نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP هو برنامج يقوم بإدارة العمليات التجارية للمؤسسة أو المنظمة ويتيح استخدام أنظمة التطبيقات المتكاملة في إدارة الأعمال بما في ذلك التكنولوجيا والموارد البشرية والخدمات. يتم دمج هذا النظام عادة مع نظام تخطيط موارد المؤسسات من جميع الجوانب العملية مع قاعدة بيانات واحدة وواجهة مستخدم وتطبيقات محددة.
خصائص نظام ERP
تمثل الجوانب العملية لنظام ERP العديد من العمليات مثل التصنيع والتطوير والتخطيط للمنتجات المتعلقة بالتسويق والمبيعات، ويسهل عمل نظم التخطيط والبرمجيات لموارد المؤسسات في اتخاذ قراراتها عن طريق جمع كافة بيانات الشركات وتحويلها إلى معلومات يتم عرضها أمام المديرين للاستخدام.
يمكن القول بأن النظام الحالي لم يتمكن من إثبات نجاحه حتى الآن، حيث يعتمد على بعض الخصائص بما في ذلك الوحدات البرمجية للتخطيط والتنفيذ في العمليات التجارية مثل التصنيع وإدارة الموارد البشرية. هذا يسمح باستخدام العديد من الوحدات المتنوعة، مثل إدارة الإمدادات وأنشطة المكاتب، وتحسين كفاءة البيانات المالية، وتقليل المهام الزائدة، وتطبيق أتمتة دورة حياة الموظف. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للنظام الاعتماد على تكنولوجيا حديثة متنوعة وتسهيل التخطيط للمشروعات الجديدة وإعداد كشوف المرتبات وتقليل تكاليف الشراء.
وبذلك يعتمد علم تخطيط موارد المؤسسة بمختلف الأنشطة الخاصة بالشركات من خلال اتباع حزمة من الأنظمة المتكاملة المعروفة في الإنجليزية باسم (integrated system) يما يسمح بالتعاون مع جميع أقسام الإدارة بالمؤسسة بأسلوب متعاون ذو انسيابية متميزاً بالمهارات الإدارية الموحدة في سبيل وصول الشركة لتحقيق النجاح، وهو ما يختلف في العمل عن طبيعة الأنظمة الآلية الإدارية التي دوماً ما تحرص على تحقيق الاستقلال بين كل إدارة وأخرى بما لا ينشأ معه حلقة وصل متكاملة من أجل الاتصال والتواصل بين جميع إدارات وأقسام الشركة.
مميزات نظام erp
يتم استخدام نظام ERP في حقل الأعمال والمال للتخطيط وإدارة جميع أنواع الشركات، وعلى الرغم من ميزاته، إلا أنه يعاني من بعض العيوب كأي نظام آخر، حيث يتميز بالجوانب الإيجابية والسلبية التي يمكن أن تؤدي إما إلى دعمه ونجاحه أو فشله، وفيما يلي بعض هذه الجوانب الإيجابية والسلبية
- الدقة في التفاصيل والحرص على فرز المشكلات والتخلص منها باستمرار.
- يتطلب المتابعة المستمرة للموظف وتقديم تقارير دورية عن عمله للمدراء.
- إجراء الأعمال بالتزام في توقيتها المحدد.
- العمل على تجهيز وإعداد فِرَق عمل مجهزة ومدربة.
- وضع رؤية مستقبلية على المدى البعيد.
- الاستشارات والملاحظات الخاصة بالعمل والموظفين في المؤسسة يتم تقديمها.
عيوب نظام erp
من أهم عيوب نظام ERP ما يلي :
- لا يعمل على مساندة الإدارات العليا.
- يجب الاهتمام بالبنية التحتية وتوفير الفرصة لتحسينها.
- يؤدي ذلك عادة إلى فقدان الفرصة لتدريب المستخدمين بشكل كافٍ.
- لا يسمح الوضع الحالي بالتواصل الجيد بين الموظفين.
- عدم الانصياع للتغييرات التي تحدثها الإدارات والموظفون يشكل مشكلة كبيرة.
- يتميز عدم الإحكام بالجدول الزمني بالضعف وافتقاد المرونة.
- يعتبر انعدام الواقعية والتعديلات المتكررة التي يقوم بها المدراء على النظام من بين أبرز عوامل فشل نظام erp.
- لا يتيح التعرف على الخبراء الاستشاريين في هذا المجال، بالإضافة إلى عدم معرفة المتطلبات والتكلفة العالية للاستشارات.
أنواع نظام ERP
تعمل الكثير من أنظمة ERP باعتبارها أنظمة وبرامج خدمة بما يسمح بالقيام بالحوسبة السحابية عن طريق التخطيط بسهولة لموارد المؤسسات بطريق آمن على المؤسسات لإدارة المعلومات، كما يمكن أن تتم صيانة مثل ذلك النظام من قبل الشركات المتخصصة بصيانة قواعد البيانات والخوادم والحفاظ عليها آمنة.
تسهل هذه الأنظمة توسيع نطاق الأنظمة بسهولة مع نمو العمل، وفيما يتعلق بالشركات التي لا تستطيع الوصول إلى البيانات عبر السحابة أو التي لا ترغب في ذلك، يمكنها تشغيل نظام إدارة موارد المؤسسات الداخلي من خلال مركز البيانات الخاص بها. بدلا من ذلك، يمكن للشركة أن تمتلك نظاما مختلطا لتخطيط موارد المؤسسات يدير بعضه عبر السحابة وبعضه الآخر عبر أنظمة أخرى.
أدوات نظام ERP
يترتب على التعرف فيما يقصد بنظام ERP التعرف على منهجيو موجهة ناحية العملية التي تدمج ما بين المستخدم من النظم عبر مختلف الإدارات بالشركة بما يسمح بالتدفق الموحد للمعلومات وفقاً لضوابط محددة، كما يساهم في استخدام أفضل الممارسات لتطبيقات البرمجيات، ولعل من أفضل الأدوات المستخدمة بنظامERP التالي:
- إدارة قواعد البيانات: يشير مستودع الأدوات والبيانات إلى إدارة المعلومات التي تساهم في تخزين تلك البيانات بانتظام مع سير العمل في مختلف الإدارات والوظائف، وهو العمود الفقري لجميع أنظمة ERP.
- الواجهات والتطبيقات مع إذن تحكم مناسب: يتطلب إدارة تخزين البيانات الوصول للقراءة أو تحليل البيانات، وعند إنشاء العناصر يتم وضع علامة تشير إلى جاهزيتها للمبيعات، ويتم تحديثها من قبل قسم إدارة المخزون.
- أداة لإدارة سير العمل: يتكون نظام ERP من وحدات متعددة وجداول بيانات، ويرتبط تحديث هذه البيانات بإجراءات محددة ومنطقية وفقا لاحتياجات العمل، ويتم وصف سير العمل في هذا النظام على أنه عقل متحكم في جميع وظائف الجسم.
- أداة الإبلاغ: يطلق عليها لوحة المعلومات ويعد مستوى الفريق، أو مستوى القسم أو مستوى الإدارة أو إعداد التقارير الفردية مطلب هام لنظام ERP والذي غالباً ما يكون متاحاً بنموذج لوحة المعلومات بالتزامن مع عرض البيانات بالوقت الفعلي مثلما يستخدم من تقارير تقبل للتخصيص والتي يتم إنشائها بكلمة أو بيانات مشتركة لتحرير التطبيقات مثل جدول البيانات.
تكلفة نظام ERP
عقب التعرف على ذلك النظام بدأت الكثير من الشركات باستخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التي تتبع ذلك النظام عوضاً عن برامج المحاسبة إذ يختلف ذلك النظام عن غيره من الأنظمة المحاسبية التي تؤدي فقط لا غير المهام ذات العلاقة بالمحاسبة، وعلى الرغم من ذلك لا يمكن لنظام ERP معالجة المهام المحاسبية فقط بل أيضاً مهام إدارة الأعمال.
يعتبر نظام ERP مجموعة من الحزم البرمجية والبرامج التي تستخدم لأداء المحاسبة وتطوير وتخطيط المنتجات لإدارة وتصنيع المخزون والموارد البشرية وإدارة المبيعات وغيرها من المهام. ولذلك يجب معرفة التكلفة الإجمالية لنظام ERP والتي تشمل:
- الدعم والترقيات.
- أعمال الصيانة.
- إعادة التصميم للعملية.
- تطوير التخصصات.
- التدريب والتنفيذ.