زد معلوماتكمعلومات
خصائص الرسالة الإدارية وأشكالها
ما هي الرسالة الإدارية
يجب عدم اعتبار كتابة الرسائل وسيلة للتواصل فقط بين الوكالات والشركات والعملاء الحاليين والمستقبلين، بل يجب النظر إلى الرسالة الإدارية كوسيلة لعرض أعمال الشركة والتواصل مع الآخرين وعرض منتجاتها وخدماتها، كما يجب التأكيد على وضع الشركة في الخطاب الإداري. ينبغي ترتيب الخطاب بشكل احترافي وكتابة عنوان الشركة في الجزء العلوي من الرسالة لإعطائها صيغة رسمية، وفي الجزء السفلي يجب كتابة العنوان والمسمى الوظيفي الخاص بالشركة، وفي حال الحاجة يمكن كتابة عنوان المستلم. كما يمكن وضع طابع خاص على الرسالة إذا توفر، على سبيل المثال، عند كتابة رسالة لشخص محدد في الشركة، ويمكن تحديد الأشخاص المراد تلقي الرسالة بالتناوب.
خصائص الرسالة الإدارية
- البساطة: تتميز الرسالة الإدارية بأنها تكتب بأسلوب بسيط وبلغة سهلة تكون واضحة للمستلم، وتشابه اللغة المستخدمة في الرسائل الاجتماعية، مع الحرص على المحافظة على الشكل الرسمي للرسالة، ويجب أن تحتوي على نداء فوري للقارئ.
- أسلوب المحادثة: تعتبر الرسالة الفعالة تلك التي تنقل الانطباع وجها لوجه، حيث تعد الرسائل وسيلة كتابية يستخدمها المرسل للتواصل مع المرسل إليه. ولذلك، يتطلب كتابة الرسالة على شكل محادثة، نظرا لطبيعة التفاعلية وغير الرسمية لأسلوب المحادثة.
- وضوح الهدف: يجب أن يكون هدف الكاتب واضحا بشأن ما يريد قوله. يجب الاحتفاظ بكل الحقائق والأرقام المتعلقة بالبيانات في متناول اليد. يجب كتابة الرسالة بأسلوب يعكس الهدف ببساطة وسهولة، ويجب ألا يوجد أي غموض.
- العلاقات العامة: تنظم خطابات العمل بشكل منتظم، لذا يتطلب صياغة جميع الرسائل الإدارية مع مراعاة الهدف المحدد لتعزيز حسن نية المؤسسات وصورتها وعلاقاتها العامة.
- الاهتمام بالثقافة: ترغب جميع المراسلات الإدارية في أن تكون مكتوبة بعناية وبطريقة تأخذ بعين الاعتبار وجهة نظر القارئ، لذا فإن الابتعاد عن استخدام الكلمات العامية والمشتقة ثقافيا وما إلى ذلك هو من أفضل الطرق، ويجب استخدام الكلمات اللائقة والتي لا تتضمن معان سيئة.
- أسلوب مهذب: يجب أن يتسم الخطاب والمراسلات بأسلوب مهذب في جميع الأحوال، فالتعامل بالتجامل يعكس الرغبة في الحصول على طلب بأدب ويعبر عن الامتنان للخدمات المقدمة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون لغة الخطاب ذات أسلوب مهذب وجذاب.
- الإقناع: الفكرة الرئيسية وراء جميع الرسائل الإدارية هي إقناع القارئ، سواء كان ذلك من خلال خطاب مبيعات أو خطاب استفسار أو حتى خطاب شكوى. ولتحقيق ذلك بنجاح، يجب كتابة المراسلة بشكل جيد لإقناع القارئ بالفائدة المرجوة.
- الشفافية: يجب أن تكون رسائل الإدارة صادقة وشفافة، ويجب كتابتها بأسلوب يشجع القراء على الاعتماد على محتواها، ولا ينبغي إخفاء أي حقائق، ويجب أن تكون بلا نفاق أو كلام فارغ.
- اللغة الإيجابية: يتطلب اختيار كلمات الرسالة بعناية كبيرة، كما يجب أن تكون لغة الرسالة إيجابية قدر الإمكان، ويجب تجنب الأسلوب السلبي لأنه يخلق توقعات ونهج سلبيين.
أشكال الرسالة الإدارية
- خطابات المبيعات: تعتبر رسائل المبيعات النموذجية قوية جدا في جذب اهتمام القارئ، وذلك لأن هدفها دفع القارئ لاتخاذ إجراء معين، وتحتوي هذه الرسائل على كلمات قوية تدفع المستخدم إلى العمل، وتشتمل على تفاصيل الفائدة التي يحصل عليها القارئ عند اتخاذ الإجراء، وتوفر معلومات للمساعدة في اتخاذ القرار، مثل وضع رقم الهاتف أو رابط الموقع الخاص بالشركة.
- طلب خطابات: ترسل هذه الخطابات الطلب من خلال المستهلكين أو الشركات إلى المصانع، على سبيل المثال، أو إلى بائعي التجزئة أو تجار الجملة، ويجب أن تشمل هذه الرسائل معلومات محددة مثل رقم الموديل وأسماء المنتجات والكمية المطلوبة والسعر المتوقع وطرق الدفع، على سبيل المثال.
- خطابات الشكوى: يتمثل الأمر الهام في اختيار الكلمات والأسلوب المناسبين لكتابة الشكوى لشركة ما، حيث يجب أن تكون الشكوى صريحة وبلطف، ويتم دائما استخدام صيغة مهنية واحترافية إذا كنت ترغب في أن تستمع الشركة إليك.
- خطابات التعديل: عادة ما تكون رسالة التعديل ردا على مطالبة أو شكوى، وإذا كان التعديل في صالح العميل، فإن الرسالة تبدأ بأخبار جيدة، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فيجب أن تكون الرسالة حقيقية ومناسبة للوضع.
- رسائل الاستفسار: رسائل الاستفسار تستخدم لطرح الأسئلة أو الحصول على معلومات من المستلم. وعند كتابة هذا النوع من الرسائل، يجب أن تكون الرسالة واضحة وموجزة وتحدد المعلومات المطلوبة. تأكد من تضمين معلومات الاتصال حتى يتسنى للقارئ الرد بسهولة.
- رسائل المتابعة: عادة، يتم إرسال رسائل المتابعة بعد نوع من التواصل الأول، قد يكون هذا من هلال قسم المبيعات يشكر العميل على شيء ما، أو رجل أعمال يتابع نتيجة اجتماع أو البحث عن عمل يسأل عن حالة طلبه، وفي كثير من الأمور، تكون هذه الرسائل مزيجا من ملاحظة شكر ورسالة المبيعات.
- خطابات التوصية: عادة ما يطلب من أصحاب العمل المستقبليين تقديم رسائل توصية قبل التوظيف، وعادة ما تكون هذه الرسائل من رسائل عمل، وتحدد علاقة المرسل بالباحث عن العمل ورأيه.
- خطابات شكر وتقدير: يمكن إرسال رسائل شكر وتقدير بسهولة، ورسم الاتصال بالشركات لإخبارهم بأخذ الاتصال مسبقا، ولكن قد يكون الإجراء قد حدث أو لم يحدث.
- خطابات الاستقالة: عندما يريد موظف الاستقالة، يجب عليه إرسال خطاب استقالة لمديره المباشر يحدد فيه موعد آخر يوم له في العمل. وفي الكثير من الحالات، يشرح الموظف أسباب استقالته لتوضيح الرسالة.
مكونات الرسالة الإدارية
- يجب شرح سبب الرسالة والسبب الذي جعل هذه الطريقة مناسبة تماماً لهذا الأمر، مع تحديد سبب الرسالة وهدف الشركة، وكيفية توافق الرسالة مع أهداف الشركة المهنية.
- تتكون الرسالة من فقرة أو فقرتين ، ممكن كتابة إنجازات الشركة السابقة وما هي الطلبات التي بهدفها تكتب الرسالة ، التركيز على الخبرات والعملاء ومهارات العاملين بالشركة الأكثر صلة ، عندما هذا ممكنًا ، وهذه الإنجازات والحقائق والبيانات تعتبر من نقاط قوة في حالة الأحتياج في سياق الكلام.
- يجب ختام الرسالة بالشكر على وقتهم واهتمامهم، وقدتحتاج الأمر أيضًا إلى تلخيص نهائي للرسالة.