تعريف الوثيقة وانواعها

تعريف الوثيقة

قبل أي شيء، نجد أن الوثيقة هي تسجيل وتوثيق لأحداث معينة، وهذا للحفاظ على المحتوى والمعلومات الموجودة فيها. وفي بعض الأحيان يتم إنشاؤها بالصوت والصورة، وفي أحيان أخرى تكون مكتوبة. لذا، نعتبرها شكلا من أشكال المعلومات، وهناك العديد من أشكال الوثائق والأنماط التي تنظم هذه المعلومات بشكل دائم نسبيا، ويمكن استرجاعها في أي وقت .

أنواع الوثيقة

قد تختلف اللغة حسب نوع الوثيقة ، حيث يتميز كل نوع من أنواع الوثائق بصيغة خاصة به ، وهذه الصيغ هي التي توضح العناصر بدقة ، وتتضح هذه النقطة في تعريف الوثيقة التاريخية وأنواعها وأهميتها ، ومن بين أشهر 5 أنواع من الوثائق ، والتي قد نواجهها في الأعمال بشكل مستمر :

•  الوثائق الشخصية .
•  الوثائق السياسية .
• الوثائق الالكترونية .
• الوثائق التربوية .
• الوثائق الإدارية .

تستخدم الوثيقة عادة في حالة نقل كمية كبيرة من المعلومات، إضافة إلى استخدام التمثيلات المرئية التي تساعد بشكل كبير على إيصال الرسالة، ويمكن أن تلعب هذه التمثيلات دورًا هامًا في ذلك .

تعريف الوثيقة الشخصية

الوثائق الشخصية هي الوثائق المستخدمة في العلوم الاجتماعية، وتتميز هذه الوثائق بكونها تركز على تاريخ شخص معين أو رسائل متعلقة به. وتشتمل على خطوات دراسة الوثائق التاريخية، وتهتم بالجانب الشخصي من حياة الشخص، والذي يعتبر جزءا هاما وقيما في الحياة. يمكن استخدام الوثائق الشخصية لاستكشاف حياة شخص ما من خلال سلسلة من الرسائل .

تعريف الوثيقة السياسية

تعد الوثائق السياسية من أهم الأنواع التي سنتحدث عنها، وهي من أكثرها انتشارا حول العالم، وتعد هذه الوثائق عادة تبادلا بين الدولة والفرد نفسه، ويمكن تقييم احتياجات الفرد من خلالها، وفي هذا النوع من الوثائق يتم تنظيم العديد من الأمور الشخصية للفرد، مثل الامتيازات والحريات والحقوق التي يفترض أن يتمتع بها .

تعريف الوثيقة الإلكترونية

تتضمن الوثائق الإلكترونية إنشاء عدد من المعلومات داخلها، ويتم نقلها وإرسالها وتخزينها بشكل إلكتروني، وتتم بأشكال مختلفة، سواء بصورة بصرية أو بصورة إلكترونية مماثلة، والتي تجعل من السهل فهم البيانات بسرعة .

تعريف الوثيقة التربوية

الوثائق التربوية قد تشمل جميع الرسائل البسيطة أو المعقدة المتعلقة بكل ما يتعلق بالتعليم، بدءا من تقارير الطلاب وجداول الحصص والمناهج وسجلات الطلاب وغيرها، وتتم إعداد هذه الوثائق باستخدام القوالب. وهناك مجموعة من الأشخاص المتخصصين في إنشاء هذا النوع من القوالب التي تساعد في أداء العديد من المهام المتكررة والثابتة، ولكن في داخل كل قالب يوجد محتوى ديناميكي قابل للتغيير مع تغير الأسماء والدرجات، ويمكن بسهولة إضافة أو إزالة أي محتوى وتنسيق العديد من التواريخ والأرقام .

تعريف الوثيقة الإدارية

الوثائق الإدارية يُقصد بها المستندات الإداري ، ومن خلالها يتم تمثيل عدد من الإجراءات بالعديد من الأشكال بمساعدة أدوات داخلية قد لا تتعلق بإجراءات محددة ، وفي هذا النوع من الوثائق يتم الاهتمام بالمصلحة العامة ، والقوانين التي تحث على هذه المصلحة ، ويتم خلالها إعداد عدد من المستندات ، والسجلات عن طريق موظف إداري تكون وظيفته القيام ببعض الأغراض التنظيمية .

ما هي خصائص الوثيقة

يمكن أن تكون خصائص الوثيقة مجموعة من البيانات التعريفية، تحتوي على معلومات حول الوثيقة نفسها. يتم استخدام التعابير في الوثائق لتشكيل تطابقات معينة مع قيم فريدة. تقوم خصائص الوثيقة بتخزين البيانات بتنسيق مناسب وتعتمد على ملفات الإدخال. تساعد هذه الخصائص في إدراج النصوص والمحتويات المتعددة .

ما هي أهمية الوثيقة

جميعنا نتفق أن الوثائق من الضروريات لنجاح أي مشروع ، كما إنها مفيدة للغاية للمستخدمين أيضًا ، ويساعد كيفية التعامل مع هذه الوثائق على ضمان تقديم المعلومات على نحو المناسب ، كما أنها تساعد في الحفاظ على هذه المعلومات ، وهناك أعداد كثيرة من الوثائق تقوم باستخدام أمثلة من الحياة الواقعية ، كما إنها توفر أيضًا بعض الإرشادات الأساسية ، لذا قد تتمتع الوثيقة بفوائد ضخمة ، كما إنها تكون غالبًا متاحة بأقل جهد .

وهنا نقدم بعض من فوائد التوثيق كما يلي :

• يساعد التوثيق على ضمان استمرارية الرعاية في أي مجال .
• يساعد التوثيق المناسب الممارسين على تذكر المعلومات الهامة في سياق ذلك .
• بالإضافة إلى ذلك، يُساعد في اكتِشاف بعض الأنماط التي تكشف عن سلوكياتٍ معينة.
• يوفر التوثيق التعاون الكافي بين الأشخاص، ويمكنهم مناقشة ورؤية أي معلومات في أي وقت يشاؤون .
• يساعد التوثيق في ضمان القدرة على تحسين جودة الخدمات التي يتم تقديمها .

ما هي عناصر الوثيقة

لكي تصبح الوثيقة صحيحة من الضروري أن يتم استجماع عدد من الشروط ، والعناصر التي تعتبر من الضروريات ، والتي بدونها تصبح الوثيقة غير صحيحة وباطلة ، وفي خطة التوثيق يتم تشكيل العديد من التفاصيل ، التي تساعد في هيكلة العديد من المعلومات ، ومن عناصر أي خطة توثيق لدى الكثير من الشركات :

• اسم المشروع .
• النطاق والأهداف .
• خطة محتوى مفصلة .
• تقديرات الوقت .
• الأشخاص المسؤولين .
• سير العمل .
• تشمل الموارد المختلفة والبرامج والأساليب والمواقع الإلكترونية .

تساعد كل هذه العناصر كثيرًا في تفادي الكثير من المشاكل والعقبات التي تواجه العديد من المشاريع .

وفي النهاية، تعتبر الوثائق من الأجزاء الحيوية التي نفعت البشرية ، والتي أصبح لها العديد من الأغراض التي تخدمها ، ويلعب التوثيق دور مهم ، حيث لا يمكن القيام بأي عملية في يومنا هذا بدون التوثيق المناسب ، الذي يساعد بدون شك على التقدم والنمو ، ويمكن للوثائق أن تشير للعديد من الملفات الهامة ، والتي تتضمن معلومات حيوية التي قد تنفع في الكثير من الأحيان ، ويمكن إنشاء وثائق علمية ، أو إلكترونية ، أو إدارية ، أو حت شخصية وكلها تعمل على نفس الأهداف ، وهي إعطاء وتوفير المعلومات .