جدول توزيع المهام على الموظفين

كيف يتم وضع جدول توزيع المهام على الموظفين

جدول الموظفين يعتبر أمرا هاما في قطاع الخدمات، لأنه يؤثر مباشرة على التكاليف وجودة خدمة العملاء، وهو أيضا تحدي تكامل معقد يحتاج إلى أدوات متقدمة للتغلب عليه، وتوزيع المهام على الموظفين

يتم وضع الجدول عن طريق وضع رقم للنشاط في العمود الأول للخانات بأرقام متسلسلة، وفي العمود التالي النشاطات، خانة تخص الساعات والأسبوع، وخانات للوظيفة والعمل، وخانة لتوزيع الأعمال، والملاحظات

هناك فرق بين تفويض المهام وإلقاء المهام على الأشخاص، والتفويض الحقيقي يعني أن يقوم المدير بتحديد المسؤولية عن النتائج بجانب منح السلطة الكافية لتحقيق النتائج المستهدفة.

فيما يلي بعض الأمور التي يجب مراعاتها عند تعيين المهام للموظفين:

• يتم التفويض بصورة إيجابية، بمعنى عدم الاكتفاء بالعمل مع الأشخاص الذين يتوقعون أن ينجحوا في المهام المحددة وقتما لا يكونوا مناسبين لهذه المهام، ويجب الحرص على الاستفسار عن كل مهمة والتحقق من قائمة الموظفين لمعرفة من يملك المهارات اللازمة لتنفيذها
• يجب عليك أن تسألي نفسك ما الذي تريدين تحقيقه، ثم تعيين هذه المسؤولية إلى أكثر الأشخاص المؤهلين حتى تتمكني من تحقيق النتائج بدلاً من مجرد تفريغ مهامك على أي شخص تحت تصرفك.
•  يجب اختيار الشخص المناسب، ويجب مراعاة بعض الأمور مثل من يمتلك أفضل الخبرات والمهارات ولكن لا يتم إعطاؤه الكثير من العمل، وكذلك من يحتاج إلى تعلم المزيد ليصبح أكثر مسؤولية 
• يجب أيضا أن نأخذ في الاعتبار عامل الوقت والحماس عند الرغبة في الاستفادة من فرصة مثل هذه
•  يتضمن الحصول على المدخلات تحديد اجتماع لتحديد ما إذا كان هناك حاجة لذلك، وطلب أفكار من الفريق حول ما يمكن تغييره ومن يمكن أن يشارك في ذلك، وكيفية تحديد النتائج. إذا كنت تدير فريقا أو شركة كبيرة، فتفاعل مع المديرين المعينين للفرق الفرعية وتحديد الموعد النهائي  
• قم بتحديد المسؤوليات ومن ثم اخصص بعض الوقت للاستماع إلى تقارير التقدم، وهذا ينطبق بشكل خاص على المشاريع الكبيرة التي تحتاج إلى أسابيع أو شهور أو حتى سنوات حتى يتم الانتهاء منها.
• هل يحتاج الأشخاص إلى تدريب إضافي قبل تولي مسؤوليات معينة، وهل يجب مراقبتهم بشكل وثيق، أم يمكن تركهم للعمل بشكل مستقل مع توفير الحرية والوقت الكافي للتفكير واتخاذ الإجراءات.
• يتم تعيين السلطات، بخلافك، لأولئك الذين يمكنك منحهم مستوى معين من القوة، ومعرفة ما هي كمية القوة ونوعها التي يحتاجون إليها.
• يتعيّن النظر في جوانب مراقبة متعددة، وما هي أنواع الضوابط التي يحتاجون إليها، وكيفية إحساسك وفريقك بالسيطرة في حين تمنح المساهمين الأفراد القدرة على التصرف بشكل مستقل.
• يشمل الاهتمام بأهم التفاصيل والسيطرة على الموقف أو المشروع والإحاطة بتقدمه، وذلك بغض النظر عن نجاحه أو فشله، مسؤولية المديرين
• إبداء الرأي يمثل طريقًا ذو اتجاهين، وبالتالي، يمكن تحقيق تقدير كبير عند تقديم ملاحظات إيجابية وتدريب الأشخاص الذين ليسوا إيجابيين، ولا ينبغي التخلي عن أي شخص. يجب تحديد اجتماعات منتظمة للاطلاع على نقاط التفتيشوتحديثات التقدم.
• تعلَّم الدروس، وهذا ينطبق على كل من المدير والموظف، فما الذي تعلَّمتَه بشكل فردي أو كجزء من الفريق؟ يجب توثيق الدروس المستفادة ومشاركتها مع الأشخاص المعنيين، حيث تساعد في تعزيز النجاحات وفهم الإخفاقات وتحسين أداء الجميع.
• بصفتك مديرًا، عند تقييم أداء الفريق بعد انتهاء المشروع، اسأل نفسك كيف يمكنك تحسين عملك لمساعدة أعضاء الفريق على النجاح، وقدم ملاحظات بناءة، وكن مستعدًا لاستقبال الملاحظات منهم أيضًا.

تنظيم العمل وتوزيع المسؤوليات

تنظيم العمل يتعلق بتقسيم المهام وتنسيقها والسيطرة عليها، وكيفية تجزئة العمل إلى مهام وتجميعها في وظائف ومهام، وتواصل العمال مع بعضهم البعض، وكيفية تنسيق العمل والسيطرة عليه لتحقيق أهداف المنظمة، وتشمل المهام التي يتم تنفيذها والمسؤولين عنها وكيفية تنفيذها في عملية إنتاج المنتج أو تقديم الخدمة.  

يُشير تنظيم العمل إلى كيفية تخطيط وتنظيم وإدارة العمل داخل الشركات، وإلى الخيارات المتعلقة بمجموعة من الجوانب مثل عمليات العمل وتصميم الوظائف وتحديد المسؤوليات وتخصيص المهام وجدولة العمل وزيادة سرعة العمل وتحديد القواعد والإجراءات واتخاذ القرارات وتحسين العمليات.

كما يمكن تنظيم المسؤوليات بالشكل التالي:

• يتم تحديد أهداف التوزيع وتخطيط وإدارة عمليات التوزيع لتحقيق الأهداف المحددة.
•  يشمل ذلك تحديد الموارد وتنفيذ مهام العمل وتقديم المساعدة عند الحاجة.
•  يجب إجراء التدريبات لأعضاء الفريق حسب الحاجة والمتطلبات.
•  مراقبة أداء الفريق وتقديم التغذية الراجعة لتحسين الأداء.
•  المسؤولية عن جدولة المهام اليومية وتحسين خطط الطرق لضمان التسليم في الوقت المناسب.
• اتباع وفرض سياسات وإجراءات الشركة.
• تشمل معالجة استفسارات العملاء وضمان رضاهم.
• تطوير ميزانيات التوزيع وإدارة المصروفات ضمن إطار الميزانية.
• يشتمل العمل مع موظفي المستودعات والنقل على ضمان التسليم الدقيق في الوقت المناسب.
•  يتم إجراء مفاوضات التكلفة مع البائعين وتقديم الحلول الملائمة لتوزيعات الجملة.
•  يجب التأكد من صيانة مركبات النقل الخاصة بالشركة في ظروف عمل جيدة.

مفهوم توزيع المهام

تُعَدُّ طريقة التعيين وسيلة لتخصيص الموارد التنظيمية، حيث يتم توزيع المهام على الموارد المختلفة، سواء كانت موارد نقدية أو شخصية أو تكنولوجية.

فهم طريقة التوزيع، يتم استخدام طريقة التعيين لتحديد الموارد التي يتم تخصيصها لأي قسم أو جهاز أو مركز تشغيل في عملية الإنتاج، الهدف هو تخصيص الموارد بهذه الطريقة لتعزيز كفاءة الإنتاج، والتحكم في التكاليف، وزيادة الأرباح، طريقة التوزيع لها تطبيقات مختلفة في تعظيم الموارد، بما في ذلك، إدارة فريق العمل.

كيفية إدارة فريق العمل 

يتمثل الإرشاد الهام في مسؤولية إدارة فريق العمل الكبيرة، والتي يمكن تحقيقها من خلال اتباع بعض النصائح الهامة والتي يمكن توضيحها كما يلي:

يرغب الموظفون في البقاء على اطلاع بالمشروعات الجارية والأهداف والمواعيد النهائية، لذا فمن الضروري التواصل معهم بشكل جيد وإطلاعهم على ما يحدث داخل المنظمة.  

من المهم أيضًا تشجيع التعليقات وجعل موظفيك يشعرون بأنهم يستطيعون التواصل معك بشأن أي أسئلة أو قضايا يريدون معالجتها، لذلك فمن الضروري جدًا توفير وسائل للوصول إلى موظفيك.

يعد التعرف على أعضاء فريقك بشكل فردي أمرًا مهمًا، وليس فقط على المستوى المهني ولكن على المستوى الشخصي أيضًا. عندما تبذل جهدًا لمعرفة كيفية أداء موظفيك وما يهتمون به، يمكن أن يؤدي ذلك إلى بناء علاقات أفضل بين الفريق.

لا يتوقع فريقك منك أن تكون خارقًا، لذلك إذا كنت تشعر بالضغط وتحتاج إلى يد المساعدة، فلا تخف من الاعتراف بذلك وإذا أخطأت، فاعترف، من خلال إظهار الجانب الإنساني من نفسك والسماح للموظفين بالتعرف عليك بشكل أفضل قليلاً، سيشعر فريقك بمزيد من الاسترخاء والراحة في الاقتراب منك.

جزء من أهمية إقامة علاقة مع فريقك والتعرف عليهم بشكل فردي يتمثل في القدرة على تقييم نقاط قوتهم، وهذا يؤدي إلى أداء أفضل وأكثر انخراطًا في الأدوار التي يشغلونها، حيث يشعرون بأنهم يستخدمون مهاراتهم الأفضل. لذلك، فإن تفويض المهام المناسبة التي تناسب كل فرد سيكون له تأثير كبير على إنتاجية الفريق.