تعريف الإدارة المكتبية وأهميتها
ما هو تعريف الإدارة
الإدارة لها دور كبير في توفير القوة اللازمة في أي مكان عمل حيث أنها تعمل على توجيه الأشخاص العاملة ، وتساعد في تحقيق الأهداف بشكل فعال ، مما قد يعزز المؤسسة ويعود عليها بالنفع ، ومفهوم الإدارة نفسه عبارة عن تنسيق وإدارة مهام محددة ، وذلك لتحقيق بعض الأهداف ، ويتم هذا عن طريق وضع بعض الأهداف .
يجب أن يكون من يتولى منصب الإدارة مديرًا جيدًا وفعالًا، ولديه مجموعة من المهارات مثل التواصل والتخطيط والقيادة الجيدة لفريقه، لكي يحدد الأهداف بسرعة ويطور ويحفز الموظفين .
تعريف الإدارة المكتبية
يعتبر المكتب مركزا وعقلا لأي مؤسسة، ويتوفر العديد من أنواع المكاتب، لذلك يمكن أن تشمل وظائف المكتب العديد من المهام، وعند الحديث عن وظائف إدارة المكتب، فإنها تشير جميعها إلى تخطيط وتنسيق العمليات، والتنظيم، والتحكم والتوجيه، والتواصل، وتساعد جميع هذه الأنشطة والوظائف الأشخاص على تحقيق الأهداف بكفاءة عالية .
قد تكون الإدارة المكتبية ضرورية للعديد من المؤسسات التجارية وغير التجارية، حتى للمؤسسات التي تتعامل مع التكنولوجيا الحديثة، ويتمثل مفهوم الإدارة المكتبية الحقيقي في توجيه ومراقبة الأنشطة، ولكن يتطلب ذلك فن الإرشاد والتنسيق بشكل جيد .
أهمية الإدارة المكتبية
كما تحدثنا سابقا، الإدارة المكتبية تعتبر نشاطا يهدف بشكل أساسي إلى رفع الكفاءة في بيئة العمل. ولذا، فإن هذا النوع من الإدارة يحمل أهمية كبيرة مثل:
- تساعد في تحقيق الأهداف : تساعد إدارة المكتب في مساعدة الأشخاص على تحقيق أهدافهم وتوجيههم .
- تساعد في الاستخدام الأمثل للموارد : تساعد الإدارة المكتبية في استخدام الموارد بشكل مثالي وفعال، حيث تساعد في تنظيم الموارد المختلفة .
- تعمل على تقليل التكاليف : من دون إدارة مكتبية فعالة، لا يمكن تخفيض أي تكاليف، حيث يسعى المدير الماهر للحصول على أفضل الأشياء بأقل التكاليف، ويبسط العمل .
- تساعد في التدفق السلس للعمل : من الواضح أن التدفق السلس في أي عمل يتطلب تخطيطا جيدا وفعالا .
- تضمن البقاء والنمو : يلعب الإدارة المكتبية الجيدة والفعالة دورا هاما وحيويا في الحفاظ على المؤسسة وتأمين نموها، ويستطيع المدير الجيد القيام بذلك حتى في البيئات المتغيرة .
- توفر الابتكار : تساعد إدارة المكتب في إيجاد طرق جديدة ومختلفة دائما، وتلعب الابتكار دورا حيويا في توفير الاقتراحات التي تتناسب مع السوق المنافس .
- تساعد في غرس الشعور بالولاء بين موظفي المكتب : تساعد إدارة مكتبية جيدة في الاحتفاظ بالموظفين الجيدين وتوفير بيئة ملائمة لهم، وهذا يجعلهم يشعرون بالولاء بصورة أكبر .
- التخطيط للتغيير : تساعد الإدارة المكتبية أيضا على التكيف مع التغييرات لضمان تواكب المنظمة للسوق المحيطة بها وتعزيز الإنتاجية والكفاءة .
- الحفاظ على العلاقات العامة : يتم تحسين العلاقات العامة من خلال إدارة المكاتب، وذلك بالحفاظ على التعامل مع شكاوى الأشخاص والبحث بها .
- تسهيل التنسيق والتحكم في وظائف المكتب المختلفة : يجب عدم نسيان أن الإدارة المكتبية تساعد كثيرا في تنسيق جميع الأنشطة المتعلقة بالمكتب .
عناصر الإدارة المكتبية
تُعَدُّ عناصر الإدارة المكتبية هي الأساس لبناء المؤسسة، لذلك يجب أن تتمتع بقاعدة قوية، وتشمل العناصر الأساسية التي يتم بناء الإدارة المكتبية عليها:
- الأفراد : من المؤكد أن الفرد هو العنصر الرئيسي والأساسي لأي إدارة، حيث يؤدي الموظفون في المكتب أعمالهم بطريقة تزيد من كفاءة المكان .
- الوسائل : تشير الوسائل إلى الأدوات المتاحة والمستخدمة للقيام بأي عمل مكتبي، ومن هذه الوسائل، على سبيل المثال: الأقلام والأقلام الرصاص والممحاة والورق والحبر والنماذج المكتبية والحاسوب والطابعة والآلة الحاسبة. تساعد هذه الوسائل أيضا في تحقيق الأهداف المطلوبة .
- البيئة : يقوم طبيعة العمل ذاتها بتحديد بيئة المكتب، ويتعين علينا الحفاظ على إنشاء بيئة عمل سليمة حتى نحصل على أداء سلس وإجراءات صحيحة .
- الغرض : يجب على الموظفين العاملين في الإدارة المكتبية أن يكونوا على دراية بالهدف الذي يؤدونه ومدى تأثيرهم على أداء الآخرين .
أهداف الإدارة المكتبية
عند محاولة فهم الإدارة المكتبية، يجب فهم الأهداف الرئيسية التي توضح مدى أهميتها، وبعض تلك الأهداف هي:
- يهدف جعل سير العمل أكثر سلاسة إلى توفير عدد من الأنشطة والمهام المنظمة التي تعزز كفاءة الموظفين وتوجههم نحو الطريق الصحيح .
- التعاون والتنسيق هما من الأهداف الحيوية لأي كيان، حيث لا يمكن تحقيق أي معايير للنجاح أو النمو المستقبلي بدونهما، لذلك فإنهما من الأمور الحيوية بشدة .
- تعد الاختراعات والابتكارات أهدافًا هامة، إذ تساعد على تعزيز الكفاءة والنمو نحو المستقبل، وتسهم في تقليل التكاليف والجهد، وزيادة الإنتاجية .
- تساعد إدارة المكتب على المنافسة في السوق، حيث يوجد العديد من المنافسين، لذلك يجب المنافسة بذكاء .
- يمكن لإدارة المكاتب أن تساعد على استخدام الموارد بشكل فعال، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة الكفاءة وتحسين الأداء بشكل عام .
- تُساعد الإدارة المكتبية في تعزيز قدرة القيادة في قلب أي مؤسسة، وتساعد القيادة الفعالة في دفع العمل للأمام بأفضل الطريقة الممكنة .
إدارة المكاتب الحديثة
قد تكون الإدارة المكتبية الحديثة لها تأثير قوي ومباشر في تخطيط وتحليل وتنفيذ الكثير من المشاريع ، فقد تساعد في تحقيق قيمة حقيقية لأي منظمة ، وفي العصر الحديث هناك الكثير من الحملات التسويقية التي ساعدت بدون شك في تخطيط الاحداث ، ومساعدة الموظفين في شعورهم بالرضا وهذا يزيد من إنتاجيتهم .
يجب أن يكون هناك مدير مكتبي حديث في مثل هذه الأجواء، ويجب أن يتمتع بالعديد من المهارات المعرفية والخبرات التي تساعد في نمو الأفراد والمؤسسة نفسها في المستقبل، ويمكن لهذه المهارات التغلب على فترات الركود .
في النهاية، عندما يتعلق الأمر بالإدارة المكتبية، نجد أن جميع الجوانب قد تؤثر على الأدوات الفعالة في العمل المكتبي. ومن خلال هذا النوع من الإدارة، يتم السيطرة على أنشطة المكتب وتقليل التكاليف، وتساعد الإدارة المكتبية على جلب السعادة للموظفين. وهذا ينعكس على الأنشطة المختلفة ويؤدي إلى رضا ونجاح وظيفي، وذلك بناء على بناء حائط من الثقة والاحترام والمحبة بين المدير والموظفين .