تحديد الاحتياجات التدريبية في الموارد البشرية
أهداف تحليل الاحتياجات التدريبية في الموارد البشرية
يولي قسم إدارة الموارد البشرية دائمًا اهتماماً كبيرًا لفكرة أن الاستمرار في التعلم مفيد للموظفين، لأنه يساعد على تحديث مهاراتهم وتحسين أدائهم.
قبل تقديم الموظفين لبرنامج تدريب، يجب تحليل الاحتياجات التدريبية أولا، ويتمثل هذا التحليل في عملية منهجية لتحديد نوع التدريب اللازم للموظفين وتقديم تفاصيل تنفيذ التدريب لتحسين أدائهم في الشركة.
يتمثل دور تحليل الاحتياجات التدريبية في إدارة الموارد البشرية في فهم الفرق أو الفجوة بين الأداء الحالي للموظف والأداء المطلوب، وتقديم المعلومات المتعلقة بهذا الأمر
- أي موظف يحتاج إلى تدريب؟
- ما هو نوع التدريب المطلوب؟
- كيف يمكن للشركة تصميم برنامج تدريبي فعال للموظفين هؤلاء؟
- ما هو التأثير المتوقع لهذا التدريب على أداء الموظف؟
- ما هي التكاليف والموارد المطلوبة لتنفيذ هذه البرامج التدريبية؟
يعد تحليل احتياجات التدريب دائمًا الخطوة الأولى لمساعدة الموظف على تحسين أدائه في العمل.
منهجية تحديد الاحتياجات التدريبية
يتطلب فهم وتحديد احتياجات التدريب في أي منظمة ما يلي:
- يتعين فهم طبيعة العمل وتحسين الأداء الذي تحتاجه المؤسسة، وتحديد احتياجات العمل من خلال تحديد أولويات المؤسسة.
- يتم تحليل الاحتياجات التدريبية للموظفين وربط تحسين الأداء بالمهارات والقدرات والكفاءات المطلوبة للوظيفة.
- ما هي الدورات التدريبية اللازمة للموظف أو مجموعة المهارات التي يجب عليه تعلمها؟.
- تصميم برنامج تدريبي مناسب لسد الفجوة الحالية بين مخرجات المنظمة والأهداف المطلوب تحقيقها.
فهم طبيعة العمل
يتم تركيز هذا الجزء على فهم أهداف وأولويات المؤسسة بشكل عام والأقسام المختلفة، من أجل تمكين مسؤول التدريب من تقييم خيارات التدريب المتاحة له عند اتخاذ الخطوات التالية.
تحليل الاحتياجات التدريبية للموظفين
تُسمى هذهالخطوة بتحليل الفجوة، وتهدف إلى تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين وفقًا لنوع وظائفهم وتحليل الفجوات في المهارات الموجودة في الشركة. وتتضمن بعض الطرق الشائعة لتحليل الحاجة التدريبية في عالم الشركات ما يلي:
- الملاحظة المباشرة
يمكن لمديري التدريب البدء في ملاحظة أداء وأسلوب عمل الموظفين في مواقف العمل المختلفة، ومن خلال هذه الملاحظات يمكن لمدير التدريب جمع معلومات حول الفجوات في الأداء.
تتضمن عملية الملاحظة مراقبة المنهجية التقنية التي يتبعها الموظف لأداء وظيفته، بالإضافة إلى جوانب السلوك الخاصة بالموظف.
- المقابلات مع الموظفين
يمكن أن يقوم مدير التدريب بعمل مقابلات وجهًا لوجه مع الموظفين لفهم الطريقة التي يتم بها تأدية مهام الوظيفة، وتعد المقابلات أحد الطرق الفعالة لجمع معلومات حول الفجوات بين المخرجات والأهداف، ويمكن ان تتم المقابلات مع شخص أو فريق ويمكن أن يتم عقدها في شكل اجتماع رسمي أو غير رسمي، ويمكن أن تتم أيضًا عبر الوسائل الافتراضية.
يمكن استخدام المعلومات التي تم جمعها لتحديد الثغرات التي يجب على المنظمة معالجتها، ويمكن للشركة وموظفيها الاستفادة من فرص التدريب الجديدة بناءً على تحليل الاحتياجات التدريبية.
- مجموعات التركيز والعصف الذهني
تعد مجموعات العصف الذهني مفيدة لفهم الفجوات في المهارات بين الموظفين، وفي تلك المجموعات يتم تشجيع الموظفين على المشاركة ومناقشة طرق تحسين أداء العمل.
تراقب النقاشات التدريبية عن كثب من قبل مدير التدريب لفهم متطلبات التدريب للمنظمة أو الشركة.
على عكس المقابلات الفردية، فإن مجموعات التركيز والعصف الذهني تحقق أفضل النتائج مع قسم أو مجموعة من الموظفين الذين لديهم احتياجات تدريبية مماثلة.
يقوم المشاركون في هذه الفعالية بتبادل الأفكار حول جميع احتياجات التدريب التي يمكنهم التفكير فيها وتدوينها على لوح ورقي، ثم يتم تقديم خمس نقاط أو ملاحظات لاصقة لكل شخص، ويتعيّن على أصحاب العمل تقديم العدد الأفضل من النقاط أو الملاحظات اللاصقة التي ستعمل على تحسين الأداء والإنتاجية في المؤسسة.
يقوم كل فرد بوضع نقاط أو ملاحظات على أهم فكرة تدريبية، ويُمكن للفرد وضع نقطة واحدة على خمسة عناصر مختلفة، أو وضع خمس نقاط على عنصر تدريبي واحد.
- استطلاعات الرأي
: يمكن استخدام التقييمات واستطلاعات الرأي لتحديد نقاط الضعف في الأداء داخل قسم معين، وتعتبر الاستطلاعات من أكثر الطرق فعالية لفهم الاحتياجات التدريبية للموظفين في أي قسم.
يمكن للاستبيان أن يتألف من مجموعة من الأسئلة المفتوحة والمغلقة بالإضافة إلى بعض الأسئلة المتعلقة بالترتيب والإسقاط. ولتحسين مصداقية الاستبيان، يُسمح للعاملين بتقديم الإجابات دون الكشف عن هويتهم.
- ملاحظة العملاء
يتم تحديد نقاط القصور في أداء خدمات الصناعة عن طريق ملاحظات العملاء في معظم الأحيان، حيث تشير التعليقات المباشرة من العملاء إلى المنطقة المحددة في العمل التي تحتاج إلى تحسين.
تقييم خيارات التدريب في الموارد البشرية
بعد جمع معلومات كافية من الموظفين أو العملاء، أو إجراء تحليل للفجوة، يجب تحديد عدة خيارات واحتياجات تدريبية، ومن ثم تقييم كل حاجة وفقًا لأهداف الشركة وأولوياتها الحالية والمستقبلية.
يمكن استخدام مقياس من1 إلى 3 لتحديد مدى أهمية الخيارات، حيث يكون الرقم 1 للخيار ذو الأهمية القصوى، ويليه الرقم 2 للأقل أهمية والرقم 3 للخيارات التي ليست مهمة على الإطلاق.
- حساب التكلفة
يجب موازنة عامل تكلفة التدريب بعناية عند اختيار خيارات التدريب وفقًا للموقف، حيث قد تكون المنظمة مستعدة للاستثمار بمبلغ كبير في تدريب واحد ولكنها ليست مستعدة لذلك في التدريبات الأخرى المدرجة نظرًا للاولويات التنظيمية والمالية.
يتم حساب تكلفة التدريب الإجمالية وفقا للصيغة التالية
عدد الموظفين الذين تم تدريبهم ضرب تكلفة التدريب يساوي إجمالي تكلفة التدريب
- عائد الاستثمار
يعد العائد على الاستثمار (ROI) حسابًا يوضح قيمة النفقات المتعلقة بالتدريب والتطوير، ويمكن استخدامه أيضًا لإظهار المدة التي ستستغرقها هذه الأنشطة لدفع تكاليفها وتحقيق عائد على الاستثمار للمؤسسة.
- الامتثال القانوني
إذا كانت أي من متطلبات التدريب المطلوبة بموجب القوانين الفيدرالية أو الولائية أو الصناعية أو للحفاظ على تراخيص أو شهادات الموظفين، فسيتم إعطاء هذه التدريبات الأولوية العالية.
- الزمن
قد يؤثر مقدار الوقت اللازم لبناء القدرات داخل المنظمة على احتياجاتها التشغيلية في بعض الأحيان، حيث يمكن أن يتداخل مع قدرة الموظفين على أداء مهام وظائفهم الأخرى.
في هذه الحالة، من الممكن أن يكون الخيار الأفضل هو استخدام مواهب من خارج المنظمة أو اللجوء إلى مصادر خارجية لتعويض نقص المهارات. وفي بعض الحالات، مثل تخطيط التعاقب، يمكن للمنظمة تحمل التزامٍ طويل الأجل لبناء القدرات من الداخل.
- البقاء على المنافسة
ربما يؤدي عدم وجود مستوى معرفي أو كفاءة كافية في منتج أو خدمة جديدة إلى تأثير سلبي على إيرادات الشركة، ويمكن لصاحب العمل توفير التدريب اللازم للموظفين حتى يتمكنوا من إنتاج أو تقديم المنتج أو الخدمة الجديدة بطريقة تحقق الإيرادات المطلوبة أو تتجاوزها.
وفي هذه الحالة، تستفيد الشركة من زيادة الإيرادات وتفوق تكلفة التدريب.
بعد تقييم جميع الاحتياجات والخيارات التدريبية، سيتم لدى اختصاصي الموارد البشرية إعداد قائمة بأولويات التدريب للموظفين الفرديين أو الإدارات أو المنظمة ككل.
الإبلاغ عن احتياجات التدريب والتوصية بخطط التدريب
يتم الخطوة الأخيرة من خطوات تحديد الاحتياجات التدريبية بعد تقييمها، وتتمثل في تقديم توصيات لخطط وميزانيات التدريب القصيرة والطويلة الأجل، مع التركيز على الأولويات الأكثر أهمية من بين قائمة الخيارات التدريبية.
إذا كان هناك جدول زمني لأي من التدريبات مثل موعد نهائي للوفاء بالتزامات التدريب لأغراض الامتثال القانوني، فيجب وضع الميزانية وجدولتها وفقا لذلك الموعد.
يجب أن يتضمَّن التقرير ملخصًا عن سبب وكيفية الانتهاء من التقييم والطرق المستخدمة والأشخاص المشاركين، والتوصيات فيما يتعلق بالتدريب والجدول الزمني العام.
وتشمل النقاط التي يركز عليها التقرير النهائي:
- هل يجب إجراء التدريب داخليًا أم إرسال الموظفين لجهات خارجية، والذي منهما هو الأفضل؟.
- هل من الأفضل توظيف مدرب لتدريب مجموعة محددة من الموظفين داخل الشركة؟.
- هل يمكن التدريب عبر الإنترنت؟.
- هل من الأفضل تجميع جميع الموظفين في مجموعة واحدة أم تقسيمهم إلى مجموعات مختلفة؟.