والخدمات الضرورية نيابة عن المنظمة ، نجد أن عملية المشتريات تصف الأنشطة التي ينطوي عليها الحصول عليها .

أهم خطوات دورة المشتريات

للحفاظ على القيام بعملي مشتريات عادلة وشفافة وفعالة ، فإن الفهم الجيد لعملية المشتريات هو المفتاح الأساسي ، وعلى الرغم من أن دورة المشتريات في المنظمات تختلف عن بعضها البعض ، فإنه تتضمن كل دورة مشتريات عدة عناصر بما في ذلك تحديد المتطلبات ، وأبحاث الموردين ، وتحليل القيمة ، ورفع طلب الشراء ، ومرحلة المراجعة ، والتحويل إلى أمر الشراء ، وإدارة العقود ، ومراقبة وتقييم الطلب المستلم ، والمطابقة الثلاثية ، واستيفاء الدفع ، و حفظ السجلات .

عملية تحديد المتطلبات

تعتبر تحديد المتطلبات أحد أهم خطوات دورة المشتريات، حيث يجب تحديد المنتجات والخدمات الممكن الحصول عليها من مصادر داخلية أو خارجية، وقد تحتاج الشركة إلى إعادة ترتيب المنتج الموجود أو إدخال منتج جديد تماما، ومن الضروري تحديد الحاجة إلى المنتج بفعالية لإدارة العملية بكفاءة وفعالية خلال دورة المشتريات .

العثور على المنتج المناسب

إيجاد المنتج المناسب أو السوق المناسب للشركة هو خطوة حاسمة جدا في دورة المشتريات. عادة ما تكون هناك معايير محددة في بعض الصناعات لتحديد المواصفات المطلوبة. بينما لا يكون لدى البعض الآخر نقطة مرجعية للاعتماد عليها. قد يكون هناك احتمال أن الشركة قد طلبت المنتج في السابق، ولكن في حالة عدم وجود طلب سابق، يجب عليها تحديد المنتج المطلوب باستخدام عوامل التحديد مثل اللون والتعبئة والوزن. يسهل وجود المواصفات المحددة هذه العملية. ثم هناك حاجة للبحث في السوق وتحديد نطاق المنتج، حيث يحدد ذلك المنافسين المحتملين في السوق .

مكان الحصول على المنتج

الخطوة التالية في العملية هي تحديد مصدر الحصول على المنتج، ومن الممكن أن تستخدم الشركة قائمة بالموردين المعتمدين للعثور على مصدر للحصول على المنتج. وإذا لم يكن هذا ممكنا، فإن الشركة ستحتاج إلى البحث عن مورد من خلال استخدام أوامر الشراء، أو البحث عن مصادر أخرى مثل المجلات أو الإنترنت، أو الاعتماد على مندوبي المبيعات. بعد ذلك، ستقوم الشركة بوضع استراتيجية ومتابعة مع المورد الذي يقدم أفضل منتج أو خدمة للأعمال التجارية لتلبية احتياجاتها .

تحديد السعر المناسب

بعد ذلك ستقوم الشركة بتحديد أفضل سعر وشروط للمنتج المطلوب، وعادة ما يتم ذلك استنادا إلى احتياجات الشركة أو المنتجات المتوفرة لديها في المخزون أو المواد المتخصصة المطلوبة. بعد العملية، ينصح عادة للشركات بمراجعة ثلاثة موردين مختلفين قبل اتخاذ قرار نهائي. من المهم أن تنظر الشركة حولها لمعرفة إمكانية العثور على صفقة جيدة للمنتجات المطلوبة، وذلك عن طريق البحث عن علامات تجارية مختلفة للعثور على أفضل صفقة وشروط تتوافق مع المنتج أو الخدمة المطلوبة .

تجهيز أمر الشراء

يتم وضع أمر الشراء للسماح بشراء المواد من البائع إلى المشتري ، حيث سيحدد السعر وجميع مواصفات المنتج ، وسيحتوي أمر الشراء أيضًا على جميع بنود وشروط المنتج والخدمات والتي يجب أن يقرأها المشتري ، كما سيُظهر أمر الشراء أيضًا أي التزامات إضافية ، ومن الضروري قراءة هذا بشكل صحيح لتحديد أي أخطاء .

تسليم أمر الشراء

تتطلب الخطوة التالية تسليم أمر الشراء ، ويتم ذلك عادةً عن طريق الفاكس أو البريد أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا بواسطة المورد ، وغالبًا ما تتم كتابة طريقة التسليم المحددة في مستندات الشراء المرسلة إلى المشتري ، وسيقر المشتري بعد ذلك باستلام أمر الشراء وسيحتفظ كلا الطرفين بنسخة منه في حالة الحاجة إليه في المستقبل .

تحديد موعد الاستلام

تتناول هذه الخطوة في عملية الشراء توقيت الخدمة أو المواد التي تم تسليمها إلى الشركة ، وهذا جزء مهم بشكل خاص من العملية ، خاصة إذا كان هناك أي تأخير في التسليم ، وغالبًا ما تتضمن المشكلات التي تتم ملاحظتها في هذه الخطوة من العملية تواريخ الدفع ومواعيد التسليم وإتمام العمل .

استلام وفحص المشتريات

بمجرد تسليم المنتجات يجب على المشتري قبول أو رفض العناصر ، وإذا تم قبول المنتجات فهذا يعني أن الشركة مسؤولة عن دفع ثمنها ، ومن المهم أن يتم فحص المنتجات بدقة للتأكد من أنها تصل إلى المستوى المتوقع منها ، وإذا لم يكونوا راضين عن الجودة فيجب عليهم الاتصال بالمورد لتصحيح المشكلة .

الموافقة على الفاتورة ودفعها

تتطلب عملية شراء المنتجات الجديدة ثلاث وثائق هامة يجب أن تتطابق، وهي الفاتورة نفسها، ووثيقة الاستلام، وأمر الشراء الأصلي، ويتم الاتفاق والتأكيد على هذه المستندات من قبل المتلقي والمورد، ويجب حل أي مشاكل في هذه الخطوة قبل أن يتقدم المستلم لدفع تكلفة المنتجات المطلوبة، وعادة ما يتم الدفع من خلال الحالات أو خطابات الائتمان أو الشيكات أو التحويلات المصرفية أو أنواع أخرى من التحويلات الإلكترونية.

الاحتفاظ بالسجلات للمراجعة

من الضروري أن تحتفظ الشركة بجميع السجلات المناسبة في حالة حدوث عمليات المراجعة، وتشمل هذه أي سجلات للمشتريات يمكن استخدامها للتحقق من أي معلومات ضريبية وأوامر الشراء لتأكيد معلومات الضمان المقدمة مع المنتجات. كما توفر سجلات الشراء معلومات لعمليات الشراء المستقبلية، مثل ما إذا كانت المنتجات تحتاج إلى إعادة ترتيب. وهذا يعني أن دورة الشراء ستبدأ من البداية مرة أخرى .