خصائص الهياكل التنظيمية وانواعها

تعريف الهيكل التنظيمي

هي إحدى الهيئات الرائدة في مجال إعادة هيكلة الأعمال التجارية أو التنظيمية واستعادتها وخدماتها بموجب خريطة تنظيمية أساسية، ويتكون الهيكل التنظيمي من هيئات نشطة في معظم البلدان، حيث يمكن لشبكات المهنيين المهرة العالمية تقديم الخدمات بسرعة عبر الحدود لأصحاب المصلحة في الأعمال المضطربة والأداء الخطير .

يعد هذا النظام نظاما يستخدم لتحديد التسلسل الهرمي داخل المنظمة، حيث يحدد كل وظيفة وظيفتها وموقع تقديم التقارير داخل المنظمة. وتم تطوير هذا الهيكل لتحديد كيفية عمل المنظمة ومساعدتها في تحقيق أهدافها والسماح بالنمو في المستقبل، ويمكن توضيح النظام باستخدام مخطط تنظيمي

خصائص الهياكل التنظيمية

 تتمثل خصائص الهيكل التنظيمي الفعال في تحديد أدوار السلطة بوضوح ووصف الوظائف بالتفصيل، بالإضافة إلى وجود معايير موضوعية واتصالات ثنائية الاتجاه فعالة بين الإدارات والإدارة والموظفين.

 وتشمل تلك الخصائص الآتي:

•  التنظيم وفقاً للتخصص الوظيفي

 تعتبر تخصص العمل تقسيم المهام داخل المنظمة إلى وظائف فردية. وعندما يكون التخصص واسعًا، يمكن للشركة تعيين مهمة واحدة لفرد كجزء من مشروع كبير.

 من الممكن في بعض المصانع لخطوط التجميع تحديد مهمة واحدة مثل تشغيل آلة أو لحام جزء من أجل إكمال المنتج النهائي، وفي بعض الشركات يتم توسيع الوظائف لتحدي الموظفين أو منحهم بعض المسؤوليات الإضافية .

•  استخدام الأقسام التقليدية

 يقوم الهيكل التنظيمي الوظيفي بتجميع الوظائف وفقًا للوظيفة مثل التسويق والمبيعات وخدمة العملاء والتصنيع، حيث يقوم التقسيم الإداري للمنظمة بجمع وظائف أو قطاعات مختلفة من شركتها معًا .

 مثال على ذلك هي المنطقة الغربية والشرقية، حيث تستخدم مجموعات نهج التقسيم في تنظيمها وفقًا للجغرافيا، ويمكن أن تشمل أشكال أخرى من التقسيم مثل إدارة المنتج أو العميل أو السوق.

•  التسلسل الهرمي للسلطة

 يمكن استخدام أشكال مختلفة لنماذج إدارة الأعمال، وأكثر تلك الأشكال شيوعا هو الهيكل التنظيمي الهرمي، الذي يعتمد على نهج من الأعلى إلى الأسفل ويستخدم أدوات المحاسبة لشرح كيفية عمل هيكل تنظيمي لشركة ما. يشير التسلسل الهرمي للسلطة أو التسلسل القيادي إلى خطة سلطة المنظمة ومدى السيطرة .

• علاقات الخط والموظفين

 تشير علاقات الخط والموظفين إلى العلاقات التي تمتد في جميع أنحاء الهيكل التنظيمي، والتي تربط المديرين المباشرين بالموظفين المسؤولين عن تحقيق أهداف الشركة أو المنظمة بشكل عام، مما يشمل تلك الموجودة في الخط المباشر أو سلسلة القيادة.

 يتمثل دور الموظفين أو المديرين في تقديم المشورة أو النصيحة للمديرين المباشرين ودعم العمليات الشاملة. وعلى سبيل المثال، في شركات البيع بالتجزئة، يمكن أن يشمل العاملون المباشرون مديري الأقسام ومديري المتاجر ونائب الرئيس ورئيس العمليات ومجلس الإدارة .

•  اللامركزية والمركزية

 يظهر أن الهياكل التنظيمية اللامركزية توزع مسؤوليات اتخاذ القرار على المديرين في المستويات الأدنى وبعض الموظفين غير الإداريين، في حين تحتفظ المنظمة المركزية بمسؤوليات التحكم واتخاذ القرار في الجزء العلوي من الشركة.

 على سبيل المثال الشركات التي لديها عمليات امتياز قد تركز على التحكم في مقر الشركة،  ولكن يعتمد تحديد ما إذا كانت الشركة لامركزية ، أو مركزية على بعض العوامل التي هي مثل عدد المستويات الهرمية في التنظيم الهرمي المتسلسل التي تمتلكها المنظمة أو على تشتت الشركة بشكل جغرافي في أكثر من مكان .

أنواع الهياكل التنظيمية

 يتم تحديد عدة أنواع من الهياكل التنظيمية لتلبية احتياجات المنظمات التي تعمل بشكل مختلف، وتشمل هذه الأنواع الهياكل التنظيمية المختلفة مثل الأقسام والوظيفية والجغرافية والمصفوفة .

 يعد الهيكل التنظيمي مناسبًا للمنظمات التي تتألف من وحدات أعمال متميزة، في حين يوفر الهيكل الجغرافي هرمًا تسلسليًا للمنظمات التي تعمل في عدة مواقع على المستوى الوطني أو الدولي .

 وجدنا أن الخرائط التنظيمية تعتمد على الهيكل التنظيمي الوظيفي، الذي يعتمد على واجبات كل وظيفة. وتعتمد أيضا على هيكل المصفوفة، الذي يشمل المشرفين المتخصصين لكل وظيفة لتقديم التقارير إليها. هذا النوع من الهياكل يعتبر الأكثر تعقيدا ولكنه قد يكون ضروريا للمؤسسات الكبيرة التي تمتلك العديد من المواقع والمجالات الوظيفية. وتشمل هذه الأنواع ما يلي:

•  الإبلاغ إلى الموقع المركزي

 يوجد العديد من أنواع الهياكل التنظيمية التي قد يتم تطويرها من أجل تلبية احتياجات كل منظمة ، ولكن جميعها توفر تسلسل هرمي يقدم تقريره إلى موقع مركزي ومجموعة من المديرين التنفيذيين ، حيث إن العضو الأعلى مرتبة في المخطط التنظيمي يعتبر واحد أو أكثر من كبار المديرين التنفيذين وقد يشار إليه بالرئيس أو الرئيس التنفيذي أو رئيس العمليات .

•  الأوصاف الوظيفية للسماح بالنمو 

 عند تصميم التنظيم الهيكلي، يمكن تطوير وصف الوظيفة ليس فقط لتحقيق أهداف المنظمة، ولكن أيضا لتمكين النمو التنظيمي والموظف. فحقوق الملكية الداخلية والاحتفاظ بالموظفين هما مفتاح النجاح في العمليات. إن التوظيف أيضا يعتبر واحدا من أعلى استثمارات المنظمات، حيث يمكن أن يساعد ضمان فرص الترقية والأمان الوظيفي للموظفين في تقليل تكاليف التوظيف .

•  هيكل الرواتب في المنظمة

 يعتبر الهيكل التنظيمي هو جوهر أساسي لإنشاء هياكل الرواتب للمؤسسة وبمجرد إنشاء الهيكل، يمكن إنشاء نطاقات الرواتب لكل وظيفة في المنظمة ، وفي معظم الحالات تتوافق كل وظيفة مع درجة راتب معين ، ذلك يمكن السماح للمؤسسة بأن تحقق أهدافها المالية ويضمن توزيع الرواتب بشكل عادل ضمن الميزانيات المالية.

•  السماح للتوسع التنظيمي

 يوفر الهيكل التنظيمي مساحة واسعة للنمو، حيث يؤدي وجود هيكل تنظيمي جاهز إلى توسع المنظمة، ويمكن أن يتضمن ذلك إضافة طبقات إدارية إضافية أو إنشاء أقسام جديدة، أو توسيع مجال وظائف محددة، أو تعيين مديرين تنفيذيين كبار إضافيين .

عناصر الهيكل التنظيمي

يستخدم خبراء الإدارة العناصر الأساسية للهيكل التنظيمي لوضع الخطة المناسبة لشركة معينة، حيث يتم التخطيط بعناية لإدارة الأعمال بفعالية وكفاءة، وتشمل هذه العناصر عدة عوامل مثل:

• التقسيم

يشير التقسيم الإداري إلى كيفية تجميع هيكل التنظيم لوظائف الشركة ومكاتبها وفرقها، وعادة ما يشار إلى تلك المجموعات الفردية باسم الأقسام.

• سلسلة من الأوامر

تستخدم معظم المنظمات سلسلة من القيادة للتغلب على عدم الكفاءة، من خلال جعل كل موظف يقدم تقريرًا لمدير واحد فقط .

• مدى السيطرة

يحدد عدد الموظفين المسئولين عن كل مدير داخل الشركة مدى سيطرة المؤسسة .

• نوع المدير لكل قسم

ويعتمد ذلك على أسلوب المدير الفردي أو منهجه، ويتم تحديده لكل قسم .

• إضفاء الطابع الرسمي

يعد ذلك العنصر مهمًا لتحديد العلاقات بين المنظمات، حيث يحدد إجراءات الشركة وقواعدها وإرشاداتها وفقًا للإدارة .